Shihni mostrat e dokumentacionit të saktë dhe të pasaktë në burimet njerëzore
Dokumentacioni Rreth një Regjistri të Punësimit
Dokumentacioni është një dokument i shkruar mbi veprimet e një punonjësi, diskutimet, incidentet e stërvitjes së performancës , dëshmitë e shkeljeve të politikave, veprimet disiplinore, kontributet pozitive, shpërblimi dhe njohja, hetimet, mos përmbushja e kërkesave dhe qëllimeve, vlerësimi i performancës dhe më shumë.
Dokumentacioni lejon punëdhënësin ose punonjësin të ruajë një regjistër të shkruar të ngjarjeve dhe diskutimeve që kanë ndodhur rreth një ngjarjeje specifike. Dokumentimi i marrëdhënies së punës ofron një dokument me shkrim që mund të jetë i nevojshëm për të mbështetur veprime të tilla si promovimi i punonjësve, rritja e pagës së punonjësve dhe veprimi disiplinor duke përfshirë ndërprerjen e punësimit .
Dokumentacioni rreth punonjësve në përgjithësi është pozitiv dhe negativ, kur është e nevojshme. Është faktike dhe jo gjykuese. Ai përshkruan ngjarjet pasi ato nuk shfaqen mendimet dhe mendimet e shikuesit për ngjarjen. Dokumentacioni gjithashtu përshkruan veprimet që janë marrë në raste të dukshme si kur ju jepni njohje zyrtare të punonjësve ose merrni masa disiplinore.
Mos harroni që ju duhet të krijoni dokumentacion sa më afër që ndodh kur incidenti të jetë e mundur në mënyrë që dokumentacioni të jetë në kohë, i detajuar dhe i saktë.
Në një procedim ligjor, dokumentacioni rreth performancës së kaluar të një punonjësi shpesh është kritike për rezultatin që punëdhënësi përjeton nga ngjarja.
Vendosja e një pamje të drejtë të performancës së punonjësit pa u fokusuar thjesht në ngjarjet negative është qëllimi.
Llojet e dokumentacionit
Politikat, procedurat, manuali i punonjësve dhe planet e zhvillimit të performancës janë gjithashtu forma të dokumentacionit që regjistrojnë sjelljet e pritshme të punonjësve dhe kërkesat e vendit të punës për të mbajtur një vend të rregullt dhe të rregullt në të cilin punonjësit e dinë se çfarë pritet prej tyre.
Dokumentacioni është gjithashtu shënimi me shkrim i deklaratave të të akuzuarit, akuzuesit dhe dëshmitarëve për ngjarjet armiqësore në vendin e punës që përfshijnë sjellje të pahijshme të punonjësve, siç janë ngacmimet seksuale .
Dokumentacioni mund të jetë formal dhe të ruhet në dosjen e personelit të punonjësit . Punonjësit pritet të nënshkruajnë këtë dokument për të pranuar se kanë marrë një kopje dhe kanë shqyrtuar përmbajtjen. (Nënshkrimi nuk nënkupton pajtim me deklaratat në dokumentacion.)
Ky dokumentacion gjithashtu përfshin të dhëna të tilla të përhershme si aplikacioni i nënshkruar për punësim, referencat e punësimit të shkruar, materialet e aplikimit siç janë rinisjet dhe letrat e mbulimit, dhe kontrollet e sfondit. Mbahen mënjanë nga skedari i personelit të punonjësve, një dokument i tillë si forma I-9 që verifikon përshtatshmërinë e punonjësit për të punuar në SHBA, gjithashtu ruhet, siç janë shënimet mjekësore, regjistrimet e FMLA , e kështu me radhë.
Dokumentacioni mund të jetë joformal, ashtu si në një dokument të menaxherit të diskutimeve të tij ose të saj me një punonjës gjatë një viti. Është e rëndësishme që menaxherët të mbajnë këtë dokumentacion mbi të gjithë anëtarët e stafit raportues; asnjë punonjës nuk duhet veçuar për shkak të performancës. (Kjo mund të interpretohet si diskriminim në një datë të mëvonshme.)
Përdorimi i Dokumentacionit
Dokumentimi i incidenteve kritike, qoftë pozitiv apo negativ, rekomandohet gjithashtu në mënyrë që menaxherët të kenë një rekord të performancës së punonjësve që mbulojnë një periudhë kohore.
Dokumentacioni përdoret në mënyra të tjera në organizata. Këto mund të përfshijnë procedurat, udhëzimet e punës dhe udhëzimet e softuerit kompjuterik, për të përmendur disa, por për qëllime të funksionit të Burimeve Njerëzore, këto janë përdorimet e zakonshme të dokumentacionit. Dhe, këto janë udhëzime se si të dokumentoni në mënyrë të përshtatshme .
Mostrat e Dokumentacionit të Performancës
Dokumentacioni rreth performancës së një punonjësi do t'ju lejojë të disiplinoni , përfundoni ose të promovoni në mënyrë të drejtë, shpërbleni dhe njohni punonjësit. Pa dokumentacion, marrja e një rasti për ndonjë nga këto veprime është e vështirë dhe potencialisht e rrezikshme për punëdhënësin.
Punëdhënësi duhet të shmangë çdo akuzë potenciale për trajtimin diskriminues të të punësuarve .
Ligjshmëria mënjanë, punëdhënësit e mirë duan të krijojnë një ambient pune që është i drejtë, konsistent dhe mbështetës i qëllimeve të punonjësve dhe i planeve të karrierës.
Ky mjedis mbështetet nga dokumentacioni profesional i menaxherit të performancës së punonjësve - të dyja sjelljet lavdëruese dhe veprimet që kanë nevojë për korrigjim ose përmirësim. Më parë, si për të dokumentuar u diskutua në detaje. Këto mostra ju japin më shumë shembuj të dokumentacionit të duhur.
Mostrat e Dokumentacionit
E gabuar :
Mark zakonisht është vonë për punë. Marku mungon shumë punë.
E drejta :
1 prill: Marku u thirr në të sëmurë dhe humbi 8 orë punë.
4 prill: Mark arriti në punë në orën 10:00, dy orë vonë nga koha e planifikuar e tij.
6 prill: Mark caktuar një takim të mjekut dhe pastaj, qëndroi në shtëpi për të instaluar një furre të re.
12 prill: Marku u thirr në të sëmurë dhe humbi 8 orë punë.
E gabuar :
Maria nuk është e besueshme. Ajo vështirë se ndonjëherë bën atë që ajo e angazhuar për të bërë.
E drejta :
2 Maj: Maria premtoi se drafti i parë i propozimit të produktit do të jetë i disponueshëm për shqyrtim në mbledhjen javore të sotme. Maria nuk ka prodhuar një draft dokument siç pritej. Tha se ajo kishte qenë shumë e zënë dhe njerëzit, ndihma e të cilëve ajo kishte nevojë, nuk kishte marrë mbrapa me të.
Menaxheri u përgjigj: Çfarë ndihme keni pasur nevojë? Informacion? Kush nuk u kthye tek ju dhe çfarë keni nevojë prej tyre?
Carl dhe Michael kishin nevojë të përditësonin Marinë për progresin e tyre.
Çfarë ju bën aq të zënë që nuk keni pasur kohë për të ndjekur angazhimin tuaj? Bën shumë angazhime me orë të kufizuara për t'i përmbushur ato.
Çfarë mund të bëj për t'ju ndihmuar?
Kur do ta bëni draft dokumentin të disponueshëm për shqyrtim?
Këto mostra japin një pasqyrë të asaj që duket dokumentacioni efektiv kundrejt dokumentacionit që është shkruar gabimisht. Ndiqni këtë këshillë për të dokumentuar në mënyrë efektive dhe ligjore dokumentet, performancën dhe ngjarjet në vendin tuaj të punës.
Mohim: Ju lutem vini re se informacioni i dhënë, megjithëse autoritar, nuk është i garantuar për saktësi dhe ligjshmëri. Faqja është lexuar nga një audiencë botërore dhe ligjet e punësimit dhe rregulloret ndryshojnë nga shteti në shtet dhe nga vendi në vend. Ju lutemi të kërkoni ndihmë ligjore ose ndihmë nga burime qeveritare shtetërore, federale ose ndërkombëtare, për të siguruar që interpretimi juaj ligjor dhe vendimet tuaja janë të sakta për vendndodhjen tuaj. Ky informacion është për udhëzime, ide dhe ndihmë.