Ashtu si me të gjitha dosjet e punonjësve, kufizoni qasjen përveç atyre që kanë nevojë të njihni
Dosja e listës së pagave i mundëson stafit të kontabilitetit të paguajë punonjësin pa iu qasur informatave sekrete të punonjësve Stafi i kontabilitetit mund të mbajë të dhënat e listës së pagave ku ka kuptim për të paguar punonjësin.
Në rastet kur lista e pagave dhe kontabiliteti jepen, kjo është një praktikë edhe më e rekomanduar për të dhënat e pagave të punonjësit.
Dosja e listës së pagave kufizon qasjen në informatat konfidenciale të punonjësve. Rregjistrimi i listës së pagave të punonjësve i mundëson personelit të kontabilitetit dhe financave që të kenë informacionin që ata kanë nevojë për të paguar punonjësin në një vend të dobishëm. Lokacioni duhet të jetë i sigurt dhe i papërshtatshëm për çdo punonjës tjetër.
Duhet të bëni përshtypje në stafin e kontabilitetit për faktin se informacioni në dosjet e pagave është konfidencial dhe nuk duhet të ndahet pa lejen dhe shenjën e stafit të BNJ. As stafi i kontabilitetit nuk duhet të japë asnjë informatë për ngritjen e punonjësve, promovimet, shpërblimet dhe çdo informacion tjetër që është konfidencial për punonjësit.
Burimet njerëzore nuk kanë nevojë për të monitoruar qasjen e kontabilitetit në skedarët e listës së pagave të punonjësve. Siç rekomandohet për dosjet e punonjësve të lidhur si personeli dhe dosjet mjekësore, ju duhet të kufizoni qasjen në dosjen e listës së pagave.
Vetëm njerëzit që kanë nevojë për informacion për të bërë punën e tyre duhet të shohin përmbajtjen.
Përmbajtja e një skedari pagash punonjësish
Kjo është një listë e sugjeruar, por jo tërësisht gjithëpërfshirëse, e asaj që i përket një skedari të listës së pagave të punonjësve.
- Letra e ofertës e nënshkruar nga menaxheri i punësimit, Burimet Njerëzore dhe punonjësi
- Paguani autorizimin e nënshkruar nga Burimet Njerëzore dhe menaxherin e punësimit kur ekziston një kontratë punonjësish
- Formulari W-4
- Punë me shkrim dhe autorizim në lidhje me çdo përfitim të punonjësve që përfshin një zbritje të listës së pagave
- Forma e autorizimit të depozitave direkte
- Format e llogaritura të kohës me pagesë
- Listat orë javore javore
- Regjimet me orën kohore, kur përdoren
- Regjistrimet e pjesëmarrjes
- Kërkesat e rimbursimit të shpenzimeve duke përfshirë dokumentacionin dhe faturat për udhëtime dhe shpenzimet e tjera të autorizuara
- Formularët e rimbursimit të shkollimit dhe faturat për pagesa, libra, e kështu me radhë
- Paguani paraprakisht formularët e kërkesës
- Dokumentet e huave të kompanisë dhe afatet e pagesës
- Urdhërat dhe regjistrimet e garniturave
- Autorizimi për lirimin e informacionit privat
- Punimet në lidhje me çdo punonjës të rritur
- Punë me shkrim lidhur me ndonjë bonus , ndarjen e fitimit ose çmimin e njohjes
- Forma W-2
- Autorizimi për çdo veprim tjetër të listës së pagave që lejon kompania juaj
Gjithashtu i njohur Si skedarë punonjës , të dhënat e punonjësve , skedarët e burimeve njerëzore, dokumentacioni
Susan Heathfield bën çdo përpjekje për të ofruar menaxhim të saktë, të kuptimtë, etik të burimeve njerëzore, punëdhënës dhe këshilla në vendin e punës në këtë faqe interneti, por ajo nuk është avokat. Përmbajtja në faqe nuk duhet të konsiderohet si këshillë ligjore. Vendi ka një audiencë botërore dhe ligjet e punësimit dhe rregulloret ndryshojnë nga shteti në shtet dhe nga vendi në vend, kështu që artikujt nuk mund të jenë definitive për të gjithë ata për vendin tuaj të punës.
Kur jeni në dyshim, kërkoni gjithmonë këshillë ligjore. Informacioni në këtë faqe interneti ofrohet vetëm për udhëzime.