Këshilla për të Ditur Kur, Pse, Si dhe Çfarë duhet të Dokumentoni në Performancën e Punonjësve
Dokumentacioni është thelbësor për menaxherët dhe personelin e BNJ-së, sepse ju duhet të bëni një përpjekje serioze për të regjistruar të gjitha ngjarjet në historinë e punësimit të punonjësve tuaj - incidente pozitive dhe negative të performancës.
Ja pse drejtuesit dhe stafi i burimeve njerëzore do të duan të dokumentojnë me kujdes të gjitha ngjarjet.
Pse dokument?
- Dokumentacioni siguron dëshmi se çështjet e performancës u diskutuan me punonjësin në një mënyrë të përpiktë dhe koncize.
- Dokumentacioni ofron një histori të përmirësimit të punonjësit ose dështimin për të përmirësuar performancën me kalimin e kohës. Është kronologjik dhe një përshkrim i saktë i veprimeve të punonjësit, veprimeve të menaxherit dhe ngjarjeve si ato ndodhin.
- Dokumentacioni siguron dëshmi që mbështet vendimet e menaxhimit për të ndërmarrë veprime të pafavorshme siç është disiplina ose ndërprerja me një punonjës.
- Dokumentacioni ofron dëshmi se një punonjës meriton një promovim ose mundësi në dispozicion për punonjësit e tjerë të cilët gjithashtu kanë të drejtë.
- Dokumentacioni siguron dëshmi për të justifikuar rritjen e pagave , zvogëlon ose pse një punonjës nuk ka marrë ndonjë ngritje.
- Në rast të padisë, dokumentacioni i plotë dhe i plotë mbron interesat e punëdhënësit. Dokumentacioni mund të mbështesë veprimet e menaxhmentit në ndërprerjen e një punonjësi të pasuksesshëm . Ajo gjithashtu mund të provojë se punonjësi është ndërprerë për arsye që janë ligjore në krahasim me të tjerët si diskriminimi ilegal .
Çfarë të Dokumentit
Menaxherët duhet të dokumentojnë performancën e punonjësve, si kontributet pozitive dhe dështimet e performancës. Ata duhet të dokumentojnë saktësisht atë që punonjësi ka bërë dhe i ka thënë dhe çfarë ka bërë dhe ka thënë menaxheri në përgjigje gjatë takimit apo bisedës.
Ju duhet të dokumentoni çdo marrëveshje të bërë gjatë bisedës, vendosjes së synimeve , përmirësimeve të kërkuara dhe të pritshme, dhe afateve kohore për përmirësim.
Dokumentacioni duhet të përmbajë gjithashtu angazhime që menaxheri i bën për të ndihmuar punonjësin.
Si të dokumentoni
Dokumentacioni duhet të shkruhet gjatë ose menjëherë pas takimit ose bisedës me punonjësin. Në asnjë moment nuk duhet të humbasësh shkrimin e bisedës në ditën kur ajo ka ndodhur. Pritja deri më vonë ndikon në cilësinë e dokumentacionit sepse bazohet në kujtesën.
Një nga drejtuesit më të gabuar të gabimeve është që të besojnë se mund të rindërtojnë një histori këshillimi të punonjësve sipas nevojës. Asnjë person i BNJ-së, i cili nuk ka ndonjë përvojë me dokumentacion të mirë dhe me kohë, ndonjëherë është mashtruar nga një rekord i rindërtuar. Menaxherët që rindërtojnë nga kujtesa sjellin rrezik të panevojshëm dhe të papranueshëm për kompaninë e tyre, sepse një histori e përbërë nuk do të mbajë një padi të mundshme.
Ju duhet që dokumentacioni juaj të paraqitet profesional, i pastër dhe i organizuar. Shkruani dokumentacionin sikur të jeni duke folur për historinë tek një palë e tretë. Asnjëherë nuk e din se kush mund ta lexojë dokumentacionin tuaj një ditë, prandaj sigurohuni që ai të pasqyrojë profesionalizmin tuaj. (Kthimi i një pecetë kokrre, zarfi ose shënimi ngjitës nuk kualifikohet si dokument profesional).
Dokumentacioni juaj duhet të shkojë tek një menaxher i ri i një punonjësi nëse punonjësi merr një punë të re - ose ju bëni - në organizatën tuaj.
Për kujtesën tuaj dhe për të informuar menaxherin e ri të punonjësit, duhet të vendosni emrin dhe titullin e punonjësit, emrin dhe titullin tuaj, dhe datën e plotë të çdo dokumenti.
Shkruani dokumentacionin që është faktik, i drejtë, ligjor, objektiv, i plotë dhe i qëndrueshëm. Shmangni mendimet (Mikeja është e lënguar, Alice është e dembeluar, Tom është gënjyer për mua.), Emri i thirrjes, redaktimi (John është një hov, Marku ka një problem qëndrimi), dhe etiketimi (Mary është i papërgjegjshëm. lojtar.).
Shmangni gjithashtu duke u përpjekur të interpretoni sjelljen e punonjësit. (Marsha nuk duhet të pëlqejë këtë detyrë. Paula duket të jetë mbi kokën e saj.) Minimizo përdorimin e fjalëve përshkruese si përshkrimet dhe adverbet (ngadalë, i ngathët, i pakënaqur, i mërzitshëm, i vrazhdë). Tregoni sjelljen dhe veprimet specifike të punonjësit, jo mendimin tuaj ose interpretimin e tij.
Në dokumentacion, ajo që nevojitet është një shënim i saktë i bisedës. Rrini me faktet dhe shkruani vetëm atë që keni thënë dhe çfarë tha punonjësi. Sigurohuni që dokumentacioni juaj është i qartë dhe se i merr faktet drejt. (Në çdo situatë të mundshme ligjore, gabimet në ndonjë nga ngjarjet e dokumentuara e bëjnë të gjithë të dyshuarin e dokumentacionit.)
Së fundmi, dokumentoni çdo marrëveshje, angazhime, afate kohore, përmirësime të nevojshme, pika kontrolli dhe detaje të tjera që mund të kalojnë nga memoria. Sigurohuni që të vendosni një datë dhe kohë për afatet dhe datat e duhura në mënyrë që moskuptimi të ndodhë.
Njihni politikën e dokumentacionit të Departamentit të Burimeve Njerëzore, që do t'ju tregojë se çfarë dokumentacioni ka nevojë për vendosje në dosjen e personelit të punonjësit. Duhet të përfshihet çdo dokumentim i veprimeve disiplinore.
Ku të Ruani Dokumentacionin e Punonjësve
Meqënëse dokumentacioni rreth punonjësve është konfidencial dhe privat ndaj punonjësit, duhet të kujdeseni që çdo dokumentacion të mbetet konfidencial për menaxherin, HR-në dhe potencialisht menaxherin e ardhshëm të punonjësit. Kështu që, vënien e dokumentacionit në një makinë kompjuterike të përbashkët nuk rekomandohet. Dokumentacioni i shkruar me dorë dhe dokumentacioni i një menaxher i shtypur mbahen më mirë në ruajtje të mbyllur.
Nëse ndiqni këto udhëzime, kur shkoni në HR për të kërkuar ndihmë në disiplinimin, ndërprerjen ose transferimin e një punonjësi në një punë me një përshtatje më të mirë potenciale , HR do t'ju ndihmojë të zgjidhni problemin ose të përmirësoni situatën. Kur HR ju thotë që të dokumentoni, dokumentoni, dokumentoni ose nuk mund t'ju ndihmojnë, do t'i mbuloni të gjitha bazat tuaja.
Mohim: Ju lutem vini re se informacioni i dhënë, megjithëse autoritar, nuk është i garantuar për saktësi dhe ligjshmëri. Faqja është lexuar nga një audiencë botërore dhe ligjet e punësimit dhe rregulloret ndryshojnë nga shteti në shtet dhe nga vendi në vend. Ju lutemi të kërkoni ndihmë ligjore ose ndihmë nga burime qeveritare shtetërore, federale ose ndërkombëtare, për të siguruar që interpretimi juaj ligjor dhe vendimet tuaja janë të sakta për vendndodhjen tuaj. Ky informacion është për udhëzime, ide dhe ndihmë.