Përmbledhje e skedarëve të personelit dhe politika e dosjeve të mostrës

Ja se çfarë duhet të dini rreth përmbajtjes së dosjeve të personelit

Një skedar i personelit është dokumentacioni i ruajtur i punëdhënësve për historinë dhe statusin e gjithë marrëdhënies së punës me një punonjës individual. Punëdhënësi e mban këtë dokumentacion të punësimit në një dosje të personelit për tri arsye.

Llojet e dosjeve të personelit

Një punëdhënës përgjithësisht mban disa lloje të dosjeve të personelit, për përdorim të biznesit, për konfidencialitetin e punonjësve, për privatësinë mjekësore dhe për pajtueshmërinë ligjore. Unë nuk jam i vetëdijshëm për ndonjë ligj që thotë se sa dosje punëdhënësi kërkohet të mbajë.

Megjithatë, ekzistojnë shumë ligje dhe ekzistojnë praktika më të mira të personelit për konfidencialitetin e punonjësve, që rregullojnë përmbajtjen e dosjeve të personelit dhe kush ka qasje në atë informacion.

Këto janë dosjet e personelit që shumica e punëdhënësve në SHBA mbajnë. (Ligjet dhe praktikat në mbarë botën mund të ndryshojnë.)

Qasja e punonjësve në dosjet e personelit

Punonjësve u lejohet qasje në dosjet e personelit të punonjësve të tyre nën drejtimin dhe mbikëqyrjen e stafit të Burimeve Njerëzore. Dosjet e personelit të punonjësve konsiderohen të jenë pronë e punëdhënësit i cili ka përgjegjësinë t'i mbajë dhe t'i mbrojë ato.

Shembulli i Politikës së Dokumenteve të Personelit

Në vijim është një shembull i politikës së dosjeve të personelit për përdorim në kompaninë tuaj. Ajo diskuton skedarët e ndryshëm që janë të rekomanduar dhe të cilët duhet të kenë qasje në secilën skedar.

Shembull i Politikave

Kompania mban tre dosje punonjësish për çdo punonjës.

Një dosje e personelit ruhet për çdo punonjës të (Emri i kompanisë tuaj). Këto dosje të personelit përmbajnë dokumente konfidenciale dhe menaxhohen dhe mirëmbahen nga stafi i Burimeve Njerëzore.

Qasja në këtë skedar është e kufizuar në stafin e BNJ dhe supozon se menaxheri i çdo punonjësi mban dosjen e tij ose të saj me dokumente relevante për punën e punonjësit.

Dokumentet tipike në një skedar të personelit përfshijnë aplikimin për punësim, një formular kontaktimi të urgjencës familjare, një histori të dokumentuar të veprimit disiplinor, një CV, një doracak punonjës dhe një punëdhënës në-do të nënshkruajë fletët, informacionin aktual personal dhe referencat e punës.

Jo të gjitha dosjet e personelit përmbajnë të njëjtat dokumente, por secili skedar i personelit ka disa dokumente që janë të njëjta.

Dosjet e pagave mbahen gjithashtu; dosjet e pagave përmbajnë një histori të punëve të punonjësve, departamenteve, ndryshimeve të kompensimit dhe kështu me radhë. Qasja në dosjen e listës së pagave është e kufizuar në personelin e duhur të kontabilitetit dhe HR.

Gjithashtu, ruhet një skedar mjekësor i punonjësve . Përmbajtja e dosjes mjekësore nuk është në dispozicion për këdo përveç personelit të caktuar nga Burimet Njerëzore dhe punonjësit të dhënat e të cilit mbahen në dosje. Në emrin e kompanisë tuaj), dosjet mjekësore marrin shkallën më të lartë të ruajtjes dhe konfidencialitetit të sigurt.

Një punonjës mund të shikojë dosjen e tij ose të saj të personelit duke kontaktuar me personelin e personelit të Burimeve Njerëzore gjatë orëve normale të punës. Asnjë punonjës nuk mund të ndryshojë ose të heqë ndonjë dokument nga dosja e personelit që duhet të shihet në prani të një personi të personelit të BNj.

Gjithashtu i njohur Si skedarë punonjës, të dhënat e punonjësve, skedarët e burimeve njerëzore, dokumentacioni

Mohim - Ju Lutem Shënim:

Susan Heathfield bën çdo përpjekje për të ofruar menaxhim të saktë, të kuptimtë, etik të burimeve njerëzore, punëdhënës dhe këshilla në vendin e punës në këtë faqe interneti dhe të lidhura me këtë faqe interneti, por ajo nuk është avokat dhe përmbajtja në vend, autoritative, nuk është e garantuar për saktësi dhe ligjshmëri dhe nuk duhet të konsiderohet si këshillë ligjore.

Vendi ka ligje botërore dhe ligjet e punësimit dhe rregulloret ndryshojnë nga shteti në shtet dhe nga vendi në vend, kështu që faqja nuk mund të jetë definitive për të gjithë ata për vendin tuaj të punës. Kur jeni në dyshim, kërkoni gjithmonë këshillë ligjore ose ndihmë nga burime qeveritare shtetërore, federale ose ndërkombëtare, për të siguruar që interpretimi juaj ligjor dhe vendimet tuaja janë të sakta. Informacioni në këtë faqe është vetëm për udhëzime, ide dhe ndihmë.