Ja se çfarë duhet të dini rreth përmbajtjes së dosjeve të personelit
- Punëdhënësi dëshiron të ketë informata të sakta të dobishme dhe të organizuara kur keni nevojë për qasje në informata për çfarëdo arsye. Ndryshimet në kontaktet e emergjencës, adresat e punonjësve, mbajtja e vlerësimit të performancës , letrat disiplinore , njohja e punonjësve dhe materialet e aplikimit për punësim janë shembuj të llojeve të informacionit që punëdhënësi do të dëshirojë të jetë në gjendje të arrijë shpejt.
- Punëdhënësi duhet të mbajë dokumentacion për çështje të personelit si zgjedhja e punonjësve, performanca, historia e punës, arsyetimi i kompensimit dhe aplikimet e brendshme të promovimit , për të përmendur vetëm disa.
Një pretendim i EEOC , një padi apo edhe nevoja për të justifikuar mungesën e ngritjes ose promovimit të një punonjësi kërkon që punëdhënësi të ketë mbledhur dhe mbajtur këtë lloj të dokumentacionit të punonjësve. - Disa të dhëna të punonjësve kërkohet nga qeveritë federale ose shtetërore që punëdhënësit të mbajnë. Organizimi i informacionit të punonjësve në dosjen e personelit ka kuptim për qasje dhe pajtueshmëri ligjore dhe gatishmëri.
Llojet e dosjeve të personelit
Një punëdhënës përgjithësisht mban disa lloje të dosjeve të personelit, për përdorim të biznesit, për konfidencialitetin e punonjësve, për privatësinë mjekësore dhe për pajtueshmërinë ligjore. Unë nuk jam i vetëdijshëm për ndonjë ligj që thotë se sa dosje punëdhënësi kërkohet të mbajë.
Megjithatë, ekzistojnë shumë ligje dhe ekzistojnë praktika më të mira të personelit për konfidencialitetin e punonjësve, që rregullojnë përmbajtjen e dosjeve të personelit dhe kush ka qasje në atë informacion.
Këto janë dosjet e personelit që shumica e punëdhënësve në SHBA mbajnë. (Ligjet dhe praktikat në mbarë botën mund të ndryshojnë.)
- Dosja e personelit : Ky është dosja kryesore e punonjësve që përmban historinë e marrëdhënies së punës.
- Dosja e pagave : Ju dëshironi të mbani një skedar të veçantë për të gjitha çështjet e listës së pagave lidhur me pagën dhe përfitimet.
- Dokumenti mjekësor i punonjësve : Akti federal i sigurimit të shëndetit dhe llogaridhënies së vitit 1996 (HIPAA) kërkon që punëdhënësit të mbrojnë shënimet mjekësore të punonjësve si konfidenciale.
- I-9 Formularët e punonjësve : Ju duhet të mbani një dosje të veçantë për të gjithë punonjësit (jo për punonjës) I-9 forma pasi që ju nuk dëshironi punonjës të qeverisë, të cilët janë të autorizuar t'i kontrollojnë këto forma në rrethana të ndryshme, dosjet e personelit kryesor, konfidencial të punonjësve.
Qasja e punonjësve në dosjet e personelit
Punonjësve u lejohet qasje në dosjet e personelit të punonjësve të tyre nën drejtimin dhe mbikëqyrjen e stafit të Burimeve Njerëzore. Dosjet e personelit të punonjësve konsiderohen të jenë pronë e punëdhënësit i cili ka përgjegjësinë t'i mbajë dhe t'i mbrojë ato.
Shembulli i Politikës së Dokumenteve të Personelit
Në vijim është një shembull i politikës së dosjeve të personelit për përdorim në kompaninë tuaj. Ajo diskuton skedarët e ndryshëm që janë të rekomanduar dhe të cilët duhet të kenë qasje në secilën skedar.
Shembull i Politikave
Kompania mban tre dosje punonjësish për çdo punonjës.
Një dosje e personelit ruhet për çdo punonjës të (Emri i kompanisë tuaj). Këto dosje të personelit përmbajnë dokumente konfidenciale dhe menaxhohen dhe mirëmbahen nga stafi i Burimeve Njerëzore.
Qasja në këtë skedar është e kufizuar në stafin e BNJ dhe supozon se menaxheri i çdo punonjësi mban dosjen e tij ose të saj me dokumente relevante për punën e punonjësit.
Dokumentet tipike në një skedar të personelit përfshijnë aplikimin për punësim, një formular kontaktimi të urgjencës familjare, një histori të dokumentuar të veprimit disiplinor, një CV, një doracak punonjës dhe një punëdhënës në-do të nënshkruajë fletët, informacionin aktual personal dhe referencat e punës.
Jo të gjitha dosjet e personelit përmbajnë të njëjtat dokumente, por secili skedar i personelit ka disa dokumente që janë të njëjta.
Dosjet e pagave mbahen gjithashtu; dosjet e pagave përmbajnë një histori të punëve të punonjësve, departamenteve, ndryshimeve të kompensimit dhe kështu me radhë. Qasja në dosjen e listës së pagave është e kufizuar në personelin e duhur të kontabilitetit dhe HR.
Gjithashtu, ruhet një skedar mjekësor i punonjësve . Përmbajtja e dosjes mjekësore nuk është në dispozicion për këdo përveç personelit të caktuar nga Burimet Njerëzore dhe punonjësit të dhënat e të cilit mbahen në dosje. Në emrin e kompanisë tuaj), dosjet mjekësore marrin shkallën më të lartë të ruajtjes dhe konfidencialitetit të sigurt.
Një punonjës mund të shikojë dosjen e tij ose të saj të personelit duke kontaktuar me personelin e personelit të Burimeve Njerëzore gjatë orëve normale të punës. Asnjë punonjës nuk mund të ndryshojë ose të heqë ndonjë dokument nga dosja e personelit që duhet të shihet në prani të një personi të personelit të BNj.
Gjithashtu i njohur Si skedarë punonjës, të dhënat e punonjësve, skedarët e burimeve njerëzore, dokumentacioni
Mohim - Ju Lutem Shënim:
Susan Heathfield bën çdo përpjekje për të ofruar menaxhim të saktë, të kuptimtë, etik të burimeve njerëzore, punëdhënës dhe këshilla në vendin e punës në këtë faqe interneti dhe të lidhura me këtë faqe interneti, por ajo nuk është avokat dhe përmbajtja në vend, autoritative, nuk është e garantuar për saktësi dhe ligjshmëri dhe nuk duhet të konsiderohet si këshillë ligjore.
Vendi ka ligje botërore dhe ligjet e punësimit dhe rregulloret ndryshojnë nga shteti në shtet dhe nga vendi në vend, kështu që faqja nuk mund të jetë definitive për të gjithë ata për vendin tuaj të punës. Kur jeni në dyshim, kërkoni gjithmonë këshillë ligjore ose ndihmë nga burime qeveritare shtetërore, federale ose ndërkombëtare, për të siguruar që interpretimi juaj ligjor dhe vendimet tuaja janë të sakta. Informacioni në këtë faqe është vetëm për udhëzime, ide dhe ndihmë.