Çfarë duhet (dhe nuk duhet) të vendosni në dosjen e punonjësve të personelit
Në të tjerat, qasja është e kufizuar tek personeli i BNJ dhe punonjësit mund të kërkojnë qasje në regjistrat e tyre. Avokatët gjithashtu mund të dorëzojnë përmbajtjen e të dhënave të personelit për padi dhe ankesat e Komisionit të Mundësive të Barabarta të Punësimit (EEOC) .
Një ish-punonjës mund të kërkojë gjithashtu një kopje të të dhënave personale të tij / saj.
Me të gjitha këto përdorime potenciale dhe shikuesit e mundshëm të të dhënave të personelit tuaj, një punëdhënës duhet të kujdeset për të mbajtur dokumentacionin e paanshëm dhe faktik të historisë së punësimit të një punonjësi në të dhënat tuaja të personelit. Rrjedhimisht, zbatoni këto udhëzime të përgjithshme në dokumentacionin që mbaheni në të dhënat e personelit të organizatës suaj.
Udhëzime të përgjithshme për përmbajtjen e dosjes së personelit të punonjësve
- Informacioni në të dhënat e personelit duhet të jetë faktik. Opinionet e stafit të Mbikëqyrësit ose Burimeve Njerëzore; shënime të rastit; gossip; thashetheme të pabazuara; pyetje, raporte ose pretendime tattletale nga punonjësit e tjerë që janë të paeksploruara; pretendimet që nuk janë ndjekur, hetuar dhe përfunduar; dhe çdo informacion, koment ose shënim jo-faktik duhet të përjashtohet nga dosja e personelit të një punonjësi.
Një nga shembujt më të keq të komenteve fyese që një menaxher i BNJ-së gjendet në dosjen e personelit, përfshinte shënimet e intervistës së menaxherit të punësimit. Njëri deklaroi: «Ndoshta shumë yndyrë për të ngritur dhe ulur poshtë shkallët sipas nevojës.» Imagjinoni punonjësin, avokatin dhe madje punonjësit dhe mbikëqyrësit e ardhshëm duke lexuar komente të tilla.
Në një kompani tjetër, menaxheri gjeti shënime të pabazuara që menaxherët dhe të tjerët kishin vendosur në dosjet e punonjësit të tillë si: "Marieni i zemëruar sepse nuk mori një ngritje dhe ngadalësoi punën e saj me qëllim që të arrinte edhe me drejtorin e saj". Shiko problemin?
- Të dhënat e personelit duhet të caktohen në mënyrë të kujdesshme në vendet e tyre të përshtatshme të skedarëve. Përcaktoni një protokoll për të dhënat e personelit të kompanisë tuaj në bazë të ligjeve shtetërore dhe federale , ligjeve të punësimit si Akti i Bartjes dhe Përgjegjshmërisë së Sigurimeve Shëndetësore të vitit 1996 (HIPAA) dhe praktikat më të mira të punëdhënësit.
Pastaj, rrini me protokollin. Nuk dëshiron të gjesh justifikime të mjekut të rastit të futura në dosjen e personelit kur ato i përkasin një skedari mjekësor. As nuk dëshiron arsyetimin dhe justifikimin për promovimin e një punonjësi në dosjen e pagave.
Ju gjithashtu nuk dëshironi që regjistrimet e një vendimi të punësimit të përfshijnë kontrollimin e sfondit ose shënimet nga diskutimet me ish-punëdhënësit në dosjen e personelit.
- Mbikëqyrësit, menaxherët dhe punonjësit e tjerë që vendosin dokumentacionin në të dhënat e personelit duhet të trajnohen që të shkruajnë në mënyrë të përshtatshme dokumentacionin. Duke deklaruar në një vërejtje punonjës se punonjësi ishte një deadbeat plotë nuk do të fitojë personelin tuaj shënime ndonjë shpërblime, por mbikëqyrësit e patrajnuar kanë qenë të njohur për të shkruar deklarata të ngjashme.
Më mirë akoma, të kufizoni qasjen në skedarët tek personi i personelit tuaj të BNJ-së i cili është përgjegjës për të dhënat dhe e di se çfarë duhet dhe nuk duhet të vendoset në dosjen e personelit. - Balanconi informacionin që vendosni në të dhënat e personelit për të përfshirë aspektet pozitive dhe negative të punësimit të një punonjësi. Shumë shpesh, të dhënat e personelit theksojnë çdo ngjarje negative dhe humbasin komponentët pozitivë.
- Njohja e dallimit në mes të shënimeve personale të mbikëqyrësit në lidhje me stafin e tij raportues dhe të dhënat zyrtare të personelit të kompanisë. Shënimet e mbikëqyrësit që përdoren për përmirësimin e performancës , për të ndjekur projektet dhe përfundimin e qëllimeve, dhe për të përcaktuar në mënyrë të drejtë ngritjet dhe planet e zhvillimit të performancës , për shembull, i përkasin skedës private të një mbikëqyrësi, jo në regjistrimet zyrtare të personelit të kompanisë.
Njohin gjithashtu, nevojën për të trajnuar mbikëqyrësit se si të marrin shënime dhe të mbajnë dokumentacion në dosjen e tyre të menaxhimit. Të njëjtat kritere për faktet, jo për mendimet dhe shembujt e veçantë, pa fjalë, vlejnë për shënimet private.
Vërejtjet private të mbikëqyrësit mund të dorëzohen në rast të padisë, kështu që rekomandohet edhe për vërejtje private. Praktika e mbikëqyrësve që mbajnë kopje të të dhënave që ekzistojnë në dosjen zyrtare të personelit të punonjësve në dosjen e tyre të menaxhimit nuk rekomandohet.
- Dokumentacioni i punësimit dhe shënimet e intervistimit paraqesin një problem të vogël. Praktika më e mirë është të mbash një skedar të veçantë për secilën pozitë që plotëson që përfshin të gjithë dokumentacionin që lidhet me mbushjen e atij pozicioni nga vendosja e punës në kontrollet referuese. Rinisjet e aplikantëve, fletët e mbulimit dhe aplikimet i përkasin kësaj skede, përveç se ju duhet ta zhvendosni aplikimin e punonjësit të punësuar në dosjen e personelit të punonjësve.
Kjo dosje ka listat dhe formularët zyrtarë të kontrollit që kërkojnë përfaqësim të paanshëm të kualifikimeve të një punonjësi potencial dhe mbështesin vendimin tuaj për të punësuar kandidatin më të kualifikuar. Mendimet dhe shënimet e menaxherit të punësimit që janë marrë gjatë procesit të punësimit nuk i përkasin kësaj skedari. Burimet njerëzore mund të mbledhin këto shënime për të ruajtur dokumentacionin e plotë mbi një vendim të punësimit, por ato nuk i përkasin dokumenteve të personelit.
- Dokumentacioni faktik lidhur me vendimet e punësimit si promovimi , transferimi në një mundësi anësore dhe rritja e pagave i përkasin të dhënave të personelit. Mendimet e mbikëqyrësit ose të BNJ-së për punonjësin nuk e bëjnë. Dokumentacioni zyrtar i veprimit disiplinor si një paralajmërim me shkrim gjithashtu i takon dosjes së personelit të punonjësit.
Shembuj specifikë të dokumentacionit që nuk duhet të jenë në të dhënat e personelit
Informacioni i mëposhtëm nuk duhet të vendoset në të dhënat e personelit. Dokumentacioni mund të kërkojë një dosje të veçantë, mund të klasifikohet si shënime mbikëqyrëse ose menaxhimi, ose nuk duhet të mbahet fare nga një punëdhënës.
- Çdo informacion mjekësor i takon dosjes mjekësore .
- Informacioni i pagave është në dosjen e listës së pagave .
- Dokumentet që përfshijnë Numrat e Sigurimeve Shoqërore të Punonjësve ose informacion mbi klasifikimet e mbrojtura të një punonjësi, si mosha, raca, gjinia, origjina kombëtare, aftësia e kufizuar, gjendja martesore, besimet fetare dhe kështu me radhë nuk duhet të mbahen kurrë në dosjet e personelit.
- Dokumentacioni mbikëqyrës me qëllim të menaxhimit të punës së një punonjësi, caktimi i qëllimeve, dhënieve të informatave dhe kështu me radhë duhet të depozitohet në një dosje private, mbikëqyrëse ose drejtuese.
- Materialet e hetimit, duke përfshirë ankesën e punonjësve, intervistat e dëshmitarëve, intervistat e punonjësve, gjetjet, rekomandimet e avokatit dhe zgjidhjen, dhe ndjekja për të siguruar asnjë hakmarrje , duhet të banojnë në një skedar hetimi që është i ndarë nga të dhënat e personelit.
- Punonjësi i dokumentit I-9 formon në një skedar apo vend të I-9 , larg nga të dhënat e personelit të punonjësve.
- Kontrolli i sfondit, duke përfshirë historinë kriminale, raportet e kreditit etj., Dhe rezultatet e testimit të drogës në një skedar të veçantë që mbikëqyrësit, menaxherët dhe punonjësi nuk mund të kenë qasje. SHRM rekomandon ose këtë skedar të veçantë ose rekomandon që ky informacion mund të paraqitet edhe në dosjen mjekësore të punonjësit.
- Regjistrat e mundësive të barabarta të punonjësve si format e vetë-identifikimit dhe raportet e qeverisë nuk duhet të mbahen në dosjen e personelit as kudo ku mbikëqyrësi ka akses.
Nëse ndiqni këto udhëzime, organizata juaj ruan në mënyrë efektive historinë faktike, të mbështetur të punësimit dhe të dhënat e personelit në vendet e duhura.
Mohim: Ju lutem vini re se informacioni i dhënë, megjithëse autoritar, nuk është i garantuar për saktësi dhe ligjshmëri. Faqja është lexuar nga një audiencë botërore dhe ligjet e punësimit dhe rregulloret ndryshojnë nga shteti në shtet dhe nga vendi në vend. Ju lutemi të kërkoni ndihmë ligjore ose ndihmë nga burime qeveritare shtetërore, federale ose ndërkombëtare, për të siguruar që interpretimi juaj ligjor dhe vendimet tuaja janë të sakta për vendndodhjen tuaj. Ky informacion është për udhëzime, ide dhe ndihmë.