Punëdhënësit zgjuar Mbajnë 4 skedarë të ndryshëm për të dhënat e punonjësve
Dosjet e personelit të të dhënave të punonjësve
Një dosje e personelit ruhet për secilin punonjës. Këto dosje të personelit përmbajnë dokumente konfidenciale dhe menaxhohen dhe mirëmbahen nga stafi i Burimeve Njerëzore.
Dosjet e personelit janë të dhënat kryesore të punonjësve të përdorura nga punëdhënësi, punonjësi dhe menaxher i punonjësit, në disa kompani.
Në të tjerat - dhe kjo është qasja e rekomanduar - qasja në dosjen e personelit të punonjësve është e kufizuar në HR dhe punonjësi nën mbikëqyrje.
Dokumentet tipike në një skedar të personelit përfshijnë aplikimin për punësim , një formë të kontaktit të emergjencës familjare, historinë e veprimit disiplinor të dokumentuar, një rinisë, punonjësin e pranimit të manualit të punonjësve të nënshkruar, punëdhënësi në-do të nënshkruajë letra, vlerësimin periodik, vlerësimin e punës ose performancën planin e zhvillimit, certifikatat e trajnimit dhe dëshmitë e frekuentimit, si dhe informacionet aktuale të kontaktit personal për çdo punonjës.
Jo të gjitha dosjet e personelit përmbajnë të njëjtat dokumente, por secili skedar i personelit ka disa dokumente që janë të njëjta. Dokumentimi i performancës së një punonjësi nuk i përket në dosjen e personelit, përveç nëse ai ka justifikuar veprimin disiplinor, një çmim ose ndonjë shenjë tjetër të arritjeve të jashtëzakonshme.
Këto shënime të përditshme të performancës i përkasin dosjes që menaxhuesit mbajnë për të ndjekur performancën, qëllimet dhe kontributet e punonjësve të tyre.
Dokumentet e pagave të të dhënave të punonjësve
Dosjet e pagave gjithashtu ruajnë të dhënat e punonjësve. Dokumentet e pagave përmbajnë një histori të punëve të punonjësit, departamenteve, ndryshimeve të kompensimit, garniturave, kredive dhe informatave të tjera thelbësore për pagimin e një punonjësi dhe mbajtjen e një kopje të historisë së kompensimit të punonjësit.
Dosja e listës së pagave gjithashtu do të përmbajë historinë e formave të qeverisë, siç janë W-2, W-4, dhe dokumentet e mbajtjes në burim të sigurimeve shoqërore të plotësuara nga punonjësi. Dosja gjithashtu do të përmbajë informacion mbi përfitimet e punonjësve dhe lejen për të tërhequr pagesat nga paga e punonjësve.
Dosjet mjekësore të të dhënave të punonjësve
Një skedar mjekësor i punonjësve mbrohet gjithashtu nga punëdhënësi. Të dhënat e punonjësve në dosjen mjekësore nuk janë të disponueshme për këdo përveç personelit të caktuar nga Burimet Njerëzore dhe punonjësit të dhënat e të cilit mbahen në dosje. Dosjet mjekësore përmbajnë shënimet e mjekut, dokumentet e aplikimit të FMLA, informacionin e testimit të drogës, informacionin e kërkuar fizik dhe dokumentacion tjetër të tillë që lidhet me shëndetin mjekësor të një punonjësi ose të familjes së tij.
Dosjet mjekësore, për shkak të konfidencialitetit të të dhënave të punonjësve, marrin shkallën më të lartë të ruajtjes dhe konfidencialitetit të sigurt. Rekomandohet që dosjet mjekësore të mbahen në mbathje të mbyllura të skedarëve të mbyllur në një dhomë që nuk është e arritshme për punonjësit e tjerë përveç personelit të caktuar nga BNj.
I-9 Dosjet e Regjistrave të Punonjësve
I-9 Files regjistron të dhënat e punonjësve që mbahen për të gjithë punonjësit në një skedar që është i ndarë nga të dhënat e punonjësve të tjerë.
Punëdhënësit mbajnë këtë regjistër të punonjësve të ndara nga të dhënat e punonjësve të tjerë për të ruajtur konfidencialitetin e punonjësve nga zyrtarët qeveritarë dhe subjektet e tjera që janë të autorizuar të rishikojnë I-9 punonjësit.
Mbajtja e I-9 në një vendndodhje të veçantë do të sigurojë që nëse përzgjedhet për një shqyrtim të dosjes Federale I-9, punonjësit e qeverisë nuk do të kenë qasje në ndonjë dokument tjetër lidhur me punëmarrësin apo punësimin e saj me organizatën tuaj me përjashtim të Formulari I-9. Këto hetime po rriten çdo vit, në mënyrë që të siguroheni që punonjësit tuaj kanë plotësuar siç duhet formularët I-9 ose ju mund t'i nënshtroheni gjobave dhe potencialisht kohës së burgut.
Qasja në Regjistrin e Punonjësve nga Punonjësit
Punonjësit mund të shikojnë të dhënat e punonjësve të tyre duke kontaktuar me personelin e personelit të Burimeve Njerëzore gjatë orarit të zakonshëm të punës.
Asnjë punonjës nuk mund të ndryshojë ose të heqë ndonjë dokument në të dhënat e tij ose të saj që duhet të shihet në prani të një personi të personelit të BNj.
Duhet të keni një politikë të personelit të punonjësve që të shikoni politikat në doracakun tuaj të punonjësve dhe ta ndiqni atë pa dallim në lidhje me kërkesat e punonjësve për të parë dosjet e tyre.
Nëse një punonjës dërgon një kërkesë me shkrim për një kopje të të dhënave të personelit të tyre pas largimit nga puna juaj, ju kërkohet t'i dërgoni një kopje.
Herë pas here, do të hasni një punonjës që dyshon se çfarë lloj të të dhënave të punonjësve mbahen nga Departamenti i Burimeve Njerëzore. Këta janë punonjësit që kanë më shumë gjasa të kërkojnë një kopje të dosjeve të punonjësve të tyre. Përsëri, pa diskriminim , bëni një kopje të dosjes dhe e dërgoni atë. (Ka gjasa që të merrni informacione kthyese se punonjësi ishte i befasuar nga fakti se sa i vogël i dokumentacionit të personelit të BNJ-së i ka mbajtur.)
Në disa juridiksione, është e ligjshme që të ngarkoni punonjësin për koston e duplikimit dhe dërgimit të dosjes.
Mohim: Ju lutem vini re se informacioni i dhënë, megjithëse autoritar, nuk është i garantuar për saktësi dhe ligjshmëri. Faqja është lexuar nga një audiencë botërore dhe ligjet e punësimit dhe rregulloret ndryshojnë nga shteti në shtet dhe nga vendi në vend. Ju lutemi të kërkoni ndihmë ligjore ose ndihmë nga burime qeveritare shtetërore, federale ose ndërkombëtare, për të siguruar që interpretimi juaj ligjor dhe vendimet tuaja janë të sakta për vendndodhjen tuaj. Ky informacion është për udhëzime, ide dhe ndihmë.