Si munden punonjësit të kenë akses në shikimin e dokumentit të personelit të tyre?
Për shkak se punonjësit e dinë se këto të dhëna ekzistojnë, ata do të duan t'i shohin ato kohë pas kohe për të parë se çfarë përmban skedari.
Kur të vendosni se si të jepni punonjës (dhe aksesin e mëparshëm të punonjësve) mbani parasysh çdo ligj që zbatohet për biznesin tuaj.
Shumë shtete kanë ligje që kërkojnë që një kompani të bëjë pjesë specifike të dosjes në dispozicion të punonjësve aktualë dhe ish-punonjës. Kontrolloni me avokatin tuaj të punës për të siguruar që politika juaj është në përputhje me të gjitha ligjet.
Ligji federal, për shembull, kërkon që të dhënat që lidhen me ligjin për amerikanët me aftësi të kufizuara mbahen të ndara nga të dhënat e personelit. Nëse kompania juaj është subjekt i HIPAA, sigurohuni që mbajtja e shënimeve mjekësore është në përputhje edhe me atë.
Ju mund të keni një liri të madhe në atë që lejoni punonjësit të shikojnë në dosjen e tyre. Por, mbani në mend se edhe nëse përcaktoni se një punonjës nuk mund të ketë qasje në informacione të caktuara, siç janë kontrollet referuese, që në rastin e padisë që informacioni është i zbulueshëm.
Prandaj, udhëzoni stafin tuaj për të regjistruar gjërat me saktësi dhe për të ndjekur ligjin në çdo kohë. Të dhënat e punonjësve nuk janë vendi për shaka brenda ose komente të qarta.
Këto nuk shkojnë mirë në një gjykatë.
Si rregull i përgjithshëm, të kesh një portier të regjistrave siguron që procedurat të ndiqen dhe të jenë të qëndrueshme. Ju nuk dëshironi që një menaxher i burimeve njerëzore të lejojë njerëzit që të regjistrojnë të dhënat e tyre në tavolinat e tyre, ndërsa një tjetër refuzon qasjen në të gjitha.
Kërkimi i të gjithëve për të kaluar nëpër një burim të vetëm ndihmon në ruajtjen e gjërave të qëndrueshme dhe ligjore.
Ligjet në lidhje me regjistrimet dhe mbajtjen e të dhënave dhe qasjen janë të ndërlikuara. Sigurohuni që të jeni të azhurnuar.
Politika më poshtë është një fillim i mirë për biznesin tuaj , por mbani në mend se ligjet tuaja dhe ligjet vendore mund të ndryshojnë.
Shembull i të dhënave të punonjësve Regjimi i qasjes
Të gjithë punonjësit, ish punonjësit dhe përfaqësuesit e punonjësve mund të shohin përmbajtje të caktuara të dosjes së tyre të personelit me njoftim paraprak për stafin e Burimeve Njerëzore. Dokumentet që kanë të bëjnë me kualifikimet e punonjësve me qira si aplikimi, promovimi , veprimi disiplinor dhe transferimi mund të shihen . Përveç kësaj, punonjësi mund të rishikojë format e identifikimit të politikave dhe të dhënat e trajnimit.
Dokumentet që punonjësi nuk mund të shqyrtojë përfshijnë referenca ose kontrolle referimi, të dhënat e çdo hetimi të ndërmarrë nga menaxhmenti, të dhënat mjekësore, dokumentet që lidhen me një procedim gjyqësor, çdo dokument që do të shkelte konfidencialitetin e një punonjësi tjetër dhe dokumentet e përdorura për planifikimin e punonjësve.
procedurë
Një punonjës i cili dëshiron të shqyrtojë përmbajtjen e lejueshme të dosjes së personelit të tyre duhet të kontaktojë Burimet Njerëzore me 24 orë njoftim (pa fundjavë). Ish-punonjësit, ose personat e panjohur për stafin e Burimeve Njerëzore, duhet të paraqesin identifikimin dhe / ose dëshminë e lejes për qasje në dosjen e personelit.
Punonjësit duhet të rishikojnë dosjet e tyre të personelit në prani të një personi të personelit të Burimeve Njerëzore.
Punonjësit nuk mund të largojnë nga zyra ndonjë pjesë të dosjes së personelit .
Punonjësi mund të kërkojë fotokopje të dosjes ose pjesëve të dosjes. Brenda arsyes, personi i personelit të Burimeve Njerëzore do të sigurojë fotokopje. Për kopjim të gjerë, punonjësi duhet të paguajë fotokopjet.
Nëse punonjësi nuk është i kënaqur me një dokument në dosjen e personelit të tij ose saj, në prani të personelit të personelit të burimeve njerëzore, punonjësi mund të shkruajë një shpjegim ose sqarim dhe t'ia bashkëngjisë atë dokumentit të kontestuar. Në asnjë rrethanë, personeli i BNJ ose punonjësi nuk do të ndryshojë dokumentin aktual.
Punonjësi gjithashtu mund të kërkojë që një dokument të hiqet nga dosja e personelit. Nëse personi i personelit të Burimeve Njerëzore pajtohet, dokumenti mund të hiqet.
Nëse personi i personelit të Burimeve Njerëzore nuk pajtohet, çështja mund të apelohet në mënyrën e përcaktuar në Politikën e Hapur të Kompanisë.