Punëdhënësi ka arsye të mira për të mbajtur disa dosje të personelit - disa ligjore dhe disa për qëllime të praktikave më të mira të punësimit.
Dokumentacioni është i nevojshëm në mënyrë që punëdhënësi të ketë një pamje të saktë të historisë së punësimit të një punonjësi. Dokumentacioni mbështet vendimet e punëdhënësit dhe mund të mbrojë punëdhënësin në një padi të ruajtur në mënyrë korrekte.
Përmbajtja e dosjes së personelit ofron një pasqyrë historike të ngjarjeve të rëndësishme gjatë karrierës së një punonjësi. Ata mbështesin vendimet që merren për punonjësin dhe karrierën e tij / saj. Ato tregojnë arsyetimin e punëdhënësit për punësimin, promovimin, transferimin, shpërblimet dhe njohjen, dhe vendimet e qitjes.
Udhëzime të ndryshme lidhen me lloje të ndryshme të skedarëve të personelit
Për shkak se disa lloje të dosjeve të personelit janë të rekomanduara, rregulla dhe udhëzime të ndryshme janë të lidhura me çdo lloj skedari të personelit.
- Çdo lloj skedari i personelit ka një arsye të ndryshme për përmbajtjen ekzistuese dhe të ndryshme, bazuar në atë arsye.
- Çdo lloj skedari i personelit ruhet ndryshe.
- Qasja në dosjen e personelit është e kufizuar për disa punonjës në shumicën e organizatave. Llojet e ndryshme të skedarëve të personelit kanë udhëzime të ndryshme të qasjes.
- Qasja e punonjësve në dosjen e personelit të saj lejohet, por shumica e punëdhënësve vendosin udhëzime për aksesin e punonjësve me një politikë të qasjes në dosjen e personelit në doracakun e punonjësve . (Shtetet e ndryshme dhe juridiksione kanë rregulla të ndryshme, prandaj qëndroni të azhornuar për vendndodhjen tuaj.)
Shumica e organizatave nuk lejojnë menaxherin e punonjësit të ketë akses në dosjen e përgjithshme të personelit. Ata presin që menaxherët të mbajnë dokumentacionin përkatës në dosjen e tyre të punonjësve që nuk është dosja zyrtare e personelit.
- Departamenti i Burimeve Njerëzore zotëron dhe është përgjegjës për dosjet e personelit të punonjësve.
Dosjet e rekomanduara të personelit
Këtu janë llojet e dosjeve të personelit të rekomanduara dhe çfarë ju duhet të dini për të punuar me ta.
Dosja e Personelit të Punonjësve
Ky është dosja kryesore e personelit që një punëdhënës mban për secilin punonjës. Dosja e personelit ruan historikun e punësimit të çdo punonjësi. Kjo është ajo që ju duhet të dini për një skedar të personelit të punonjësve.
Dokumenti Mjekësor
Dosja mjekësore e punonjësve ka kufizime serioze ligjore që punëdhënësi duhet të dijë dhe të marrë vesh. Këtu është ajo që ju duhet të dini për konfidencialitetin dhe përmbajtjen e një skedari mjekësor të punonjësve.
Dosja e pagave
Qasja e punonjësve në dosjen e pagave të punonjësve është më pak kufizuese sesa qasja në dosjen mjekësore ose të personelit. Dosja e listës së pagave mban informata për pagën, përzgjedhjen e përfitimeve , ndryshimet në normën e pagave, garniturat dhe dokumentacionin tjetër ligjor që ndikon në pagën e punonjësit. Stafi i kontabilitetit dhe Personeli i Burimeve Njerëzore i qasen informatave në dosjen e pagave.
Formulari I-9 për të punësuarit
Për shkak të të drejtave të aksesit të agjencive të ndryshme qeveritare, ju ndiqni praktikat më të mira duke ruajtur një skedar të veçantë për format e punonjësve I-9 . Mësoni më shumë rreth ruajtjes së formularëve I-9.
Përmbledhje e dosjeve të personelit
Vetëm doni detajet e shpejtë dhe themelore për dosjet e personelit të punonjësve ? Shikoni këtu për një pasqyrë të dosjeve të personelit të punonjësve.
Politika e qasjes së dokumenteve të personelit për punonjësit
Ju dëshironi që të mundësoni secilin punonjës të dijë se çfarë është në dosjen e tij personale , por ju duhet të kontrolloni integritetin, plotësinë dhe tërësinë e dosjes. Ruajtja e konfidencialitetit të punonjësve dhe punëdhënësve dhe qasja e kufizuar sigurohet me një politikë të qasjes në dosjen e personelit.
Çfarë të mos përfshihet në një skedar të punonjësve të personelit
Duke kërkuar udhëzime rreth përmbajtjes që nuk duhet të përfshihen kurrë në një skedar të personelit të punonjësve? Këtu janë rekomandimet e mia më të mira për përmbajtjen që dëshironi të mbani ose në një vend të veçantë, joformal ose nuk ruani fare. Ruajtja e dokumentacionit të panevojshëm dhe të pastër mund t'ju dëmtojë.
dokumentim
A e dini se çfarë dokumentacioni është? Fjala, dokumentacioni, rritet shpesh në botën e punësimit dhe Burimeve Njerëzore. Por, kuptimi i dokumentacionit dhe pse ju mund të doni të dokumentoni ngjarje të veçanta të punësimit është mbuluar plotësisht këtu.
> Mohim: Ju lutem vini re se informacioni i ofruar, megjithëse autoritar, nuk është i garantuar për saktësi dhe ligjshmëri. Ju lutemi të kërkoni ndihmë ligjore ose ndihmë nga burime qeveritare shtetërore, federale ose ndërkombëtare, për të siguruar që interpretimi juaj ligjor dhe vendimet tuaja janë të sakta për vendndodhjen tuaj. Ky informacion është vetëm për udhëzim.