Roli i mbikëqyrësit në menaxhimin e mungesës

Adresoni mungesat e paplanifikuar për të zvogëluar mungesën

Sipas një anketimi të munguar të CCH-së, punëdhënësit po humbasin terren kur bëhet fjalë për mbajtjen e punëtorëve në punë. Normat e mungesave të paparashikuara janë rritur në nivelin më të lartë që nga viti 1999. Ajo që vazhdon të jetë më shqetësuese është se pothuajse dy nga tre punonjësit që nuk paraqiten për punë nuk janë fizikisht të sëmurë.

Për shumicën e kompanive, përgjegjësia për menaxhimin e mungesave ka rënë kryesisht në mbikëqyrësit e menjëhershëm.

Këta mbikëqyrës shpesh janë njerëzit e vetëm që janë të vetëdijshëm se mungon një punonjës i caktuar.

Ata janë në pozitën më të mirë për të kuptuar rrethanat që kanë të bëjnë me mungesën e një individi dhe për të vërejtur një problem në një fazë të hershme . Prandaj, përfshirja e tyre aktive në procedurat e mungesës së kompanisë është thelbësore për efektivitetin e përgjithshëm dhe suksesin e ardhshëm të një politike apo programi mungese.

Për të siguruar që mbikëqyrësit janë të rehatshëm dhe kompetentë në rolin e tyre në menaxhimin e mungesës, ata duhet të kenë mbështetjen e plotë të menaxhmentit të lartë. Të gjitha palët duhet të jenë të vetëdijshme për qëllimin e politikave dhe procedurave të mungesës. A duhet të ketë mospërputhje ndërmjet departamenteve; një politikë mund të humbasë efektivitetin e saj.

Për të siguruar më shumë qëndrueshmëri, mbikëqyrësit duhet të trajnohen në përgjegjësitë e tyre për menaxhimin e mungesave, të këshillohen se si të kryejnë intervista efektive për kthim në punë dhe të edukohen në përdorimin e procedurave disiplinore kur është e nevojshme.

Përgjegjësitë e mbikëqyrësit

Përveç sigurimit se puna është e mbuluar në mënyrë të përshtatshme gjatë mungesës së punonjësit, ka një numër veprimesh të tjera kritike që mbikëqyrësit duhet të ndërmarrin për të menaxhuar mungesat. Ata duhet:

• të sigurojë që të gjithë punonjësit janë plotësisht në dijeni të politikave dhe procedurave të organizatës për trajtimin e mungesës,

• të jetë pika e parë e kontaktit kur një punonjës telefonon në të sëmurë,
• (p.sh. datën, natyrën e sëmundjes / arsyes për mungesë, kthimin e pritshëm në datën e punës, certifikatën e mjekut nëse është e nevojshme), të mbajë të dhëna të detajuara, të sakta dhe të azhurnuara,
• identifikojnë çdo model ose tendencë të mungesës që shkakton shqetësim,
• të kryejë intervista kthimi në punë dhe
• zbatimi i procedurave disiplinore aty ku është e nevojshme.

Intervista e kthimit në punë

Trajnimi i mbikëqyrësve në mënyrën se si të menaxhojë më mirë mungesat duhet të përfshijë udhëzime se si të kryhen intervista efektive dhe të drejta të kthimit në punë. Sondazhet e fundit kombëtare tregojnë se këto intervista konsiderohen si një nga mjetet më efektive për menaxhimin e mungesës së mungesës afatshkurtër.

Diskutimi i kthimit në punë do t'i mundësojë mbikëqyrësit të mirëpresë punonjësin përsëri në punë, përveç që demonstron angazhimin e fortë të menaxhmentit për të kontrolluar dhe menaxhuar mungesat në vendin e punës. Intervista do të bëjë të mundur që të bëhet një kontroll që punonjësi të jetë mjaft mirë për t'u kthyer në punë.

Dokumentet e nevojshme mund të plotësohen në mënyrë që mungesa dhe përfundimi i tij të regjistrohen në mënyrë të duhur. Fakti që një procedurë e caktuar është në vend për të hetuar dhe diskutuar mungesën me një punonjës, mund të veprojë si një pengesë për mos-frekuentimin për arsye të pavërteta.

Intervistat duhet të kryhen sa më shpejt që të jetë e mundur pas kthimit të të miturit në punë (jo më vonë se një ditë pas kthimit të tij ose të saj). Punonjësit duhet t'u jepet mundësia e mjaftueshme për të përshkruar arsyet për mungesën e tij / saj. Mbikëqyrësi duhet të përdorë intervistën si një kohë për të shqyrtuar ndonjë çështje që punonjësi mund të ketë që po çojnë në mungesë.

Qëllimi është të nxisë një kulturë të hapur dhe mbështetëse . Procedurat janë në vend për të siguruar që ndihma dhe këshilla ofrohen kur është e nevojshme dhe për të siguruar që punonjësi të jetë i aftë të kthehet në punë.

Punonjësit zakonisht do të vlerësojnë mundësinë për të shpjeguar arsyet e vërteta për mungesë brenda një strukture të formalizuar. Nëse mbikëqyrësi dyshon për vërtetësinë e arsyeve të dhëna për mungesë, ai / ajo duhet të përdorë këtë mundësi për të shprehur ndonjë dyshim ose shqetësim.

Në çdo kohë, punonjësi duhet të jetë i vetëdijshëm se intervista nuk është thjesht pjesë e procedurave të kompanisë, por një takim i rëndësishëm gjatë së cilës është vërejtur mungesa dhe mund të ketë implikime për punësimin e ardhshëm. Procedura disiplinore e kompanisë , në rast të niveleve të papranueshme të mungesës, duhet t'i shpjegohet punonjësit.

Asnjë pikë gjatë takimit nuk duhet të bëhet një formë dënimi, por duhet të shihet si një rast për të nxjerrë në pah dhe për të shpjeguar pasojat e mungesës brenda departamentit. Shumica dërrmuese e të punësuarve nxjerrin një ndjenjë krenarie dhe arritjeje nga puna dhe menaxhimi i tyre duhet të inkurajohen për t'i trajtuar këta individë si të rritur përgjegjës.

Procedurat e rekomanduara disiplinore nëse vazhdon mungesa

Udhëzimet e mëposhtme përshkruajnë hapat e rekomanduar që duhet të ndërmerren në rastet kur mungesat afatshkurtra konsiderohen të jenë mbi një nivel të pranueshëm në një periudhë të caktuar kohore.

Faza 1: Intervistë e Këshillimit

• Mbikëqyrësi i menjëhershëm duhet të këshillojë punonjësin për shqetësimin e tij lidhur me mungesat, të përpiqet të përcaktojë arsyet për sëmundjen dhe të përcaktojë se çfarë duhet bërë për të përmirësuar pjesëmarrjen.
• Nëse ndonjë gjendje mjekësore identifikohet në këtë fazë dhe ka të ngjarë të ketë ndikim në përshtatshmërinë e punës, mbikëqyrësi duhet të caktojë një takim me një mjek të miratuar nga shoqëria. Kjo duhet të konfirmohet me punonjësin me shkrim brenda pesë ditëve të punës.
• Nëse nga diskutimi, problemi nuk duket se është për shkak të një pandershmëri themelore për punë, mbikëqyrësi duhet të këshillojë punonjësin se, ndërsa dëmtimet e regjistruara mund të jenë të vërteta, pritet një përmirësim i vazhdueshëm në frekuentim ose faza tjetër në procedurë do të merren.
• Një rishikim i pjesëmarrjes automatikisht do të bëhet çdo muaj për gjashtë muajt e ardhshëm.

Faza 2: Shqyrtimi i parë formal (Faza Verbale Paralajmëruese )

• Nëse mungesat e punonjësve vazhdojnë të përkeqësojnë analizat pasuese dhe monitorimin e rregullt, ai duhet të ftohet të marrë pjesë në një takim zyrtar me mbikëqyrësit.
• Regjistrimi i mungesës duhet të detajohet në një letër që i fton punonjësit për këtë intervistë. Punonjësi duhet të këshillohet që ajo të ketë të drejtë të përfaqësohet nga një përfaqësues i sindikatës ose një kolegu sipas nevojës.
• Qëllimi i këtij takimi do të jetë:
  - vazhdojnë të diskutojnë arsyet themelore për mungesat,
  - krahas punonjësit të shërbimit dhe implikimet e kostos së mungesës së saj, dhe
  - të njoftojë punonjësin (përveç kur vendoset për të kërkuar këshilla mjekësore) se nëse nuk ka një përmirësim substancial dhe të qëndrueshëm , punësimi i saj mund të ndërpritet për shkak të pamundësisë së saj për të mbajtur një nivel të pranueshëm të frekuentimit. Kjo përbën paralajmërimin verbal.
• Ku vëmendja mjekësore është e garantuar, duhet të ndërmerren veprime menjëherë. Rrjedhimisht, takimi shtyhet për të lejuar që kjo pjesë e procesit të përfundojë. Brenda pesë ditëve të punës, punonjësi duhet të marrë këshilla mjekësore. Mbledhja pastaj mblidhet me personelin dhe mendimi i mjekut është diskutuar.
• Nëse mjeku konfirmon përshtatshmërinë për punë, punonjësi duhet të paralajmërohet për pasojat e mungesës së vazhdueshme.

Faza 3: Shqyrtimi i dytë formal (Faza paralajmëruese me shkrim)

• Monitorimi i rregullt tregon se nuk ka pasur përmirësime në modelin e mungesës, një takim i dytë formal do të organizohet me HR.
• Letra që fton punonjësin në takim do të përfshijë rekordin e mungesës dhe, përsëri, këshilla mbi përfaqësimin.
• Çdo informacion i ri i dhënë në takim lidhur me shëndetin e sëmurë ose një ndryshim në natyrën e sëmundjes mund të duhet të vlerësohet nga një mjek i miratuar nga shoqëria.
• Punonjësit duhet t'i jepet mundësia për të shpjeguar regjistrimin e mungesës së tij / saj. Nëse është e përshtatshme, mbikëqyrësi duhet të informojë punonjësin se një paralajmërim me shkrim formal është lëshuar dhe se ky paralajmërim do të mbetet në dosjen e punonjësit për një periudhë të caktuar. Një kopje e paralajmërimit duhet t'i lëshohet punëmarrësit dhe përfaqësuesit të tij / saj.
• Punëmarrësi duhet të informohet se mosrespektimi i pritshmërive të pjesëmarrjes së kompanisë dhe përmirësimi i evidencës së tanishme të papranueshme të mungesës, do të rezultojë në ndërprerjen e punësimit të punonjësit .
• Ku dyshimi është i përshtatshëm për punë, vazhdoni me opsionet e ripërcaktimit sipas udhëzimeve të marra nga mjeku. Konsultohuni me përfaqësuesin e sindikatës së punonjësve (nëse është e aplikueshme) për procesin e ridipërndarjes dhe opsionet.

Faza 4: Pezullimi i përkohshëm nga puna

• Nëse pas zbatimit të fazave të mëparshme të procesit disiplinor, nuk ka ndonjë përmirësim në pjesëmarrjen, menaxhimi mund të vazhdojë me një pezullim të përkohshëm pa pagesë. Synimi për të pezulluar duhet të konfirmohet me shkrim me detajet e datave të fillimit dhe mbarimit. Një kopje e letrës së pezullimit duhet t'i dërgohet përfaqësuesit të punonjësit (nëse është e aplikueshme).

Faza 5: Përfundimi i punësimit

• Kjo është faza përfundimtare në procesin disiplinor me të cilin punonjësi shkarkohet për shkak të pamundësisë për të përmbushur kërkesat e kompanisë për pjesëmarrjen në punë. Shkarkimi mund të bëhet vetëm me autorizimin me shkrim të një menaxher të lartë dhe HR.
• Letra që e quan punonjësin përsëri do të përfshijë këshilla mbi përfaqësimin dhe do të përshkruajë regjistrimin e mungesës. Punonjësi duhet të këshillohet që, si rezultat i intervistës, ai ose ajo mund të shkarkohet për shkak të paaftësisë për të kryer detyrat e punës .
• Përsëri, mjeku i kompanisë duhet të konsultohet nëse ka ndonjë informacion të ri në lidhje me shëndetin e punonjësit ose kapacitetin për punë.
• Nëse merret vendim për shkarkim në bazë të aftësisë, një kopje të letrës së shkarkimit duhet t'i dërgohet përfaqësuesit të punonjësit (nëse është e përshtatshme).
• Punonjësi mund të ketë të drejtën të ankohet kundër shkarkimit. Ankesa duhet të jetë në përputhje me procedurat disiplinore të kompanisë.

Sfidat në Menaxhimin e mungesave

Jini të vetëdijshëm se mbikëqyrësit shpesh janë të pakëndshëm ose nuk duan të raportojnë për ata që kanë tejkaluar nivelet e pranueshme të mungesës. Për shkak të presioneve të shumta tashmë të mbikëqyrësve, zbatimi i vazhdueshëm i politikave të mungesës nuk është gjithmonë prioritet i tyre kryesor.

Është e rëndësishme të përpiqesh të marrësh subjektivitetin nga menaxhimi i mungesës dhe të sigurohesh që të gjithë punonjësit të trajtohen njësoj . Është e domosdoshme të jesh i qëndrueshëm, i vazhdueshëm dhe i drejtë për të gjithë. Kur mungesa nuk është adresuar ose adresuar në mënyrë jokonsekuent, morali më i ulët mund të rezultojë.

Shumica e të punësuarve do të vlerësojnë politikat dhe programet që janë lehtësuese , sesa ndëshkuese. Masat e rrepta ose ndëshkuese që detyrojnë punonjësit të vijnë në punë mund të rezultojnë në punonjësit që ata të bëhen "të munguar gjatë kohës që janë në punë".

Ata bëjnë sa më pak të jetë e mundur dhe rezistojnë çdo përpjekje për t'i bërë ata të bëjnë më shumë. Duhet të zbatohen programe të tjera që i ndihmojnë punonjësit të jenë të pranishëm në punë, të tilla si planifikimi fleksibil i punës , ndarja e punës , çmimet e pjesëmarrjes dhe programet e Wellness.