Dosja e personelit të punonjësve përgjithësisht ruhet në një kabinet me fotografi të mbyllur, të zjarrtë, në një vend të mbyllur që është i arritshëm për stafin e Burimeve Njerëzore.
Konfidencialiteti i informacionit të punonjësve në dosjen e personelit është me rëndësi të madhe.
Nga të gjitha dosjet e punonjësve të mbajtur nga shoqëria, dosja e personelit të punonjësve më së shpeshti arrihet çdo ditë për informacion nga punëdhënësi, mbikëqyrësi ose stafi i Burimeve Njerëzore.
Konsiderata Për Përmbajtjen e Personave të Punonjësve të Punonjësve
Parimet themelore dhe pyetjet që duhet të shqyrtohen gjatë paraqitjes së ndonjë dokumenti në një skedar të personelit të punonjësve janë këto.
- A do të ketë punëdhënësi një dokument të veçantë për të justifikuar vendimet nëse punëdhënësi është paditur? A do të duhej punëdhënësi dokumenti në një gjykatë?
- A e njeh punonjësi dhe kupton se dokumenti do të depozitohet në dosjen e personelit të tij / saj? Në shumicën e rasteve, punëdhënësit duhet të kenë punonjësin të nënshkruajnë dokumentin, të mos e nënkuptojnë marrëveshjen me përmbajtjen e dokumentit, por të pranojnë se janë të vetëdijshëm dhe e kanë lexuar dokumentin.
- Asnjë surprizë, mendime apo shënime personale për punonjësit nuk duhet të vendosen në dosjen e personelit të punonjësve. Vetëm faktet, nuk ka mendime spekulative, i përkasin një skedari të personelit të punonjësve.
Përmbajtja e dosjes së personelit të punonjësve
Në vijim janë rekomandimet në lidhje me dokumentacionin që një punëdhënës duhet të mbajë në një dosje të personelit të punonjësve.
Historia e punes
- Aplikim per pune
- Vazhdoj
- Rifilloni letrën e mbulimit
- Verifikimi i arsimit
- Verifikimi i punësimit
- Letra e refuzimit
- Përshkrimi i vendit të punës
- Regjistrimet e analizave të punës
- Letra e ofertës së punës ose kontrata e punës
- Agjencia e punësimit ose marrëveshja e agjencisë temp, nëse përdoret
- Informatat e kontaktit të urgjencës
- Formulari i nënshkrimit të manualit të punonjësve që tregon pranimin e doracakut të punonjësve
- Lista e kontrollit nga orientimi i ri i punonjësve që tregon temat e mbuluara dhe nga kush
- Çdo marrëveshje për zhvendosje dhe dokumentacion
- Çdo kontratë, marrëveshje me shkrim, pranim ose njohje midis punonjësit dhe punëdhënësit (si p.sh. një marrëveshje jo-komplete , një kontratë punësimi ose një marrëveshje në lidhje me një makinë të ofruar nga kompania), për shembull
- Jeta e formave zyrtare të punësimit, duke përfshirë: kërkesat për transferim , promovim , aplikime të brendshme të punës dhe kështu me radhë
- Çdo dokument tjetër që lidhet me punësimin
Zhvillimi dhe Përmirësimi i Performancës së Punonjësve
- Kopje të çdo vlerësimi të performancës të përdorur ose planet e zhvillimit të punonjësve
- Vetëvlerësimet e punonjësve
- Regjistron nga çdo sesion këshillimi zyrtar
- Shënime mbi pjesëmarrjen ose vonesën
- Dokumentacioni për përmirësimin e performancës
- Raportet e veprimit disiplinor
- Njohja e punonjësve të paraqitura si certifikatat, letrat e njohjes dhe kështu me radhë
- Sugjerimet dhe rekomandimet zyrtare të punonjësve, përgjigjet e organizatës
- Të dhënat e trajnimit
- Kërkesat për trajnim
- Vlerësimet e kompetencave
- Njoftimet ose oraret e klasës së stërvitjes ose sesionit
- Nevojë për vlerësime të nënshkruara
- Raportet e shpenzimeve të trajnimit
- Ankesat nga klientët ose bashkëpunëtorët
Regjistrimet e Përfundimit të Punësimit
- Letra e dorëheqjes së punonjësve
- Dilni nga dokumentacioni i intervistës
- Njoftim Cobra
- Lista e kontrollit të përfundimit të punësimit
- Kontabilizimi përfundimtar për të gjitha aspektet e punësimit të punonjësit, si paga përfundimtare, pagesa e pushimeve, kthimi i pronës së kompanisë, e kështu me radhë.
Dokumentet shtesë lidhur me dosjet e personelit janë të disponueshme.