Si të shkruani letrat e kopjimit për punën e punonjësve
Letrat e vërejtjes janë një komponent i rëndësishëm në dokumentimin e një problemi të performancës së punonjësit për punëmarrësin dhe punëdhënësin.
Letrat me shkrim të qortimit tregojnë qartë dhe në mënyrë specifike performancën që duhet të përmirësohet dhe pasojat nëse performanca nuk përmirësohet.
Letrat e vërejtjes në përgjithësi ndjekin stërvitje verbale nga një mbikëqyrës. Ato paraprihen shpesh nga një korrigjim verbal i të punësuarit, i quajtur një paralajmërim verbal ose paralajmërim zyrtar verbal, rreth çështjes së performancës ose problemeve të lidhura me performancën.
Në varësi të menjëhershme dhe ashpërsisë së çështjes së performancës, megjithatë letra e vërejtjes mund të fillojë diskutimin e performancës, por kjo është e pazakontë.
Komponentët e letrave të koprës
Letra efektive të qortimit kanë këto përbërës.
- Një deklaratë e qartë e problemit apo çështjes së performancës që punonjësi duhet të përmirësojë.
- Letra qortimi mund të numërojë disa shembuj të mënyrave në të cilat punonjësi mund të ndryshojë performancën e tij ose të saj në përputhje me pritjet e performancës . (Kjo siguron punonjësin një tablo të përbashkët ose një kuptim të përbashkët rreth pritjeve të mbikëqyrësit.)
- Ndikimi i mospërmbushjes në suksesin e punonjësit dhe organizatës. (Si dështimi për të kryer është duke pasur një ndikim negativ në vendin e punës.)
- Nëse është e rëndësishme, një afat kohor brenda të cilit duhet të përmirësohet performanca e punonjësit.
- Nëse është e rëndësishme, një datë ose datën përfundimtare për të cilën kohë, mbikëqyrësi do të rivlerësojë punën e punonjësit.
- Një deklaratë e qartë për pasojat që një punonjës mund të presë nëse performanca e tyre nuk përmirësohet siç përshkruhet në letrën e vërejtjes.
- Nënshkrimi i mbikëqyrësit ose menaxherit të punonjësit.
- Nënshkrimi i punonjësit, puna e të cilit është fokusi i letrës së vërejtjes. Letra në përgjithësi përmban një deklaratë që firma e punonjësve përfaqëson se ata kanë marrë letrën, jo domosdoshmërisht që ato pajtohen me përmbajtjen e saj.
- Një mundësi për të punësuarin për të kundërshtuar, me shkrim, përmbajtjen e letrës së vërejtjes. Punonjësi mund të pajtohet, të mos pajtohet, të shprehë pendimin dhe kështu me radhë. Rebuttals shkruar nga punonjësi janë bashkangjitur në letrat origjinale të qortimit.
Në vijim janë dy shembuj të letrave zyrtare të qortimit. Përdorni ato kur zhvilloni letrat tuaja të qortimit.
Shembull i Letrës së Kundërshtimit
për:
From:
Date:
Re: Letra e kundershtimit
Kjo është një letër formale qortimi për t'ju njoftuar se performanca juaj nuk po përmbush nivelet e pritura të kontributit. Në punën tuaj si ekspert teknik për mbështetjen e klientëve, pritjet për punë u zhvilluan nga i gjithë grupi i ekspertëve të mbështetjes teknike dhe menaxherit të tyre. Kjo do të thotë se ato janë standardi i pranuar për çdo performancë të ekspertëve të mbështetjes teknike.
Ju po dështoni të kryeni në mënyrat e mëposhtme.
- Numri i klientëve që ju shërbeni në një javë është 30% nën standardin që pjesa tjetër e ekspertëve të mbështetjes së teknologjisë po takohen.
- Shkalla e vështirësisë së problemeve me të cilat zgjedhni t'i përgjigjeni është 40% nën standardin që stafi tjetër është duke arritur.
- Kohëzgjatja e kohës që konsumatorët shpenzojnë në telefon me ju tejkalon pjesën tjetër të stafit me 25%.
Siç mund ta shihni, në tre matjet më të rëndësishme të performancës për punën tuaj, nuk jeni duke arritur sukses. Mbikëqyrësi juaj ka folur me ju shumë herë dhe keni marrë trajnime shtesë. Rrjedhimisht, ne besojmë se nuk jeni të gatshëm të kryeni. Kjo ndikon negativisht në ngarkesën e punës së pjesës tjetër të stafit të teknologjisë.
Ne duhet të shohim një përmirësim të menjëhershëm në të tre fushat e performancës ose veprim disiplinor shtesë deri në përfundimin e punësimit dhe përfshirjen e punësimit.
Ne kemi besim se ju keni aftësinë për të përmirësuar. Duhet të shohim përmirësime të menjëhershme.
George Peterson
mbikëqyrës
Marian Demark
Menaxheri i Burimeve Njerëzore
Letra e Dytë e Modelit të Kundërshtimit
për:
From:
Date:
Re: Letra e kundershtimit
Qëllimi i kësaj letre të vërejtjes është t'ju njoftojë zyrtarisht se pjesëmarrja juaj ndikon negativisht në aftësinë tuaj për të përfunduar punën tuaj. Ndërsa punonjësit e liruar me pagesë nuk janë të detyruar të punojnë orë specifike, një javë pune prej dyzet orësh është standard dhe pritet.
Ju keni dështuar të shfaqen për punë të paktën një ditë në javë që kur keni filluar punën tuaj të re dhe punoni vetëm tridhjetë e dy orë në javë. Menaxheri juaj ju ka njoftuar për disponueshmërinë e kohës së FMLA për çështje personale ose familjare mjekësore. Ai gjithashtu ju ka pyetur nëse keni nevojë për një strehim në mënyrë që të mund të kryeni në mënyrë efektive punën tuaj.
Ai ka sugjeruar që ju të vizitoni departamentin e Burimeve Njerëzore për të diskutuar këto çështje dhe pjesëmarrjen tuaj. Ju keni refuzuar të tri mundësitë që ne ofruam për t'ju ndihmuar të përmirësoni këtë performancë të dobët.
Realiteti është se nuk mund ta kryeni punën në më pak se dyzet orë. Ju mungojnë afatet për detyrat tuaja të punës dhe vonesa juaj po ndikon negativisht në punën e kolegëve të departamentit të marketingut. Ata i mungojnë afatet e tyre si rezultat i dështimit tuaj për të kryer.
Përveç kësaj, puna juaj e papërfunduar, kur u caktohet kolegëve tuaj, po i vë ngarkesat e punës në mbingarkesë sepse ato tashmë kanë punë që kërkojnë dyzet orë punë në javë. Kjo është e padrejtë dhe ne nuk do të tolerojmë këto ndikime negative në vendin e punës duke filluar tani.
Ne duhet të shohim një përmirësim të menjëhershëm në pjesëmarrjen tuaj ose do të ndërpresim punësimin tuaj . Kjo do të thotë që ju duhet të merrni pjesë në punë pesë ditë në javë. Nëse nuk arrini të merrni pjesë në punë pesë ditë në javë, nuk mund të përmbushni qëllimet për të cilat keni qenë të punësuar.
Normat tona standarde të paguara me kohë të paguar ju japin gjashtë ditë të sëmurë të paguar dhe dy ditë pushimi personale që ju duhet të përdorni gjatë një viti. Ju duhet të aplikoni për ditë pushimi paraprakisht.
Ju keni përdorur tashmë katër nga ditët e sëmura dhe të gjitha ditët tuaja personale me mungesat tuaja aktuale. Ne nuk planifikojmë të ndajmë më shumë kohë për ju. Kjo ju lë me vetëm dy ditë të sëmurë dhe kohën tuaj të paguar të pushimeve që duhet të kërkoni paraprakisht.
Nëse keni një mungesë që tejkalon kohën tuaj të paguar, ne do ta ndërpresim punësimin tuaj. Ne shpresojmë që ju të kuptoni sa afër jeni të humbur punën tuaj. Ju nuk do të merrni më paralajmërime.
Të fala,
Mary Wilmont, Menaxher
Thomas Credence, Drejtor i Burimeve Njerëzore
Shihni një marrje të pranimit të mostrës për udhëzime se si një punonjës që merr një qortim ka të drejtë të përgjigjet.
Shembuj të Letrave të Kundërshtimit
- Shembull i Letrës së Kundërshtimit: Mosdeklarimi i Menaxhmentit
- Shembulli i qortimit me shkrim: Pjesëmarrja
Mohim: Ju lutem vini re se informacioni i dhënë, megjithëse autoritar, nuk është i garantuar për saktësi dhe ligjshmëri. Faqja është lexuar nga një audiencë botërore dhe ligjet e punësimit dhe rregulloret ndryshojnë nga shteti në shtet dhe nga vendi në vend. Ju lutemi të kërkoni ndihmë ligjore ose ndihmë nga burime qeveritare shtetërore, federale ose ndërkombëtare, për të siguruar që interpretimi juaj ligjor dhe vendimet tuaja janë të sakta për vendndodhjen tuaj. Ky informacion është për udhëzime, ide dhe ndihmë.