Përkufizimi dhe Përshkrimi i HRIS
Zakonisht i paketuar si një bazë të dhënash, qindra kompani shesin një formë HRIS dhe çdo HRIS ka aftësi të ndryshme.
Zgjidh HRIS tuaj me kujdes në bazë të aftësive që ju nevojiten në kompaninë tuaj. Ndërsa HRIS janë bërë gjithnjë e më të sofistikuara, zgjedhja është bërë e mjaftueshme për të paralizuar praktikisht një departament të burimeve njerëzore .
Konsideratat kryesore si ju shikoni në opsionet tuaja HRIS
Përzgjedhja e një HRIS është një situatë stresuese, pasi ekzistojnë shumë opsione. Marrja e opsioneve që janë më të mira për nevojat tuaja në kompaninë tuaj është sfiduese. Kalimi përmes informacionit të dhënë nga secili sistem është gjithashtu sfidues.
Shitësit shpesh janë shitës të porositur që me gojë mund të ju tregojnë se sistemi do të plotësojë nevojat tuaja. Sigurohuni që të kontrolloni këtë me burime të shumta duke përfshirë klientët e tanishëm, grupet e diskutimit në internet, LinkedIn, anëtarët e tjerë të SHRM dhe rishikimet e Google.
Këta janë faktorë të tjerë që duhen marrë parasysh kur zgjedh HRIS-in tuaj.
- Mos harroni se edhe nëse kompania juaj është vetëm pak njerëz sot, mund të ketë dy herë më shumë se 10 ose më shumë se shumë punonjës në të ardhmen, prandaj zgjedhni një sistem që mund të rritet me biznesin tuaj.
- Një tjetër faktor kyç që duhet marrë parasysh është se shumë HRIS janë në gjendje të përmbushin vetëm një pjesë të asaj që ju nevojitet automatizimi për të arritur. Në këto raste, ju do të dëshironi të bëni të sigurtë që përbërësit e ndonjë shtojce ose sisteme shtesë të punojnë së bashku në mënyrë të përsosur. Përsëri, mos e merrni fjalën e shitësit për sistemet që punojnë së bashku. Bëni kërkimin tuaj.
- Kontrolloni gjithashtu për të parë se çfarë lloj trajnimi dhe përkrahjeje të vazhdueshme janë në dispozicion për stafin tuaj. Ju gjithashtu duhet të siguroheni që premtimet e konsulentit të shitjes për trajnimin dhe ndjekjen pas blerjes janë të shkruara drejtë në kontratën tuaj për të blerë HRIS. Dhe, kontrolloni me organizata të tjera për t'u siguruar që kompania juaj e përzgjedhur ka një histori të vazhdueshme dhe të dobishme.
Funksionaliteti i zgjedhjeve më të mira HRIS
Në mënyrë tipike, Sistemet më të mira të Informacionit për Burimet Njerëzore (HRIS) ofrojnë të përgjithshme:
Menaxhimi i të gjithë informacionit të punonjësve . Të dhënat si emrat, titujt, adresat dhe pagat janë një fillim themelor. Historia e pagave dhe pozicioni, strukturat e raportimit, historitë e vlerësimit të performancës dhe informacione të tjera të rëndësishme të punonjësve.
Dokumentet e lidhura me kompanitë të tilla si doracakët e punonjësve, procedurat e evakuimit emergjent dhe udhëzimet e sigurisë.
Përfitimet e administrimit duke përfshirë regjistrimin , ndryshimet e statusit dhe azhurnimin e informacionit personal. Në një sistem ideal, mund t'i lejoni punonjësit të shikojnë dhe të rishikojnë informacionin e tyre, duke përfshirë ndjekjen e pushimeve.
Integrimi i plotë me listën e pagave dhe softuerët e tjerë financiarë të kompanisë dhe sistemet e kontabilitetit . Kur këto janë të lidhura, ju mund të siguroheni që pagesat janë të sakta.
Nuk ka kurrë një shkëputje midis asaj që është norma zyrtare e pagave dhe informacionit që ka lista e pagave. Nëse sistemet nuk integrohen, është e lehtë të përditësohet një pagë në një sistem dhe jo në tjetrin.
Trajnimi i aplikuesit dhe menaxhimi i rinisjes : Kur sistemi juaj është i qetë, rekrutuesi mund të klikojë një buton të punësuar dhe të gjitha informatat nga aplikanti transferohen në anën e punonjësve të gjërave. Kjo kursen aq shumë kohë për shkak se zyra juaj e të dhënave dhe dokumentet praktikisht zhduken.
Nëse një aplikant vendos informacionin e tij gjatë aplikimit, ju mund të siguroni saktësinë. Nëse letra e ofertës gjenerohet nga sistemi i njëjtë si sistemi i listës së pagave, paga do të përputhet në mënyrë të përkryer dhe nuk ka keqkuptime.
Planet e zhvillimit të performancës: Nuk është e mjaftueshme që të ketë plane, nëse regjistrohen në një sistem qendror, atëherë ata lehtë mund ta ndjekin punonjësin nga pozicioni në pozitë.
Udhëheqja e lartë mund të kryejë raporte për të parë se ku janë njerëzit dhe cilat janë bosët e tyre individualë në planifikimin e vazhdimësisë për të ardhmen e tyre.
Masat disiplinore: Është e rëndësishme të përcillni se kush është pezulluar, i zvogëluar ose ka pasur veprime të tjera negative të marra kundër tyre, edhe pasi punonjësi të largohet nga organizata juaj. Kur një kompani bën thirrje dhe kërkon një referencë të mëparshme të punonjësve , është e lehtë për një administrator në departamentin e burimeve njerëzore të kërkojë dhe të raportojë nëse personi ka të drejtë të rehire ose jo.
Të dhënat e trajnimit: Kjo është veçanërisht kritike në një kompani ku kërkohet certifikata dhe licenca. Në kompani të tjera, të dhënat e trajnimit mund të mos kenë atë nivel të rëndësisë, por ju mund të gjeni se informacioni është i dobishëm kur zhvilloni punonjësit tuaj, një faktor kyç që ata duan nga puna.
Në përmbledhje, HRIS që në mënyrë më efektive shërben kompanive ndjek gjurmët e këtij informacioni:
- frekuentimi dhe përdorimi i PTO ,
- paguajnë ngritje dhe histori,
- paguajnë notat dhe pozicionet e mbajtura,
- planet e zhvillimit të performancës ,
- trajnimi i pranuar,
- veprimi disiplinor i pranuar,
- informatat personale të punonjësve, dhe herë pas here,
- menaxhimin dhe planet kryesore të pasardhësve të punonjësve,
- identifikimi i mundshëm i punonjësve të lartë , dhe
- ndjekja e aplikantit, intervistimi dhe përzgjedhja.
Përfitimet e HRIS-it të Djathtë
Një HRIS efektive ofron informacion mbi çdo gjë që kompania ka nevojë për të gjetur dhe analizuar për punonjësit, ish-punonjësit dhe aplikantët. Kompania juaj do të duhet të zgjedhë një Sistem Informacioni për Burimet Njerëzore dhe ta rregulloje atë për të përmbushur nevojat tuaja. Nëse kompania juaj është në një rrugë të rritjes, zgjidhni një sistem që mund të rritet me ju.
Është mjaft e lirë për të zbatuar një HRIS bazë, por sigurohuni që çdo gjë që ju të zbatoni plotëson nevojat aktuale të kompanisë suaj. Dëshiron të jesh në gjendje të udhëheqësh raportet e qarkullimit? Listat post-organizative?
Lejoni menaxherët të kenë akses elektronikisht në vlerësimet e mëparshme të performancës? A doni që gjithçka të duhet të bëhet përmes departamentit të Burimeve Njerëzore apo do të donit që menaxherët të kenë qasje në informacion vetë?
Me një HRIS të përshtatshme, personeli i Burimeve Njerëzore i mundëson punonjësve të bëjnë përditësimet e veta të përfitimeve dhe të adresojnë ndryshimet, duke çliruar kështu personelin e BNJ për më shumë funksione strategjike . Përveç kësaj, lehtësohen të dhënat e nevojshme për menaxhimin e punonjësve, zhvillimin e njohurive, rritjen dhe zhvillimin e karrierës dhe trajtimin e barabartë.
Së fundi, menaxherët mund të kenë informacionin që ata kanë nevojë për të legalizuar, etikën dhe në mënyrë efektive të mbështesin suksesin e punonjësve të tyre të raportimit. Ata mund të udhëheqin raportet e tyre dhe të futin plane në sistem për të ndihmuar me suksesion.
Sistemi Informativ i Burimeve Njerëzore (HRIS) është një softuer ose zgjidhje online për futjen e të dhënave, ndjekjen e të dhënave dhe nevojat për informimin e të dhënave të burimeve njerëzore, pagave, menaxhimit dhe funksioneve të kontabilitetit brenda një biznesi.
Zakonisht i paketuar si një bazë të dhënash, qindra kompani shesin një formë HRIS dhe çdo HRIS ka aftësi të ndryshme. Zgjidh HRIS tuaj me kujdes në bazë të aftësive që ju nevojiten në kompaninë tuaj.