Ju mund të planifikoni, drejtoni dhe menaxhoni një takim për të prodhuar rezultate
Nëse neglizhoni ndonjë nga këto mundësi të menaxhimit të takimeve , takimet dhe ekipet tuaja nuk do të mbajnë frutat që dëshironi nga koha që investoni. Merrni këto dymbëdhjetë këshilla për menaxhimin e takimeve për të udhëzuar pjesëmarrësit tuaj për të arritur rezultatet e pritura, pozitive dhe konstruktive.
Çfarë duhet të bëni para takimit për të siguruar takime efektive
Veprimet para mbledhjes përcaktojnë bazat për arritjen e rezultateve të mbledhjes. Ju mund të bëni të gjitha ndjekjet e nevojshme, por pa një plan takimi efektiv për të filluar, rezultatet tuaja do t'ju zhgënjejnë. Këto këshilla do t'ju ndihmojnë të planifikoni dhe zbatoni takimin.
Planifikoni Takimin
Takimet efektive që prodhojnë rezultate fillojnë me planifikimin e takimeve. Së pari, identifikoni nëse punonjësit e tjerë janë të nevojshëm për t'ju ndihmuar të planifikoni takimin. Pastaj, vendosni se çfarë shpresoni të bëni duke mbajtur takimin. Vendosni qëllime të realizueshme për takimin tuaj.
Qëllimet që vendosni do të krijojnë kornizën për një plan takimi efektiv. Siç thotë Stephen Covey në Shtatë Zakonet e Njerëzve Shumë Efektivë , "Filloni me fund në mendje". Qëllimi juaj i mbledhjes do të përcaktojë fokusin e takimit , agjendën e takimit dhe pjesëmarrësit e takimit që ju nevojiten për të përmbushur qëllimin.
Sigurohuni që keni nevojë për një takim
Sapo të keni zhvilluar planin tuaj të mbledhjes, sigurohuni që një takim të jetë një mjet i përshtatshëm për arritjen e qëllimeve të përcaktuara. Për të planifikuar dhe mbajtur një takim është i shtrenjtë kur llogaritni kohën e pjesëmarrjes së njerëzve, bëni përpjekje për të përcaktuar se një takim është mundësia më e mirë për të zgjidhur problemin, për të përmirësuar procesin ose për të bërë një plan të vazhdueshëm.
Ju mund të gjeni që ju mund të përmbushni qëllimet e takimit me një diskutim me email ose duke shpërndarë dhe kërkuar informacion përmes buletinit të kompanisë. Sigurohuni që takimi është i nevojshëm dhe jo vetëm më i përshtatshëm për ju - do të merrni rezultate më të mira nga të pranishmit tuaj të takimit kur ju keni marrë me të vërtetë nevojat e tyre.
Sigurimi i pjesëmarrjes së duhur në takim
Nëse një takim është mjeti i duhur për të arritur qëllimet tuaja , kontrolloni me pjesëmarrësit të cilët duhet të marrin pjesë në takim për të pasur sukses. Pjesëmarrësit e nevojshëm duhet të jenë në dispozicion për të marrë pjesë në takim.
Shtyje takimin në vend të mbajtjes së një takimi pa anëtarë të stafit kritik. Nëse një delegat merr pjesë në vend të një vendimmarrësi vendimtar, sigurohuni që anëtari i caktuar i personelit të ketë autoritetin për të marrë vendime - ose ta shtyjë takimin.
Shpërndani dhe Rishikoni Paraprakun përpara takimit
Sa takime keni ndjekur që filloi me lehtësuesin e takimit duke kaluar një skicë të fletëpalosjeve ose duke projektuar një skedar Microsoft PowerPoint për diskutim? Frustruese? Ju bast. Takimi bëhet një grup i lexuar, pothuajse produktiv për arritjen e qëllimit.
Kur qëllimet e deklaruara për mbajtjen e një mbledhjeje janë marrja e vendimeve dhe përgjigja e pyetjeve, një grup i lexuar është një humbje e turpshme e kohës së njerëzve.
Ju mund të bëni takime më produktive dhe të siguroni rezultate duke siguruar para-punë të nevojshme përpara takimit aktual. Sigurimi i para-punës, grafikët, grafikët dhe materialet e leximit 48 orë para një mbledhjeje ndikon në suksesin e takimit. Koha më e përgatitur që jepni, njerëzit më të përgatitur do të jenë për takimin tuaj.
Dokumentacioni që do t'ju ndihmojë të arrini qëllimet e takimit mund të përfshijnë raporte; të dhënat, skemat dhe lidhjet me informatat konkurruese, shitjet e muajve të fundit dhe planet e prodhimit; Slides Microsoft PowerPoint që ilustrojnë pikat kyçe të diskutimit; dhe takimet , shënimet dhe ndjekja e takimeve dhe projekteve të mëparshme ose të ngjashme.
Paraprakisht, madje vetëm lidhjet për të ndjekur për të lexuar informacionin, shpërndarë në kohën e duhur, me pritjen serioze që pjesëmarrësit do të lexojnë para punën para takimit, ndihmon që takimi juaj të ketë sukses.
Gjatë takimit për të siguruar takime efektive
Përdorimi efektiv i kohës së mbledhjes ndërton entuziazëm për temën. Ajo gjeneron përkushtim dhe një ndjenjë të arritjes nga pjesëmarrësit. Njerëzit ndjehen pjesë e diçkaje më të madhe se sfidat e tyre të përditshme. Prandaj, një takim i mirë-lehtësuar, aktiv që përcakton fazën e ndjekjes do të prodhojë rezultate takimi.
Lehtësim efektiv për mbledhjen
Udhëheqësi i takimit përcakton një ton pozitiv, produktiv për ndërveprimin midis pjesëmarrësve të takimit. Lehtësimi efektiv i takimeve fillon me një rishikim të qëllimeve, ose rezultateve të parashikuara, dhe rendit të ditës. Lehtësuesi ndihmon anëtarët e grupit të qëndrojnë të fokusuar dhe produktivë.
Takimi i takimit dhe axhenda vendosën kornizën për takimin. Një lehtësues efektiv, i cili mban pjesëmarrësit në rrugën e duhur, siguron përmbushjen e rezultateve të pritshme, të dëshiruara nga takimi.
Përdorni Pre-Work në takim
Përdorni ose referojuni para-punës dhe informacione të tjera të dhëna para takimit gjatë takimit. Ju përforconi nevojën që pjesëmarrësit të kalojnë kohën e nevojshme përpara për të shqyrtuar materialin që është integral për të arritur rezultatet e dëshiruara.
Pjesëmarrësit tuaj do të përgatiten para se të marrin pjesë në mbledhjet tuaja dhe rezultatet tuaja do të japin dëshmi për përgatitjen e fortë dhe udhëheqjen . Askush nuk dëshiron të paraqitet i papërgatitur, i painteresuar ose nuk kontribuon në sytë e një shok grupi.
Përfshirja e secilit pjesëmarrës në veprime
Çdo grup pune ka personalitete të ndryshme që shfaqen për takime. Keni bashkëpunëtorë të qetë dhe njerëz që përpiqen të dominojnë çdo platformë. Nëse lehtësoni ose ndiqni mbledhjen, ju duhet të përfshini secilin pjesëmarrës në përmbushjen e qëllimeve të takimit.
Kjo siguron që secili pjesëmarrës të investohet në temën e takimit dhe në vazhdimësinë. Do të arrish më shumë rezultate me të gjithë ekipin duke tërhequr sesa me një person të stafit dominues duke u përpjekur të shtyjë të gjithë të tjerët në kodër.
Krijo një Plan Përmirësues të Mbledhjes efektive
Gjatë takimit, bëni një plan përcjellës me veprime. Planet efektive përfshijnë si në vijim.
- Çështja specifike e veprimit,
- emri i personit që ka kryer "zotërimin" e kryerjes së sendit të veprimit,
- datën e duhur të sendit të veprimit, dhe
- një marrëveshje për atë që përbën përfundimin e sendit të veprimit.
Diskutoni skenarë të jetës reale dhe pengesa në suksesin që anëtarët e ekipit mund të përjetojnë ndërsa përpiqen të përmbushin artikujt që do të prodhojnë rezultatet e kërkuara. Vendosni një kohë për takimin tuaj të ardhshëm, nëse është e nevojshme, ndërsa pjesëmarrësit janë të pranishëm.
Pas takimit për të siguruar takime efektive
Veprimet dhe planifikimi para dhe gjatë takimit luajnë një rol të madh për të ndihmuar arritjen e rezultateve të pritura, pozitive dhe konstruktive. Veprimet tuaja pas takimit janë po aq të rëndësishme. Ndjekja në takimin e ardhshëm nuk është kurrë një investim i mjaftueshëm për të siguruar rezultate.
Publikimi i procesverbaleve të takimeve
Filloni duke publikuar minuta dhe planin e veprimit brenda 24 orëve. Njerëzit do të kontribuojnë më efektivisht në rezultate nëse ato fillojnë menjëherë me sendet e veprimit. Ata ende kanë një kujtim të ri të takimit, diskutimin dhe arsyetimin për drejtimin e zgjedhur.
Ata mbeten entuziastë dhe të gatshëm për të filluar. Një vonesë në shpërndarjen e minutave do të dëmtojë rezultatet tuaja, pasi shumica e njerëzve presin që procesverbalet të mbërrijnë përpara se të fillojnë të trajtojnë angazhimet e tyre.
Ndjekja efektive e takimit
Respektimi dhe respektimi i afateve dhe ndjekja e tyre do t'ju ndihmojë të arrini rezultatet nga takimet tuaja. Afati u vendos gjatë takimit. Pas takimit, çdo person me një element veprimi duhet gjithashtu të bëjë një plan për realizimin e tyre personal të angazhimit të tyre.
Nëse ata shkruajnë hapat në projektuesin e tyre, delegojnë detyrat tek një person tjetër i stafit, ose thjesht plotësojnë detyrën, individi është përgjegjës për ndjekjen.
Pra, është edhe planifikuesi i takimeve. Mund të përmirësoni rezultatet e takimit duke ndjekur me çdo person që ka një artikull të veprimeve në mes të takimeve mes takimeve. Qëllimi juaj është të kontrolloni progresin dhe të siguroheni që detyrat janë duke u zhvilluar. Mos harroni se ajo që ju pyesni merr realizohet.
Përgjegjësia për ndjekjen gjatë takimit të ardhshëm
A keni qenë ndonjëherë ulur në një takim pasues që përbëhet nga secili pjesëmarrës duke i treguar grupit se përse nuk ishin në gjendje ta përmbushnin angazhimin e tyre? Rezultati është i mjerueshëm. Vendosja e normës ose zakonit të llogaridhënies për rezultatet fillon herët në ciklin tuaj të mbledhjes.
Ndjekja nga ana e ndërmjetësit në mes të takimeve midis takimeve ndihmon, por grupi duhet të bëjë dështimin për të mbajtur angazhimet e papranueshme . Raport mbi progresin dhe rezultatet në takimin e ardhshëm dhe presim që të gjitha do të realizohen. Përndryshe, kontrolloni progresin në takimin e ardhshëm dhe nëse ka një pengesë reale për të përparuar, përcaktoni se si të vazhdoni.
Shqyrtoni procesin e takimit për përmirësimin e vazhdueshëm
Praktika e diskutimit të çdo takimi është një mjet i fuqishëm për përmirësim të vazhdueshëm. Pjesëmarrësit kthehen duke diskutuar se çfarë ishte efektive ose joefektive në lidhje me procesin e tanishëm të takimit. Ata gjithashtu diskutojnë për progresin që ata ndiejnë grupi po bën në temën për të cilën është mbajtur takimi.
Duke marrë përmirësime të vazhdueshme në një nivel tjetër, ekipet e suksesshme debriefojnë tërë projektin e tyre, si dhe procesin për të përcaktuar sa efektivisht arritën të krijojnë rezultate. Takimet e ardhshme reflektojnë vlerësimin. Takimet zhvillohen si një mjet edhe më efektiv për krijimin e rezultateve të organizimit.
përfundim
Rezultatet janë të arritshme dhe të parashikueshme nga takimet e planifikuara mirë dhe të zbatuara. Ndiqni këto dymbëdhjetë rekomandime për të siguruar që pjesëmarrësit e takimit të arrijnë rezultatet e pritura, pozitive dhe konstruktive që nga koha që ata investojnë në takime. Organizata juaj do të shpërblejë arritjen tuaj dhe kolegët tuaj do t'ju duan kur përdorni këto këshilla efektive për mbledhje.