Pyetje për të kërkuar për të përcaktuar nevojat për teknologji informative të BNj
Por si e njohin HR dhe drejtuesit e tjerë se po zgjedhin teknologjinë më të mirë të informacionit të HR për të menaxhuar të gjitha detajet dhe se zgjidhja që ata zgjedhin do të qëndrojë në testin e kohës?
Në vijim janë pyetjet kryesore për të kërkuar dhe përgjigjur në procesin e zgjedhjes së teknologjisë informative të Burimeve Njerëzore.
- Cila është shkalla e fleksibilitetit dhe shkallëzueshmërisë që ofron softueri i teknologjisë së informacionit të HR? Profesionistët e burimeve njerëzore duhet të përcaktojnë nëse softueri mund të importojë të dhëna nga fletët e shumta të Excel, bazat e të dhënave dhe dokumentet e letrës dhe nivelin me të cilin mund të ndërfaqet me të gjitha llojet e sistemeve dhe të dhënave të tjera të nevojshme.
Softueri duhet të jetë në gjendje të marrë dhe të filtrojë informacion nga burime të shumta. Në mënyrë ideale, ky proces duhet gjithashtu të jetë i automatizuar. Shumë zgjidhje online të regjistrimit kërkojnë që të dhënat të manipulohen manualisht përpara se të mund të shkojnë në një bartës për të rinovuar sistemet e tyre. Automatizimi i formatit të azhurnimit, orarit të transmetimit dhe metodës së shpërndarjes mund të ndihmojë në eliminimin e çështjeve të faturimit dhe kualifikimit. - A do të jetë softueri për të akomoduar kompaninë e burimeve njerëzore dhe për të përfituar rregullat e transportuesve? Një motor me të vërtetë i aftë për regjistrim do të vlerësojë çdo aktivitet regjistrimi dhe do të zbatojë çdo kombinim të nevojshëm të rregullave, mesazheve, kërkesave dhe opsioneve të projektuara posaçërisht për të përmbushur kërkesat e sakta të përshtatshmërisë. Softueri duhet të akomodojë çdo rregull të përshtatshmërisë që kompania dhe transportuesit kanë.
- A do të jetë në gjendje të rritet dhe shkalla e teknologjisë së informacionit të HR-së me organizatën? HR duhet të vlerësojë aftësinë e teknologjisë për t'u rritur, ndërsa kompania punëson punonjës të rinj , zyra, ndryshime në përfitime dhe rregulla. HR duhet të pyesë për pragjet për secilin nga këto elemente.
- A është softueri i teknologjisë së informacionit të HR që të integrohet me sisteme të tjera? Pagat dhe funksionet e tjera shpesh ndajnë pjesën më të madhe të informacionit të njëjtë si menaxhimi i përfitimeve . HR mund të arrijë efikasitet më të madh kur të dhënat dhe informatat e tjera të punonjësve të hyrë në një sistem ndahen me një sistem tjetër. Rekrutimi i punonjësve është një tjetër funksion i nevojshëm.
- Kush është përgjegjës për implementimin ose ndërtimin e zgjidhjes? Cila nivel trajnimi është përfshirë? Disa zgjidhje kërkojnë që klienti të jetë shumë i përfshirë në implementimin fillestar, gjë që mund të jetë e madhe për administratorët tashmë të zënë të burimeve njerëzore.
ZK duhet të ketë një kuptim të qartë të nivelit të trajnimit dhe ekspertizës teknike që do të kërkohet dhe sasinë e kohës që pritet. Marrja në pyetje e ofruesve të zgjidhjeve në këtë temë mund të ofrojë njohuri për zona delikate që fillimisht mund të duken të thjeshta, por që përfshijnë ekspertizë të rëndësishme teknologjike. HR mund pastaj të përcaktojë detyra specifike që mund të jenë kaq të vështira për të penguar realisht përfundimin, duke reduktuar potencialisht vlerën e teknologjisë informative të HR dhe ROI. - Nëse është përfshirë trajnimi , a ka ndonjë pagesë? Duhet gjithashtu të vlerësohen kostot e trajnimit, duke përfshirë kohën dhe shpenzimet e udhëtimit për udhëtimet jashtë vendit. HR duhet të bëhet i vetëdijshëm për të gjitha kostot e vështira dhe të buta të përfshira në adoptimin e teknologjisë informative të BNj.
- Kush do të zotërojë të dhënat? Përgjigja në këtë pyetje duhet të jetë organizata e Burimeve Njerëzore . Kompanitë duhet të jenë në gjendje të transportojnë të dhënat e tyre për çdo Ofrues të Shërbimeve të Zbatimit (ASP). Nëse të dhënat qëndrojnë në serverin e pronarit të një bartësi, ndonjëherë kompania mund të paguhet tarifa shtesë nëse duhet të kalojë transportuesit.
- Cilat lloje të mirëmbajtjes dhe mirëmbajtjes janë të nevojshme? Kur software është instaluar në workstations ose servera në vend të një kompanie, shpesh kërkohet përditësime të rregullta për atë teknologji dhe mund të jenë të vështira për të planifikuar dhe menaxhuar. Përditësimet në teknologjinë informative të HR-së shpesh bëhen automatikisht me softuer të disponueshëm online përmes një aplikacioni të shërbimit të shërbimit (ASP) ose modelit të softuerit si shërbim (SaaS).
- Cilat masa sigurie janë ndërtuar në teknologjinë informative të HR ? Nëse softueri është i disponueshëm në internet, përmes një modeli ASP ose SaaS, ofruesi duhet të ofrojë rezerva të përditshme, servera rezervë dhe shtresa të shtuara mbrojtëse. Duhet të ekzistojnë sisteme dhe procedura shtesë për të mbrojtur informacionin nga humbja ose qasja nga personeli i paautorizuar . HR, në konsultim me menaxherët e tjerë, duhet të ketë autoritet ekskluziv për të vendosur se kush do të lejohet qasja në teknologjinë informative të HR dhe në çfarë shkalle.
- A do të jenë të aftë të regjistrohen në planet e përfitimeve dhe të bëjnë ndryshime në kohë reale në të dhënat e tyre personale dhe në planin e zgjedhjes? Qasja e punonjësve duhet të jetë e dhënë, duke pasur parasysh qasjen e përhapur dhe të përgjithshme në kompjuterë.
Shumica e popullsisë së punonjësve kanë qasje në internet në shtëpi. Vetë-shërbimi i punonjësve ofron mundësi të mëdha për të kursyer kohë dhe para. Një sistem i mirë vetë-shërbimi do t'i udhëzojë punonjësit pa probleme duke futur informacion në lidhje me veten dhe vartësit e tyre.
Sistemi duhet të paraqesë qartë planet e disponueshme dhe t'u mundësojë punonjësve të bëjnë zgjedhje në lehtësinë e tyre, duke thjeshtuar këto veprime gjatë gjithë procesit me magjistarët. Punonjësit duhet gjithashtu të jenë në gjendje të shtojnë vartësit dhe të ndryshojnë informacionin sipas nevojës, 24 orë në ditë, shtatë ditë në javë, gjatë gjithë vitit.
Këto janë pyetje shtesë për t'ju përgjigjur vlerësimit të nevojave të teknologjisë së informacionit të burimeve njerëzore të organizatës suaj.
- A do të sigurojë teknologjinë e burimeve njerëzore me autorizimin për të vendosur se kush do të lejohet qasja dhe në çfarë shkalle? Së bashku me të njëjtën mënyrë që siguron qasje të punonjësve, teknologjia duhet t'i japë HR-së fjalën e fundit. HR duhet të ketë autoritetin të miratojë të gjitha të dhënat përpara se të transmetohet tek transportuesit dhe gjithashtu duhet të përcaktojë shkallën në të cilën punonjësit dhe të tjerët kanë qasje.
- Cilat lloje të aftësive raportuese janë në dispozicion nga teknologjia informative e HR? Teknologjia e raportimit duhet të ofrojë pikëpamje dhe formate të shumëfishta (spreadsheet, PDF, HTML), vlerësim i madh i fotove dhe aftësi për të stërvitur për të përmirësuar vendimmarrjen. ZK duhet të jetë në gjendje të vlerësojë, në çdo kohë, regjistrimet në plane specifike, veprimet e pazgjidhura dhe ndryshimet në informacionin demografik të punonjësve në lidhje me përfitimet dhe të dhëna të tjera të punonjësve.
- A ofron softueri karakteristika specifike për të ndihmuar HR të kursejë kohë? Në varësi të nevojave të veta të departamenteve, HR mund të kërkojë të hetojë aftësinë e teknologjisë për të përpunuar informacionin në grupe, për të menaxhuar njoftimet dhe faturimin për politikat e COBRA-së , për të siguruar mjete të pajtimit vetë-faturimit dhe faturimit dhe raportime specifike.
- A ofron softueri karakteristika të veçanta për të ndihmuar HR të komunikojë më mirë me punonjësit? Disa programe i japin HR-së fleksibilitetin për të komunikuar me punonjësit në një numër nivelesh - përmes postës masive, tabelave elektronike të buletinit dhe me kritere specifike të filtrave (si vendndodhja, departamenti, planet e sigurimit, statusi i regjistrimit, gjendja e pensionit dhe të tjera) Sistemi i teknologjisë informative të HR. Duke pasur një numër mjetesh për të komunikuar mund të automatizojë më tej proceset dhe të ndihmojë HR për të synuar më mirë mesazhet.
- A siguron sistemi i teknologjisë së informacionit për burimet njerëzore një mjet kontrolli dhe balancimi? Përveç lejimit të HR për të miratuar transaksionet, shumë sisteme të teknologjisë së informacionit të HR gjithashtu ofrojnë aftësi për HR për të shërbyer si portier në faturimin e bartësve të auditimit për t'u siguruar që ato pajtohen me të dhënat në sistem. Kjo mund të:
- të sigurohet saktësia e faturave bartëse,
-së kohë dhe para,
- ndihmë në ofrimin në kohë të regjistrimeve të punonjësve , dhe
- konfirmimi i përshtatshmërisë kur punonjësit shkojnë për t'u kujdesur.
- Si do të shkëmbehet informacioni me transportuesit? Dhe, kush do të jetë përgjegjës për këtë ndërveprim? Integrimi i sistemit të teknologjisë së informacionit të HR duhet të gjykohet jo vetëm nga numri i transportuesve me të cilët softueri ka marrëdhënie, por nga lloji i lidhjes që ajo mundëson. Sigurimi i ndërveprimit të suksesshëm me transportuesit përmes një programi për menaxhimin e përfitimeve kërkon shumë hapa, duke përfshirë:
- mbledhja e regjistrimit fillestar të të dhënave të zbatimit;
vendosjen e integrimit fillestar për shkëmbimin e vazhdueshëm të informacionit;
- bashkërendimi i përditshëm ose javor i të dhënave për të siguruar që të dhënat të pranohen dhe të zbatohen me saktësi;
-vizimi i përditësimeve të vazhdueshme;
- sigurimi i kushteve të transportuesit për regjistrim janë duke u përmbushur në përputhje me rregullatorët; dhe
-forcimi i një marrëdhënie proaktive me secilin operator për të përmirësuar marrëdhëniet e shkëmbimit të të dhënave.
Njohja e kush është përgjegjës për secilën detyrë është thelbësore për të kuptuar plotësisht një ofertë produkti. Çdo ofrues i softuerit do të ofrojë një nivel të ndryshëm të integrimit në sigurimin e disa, të gjitha, të detyrave të përshkruara më sipër. HR duhet të shikojë për të punuar me shitësit që tregojnë marrëdhënie të forta, të vazhdueshme dhe të pandërprerë me transportuesit e përzgjedhur të kompanisë.
Shumë ofrues të mundësojnë transmetimin e një skedari të përgjithshëm ANSI 834, i cili mund ose nuk mund të pranohet nga transportuesi, një faktor i ndikuar shpesh nga madhësia e grupit. Menaxherët duhet të kërkojnë ofruesit që ofrojnë transferta të pastra dhe të vlefshme (duke siguruar të drejtën e transaksionit), të përshtatur për nevojat e secilit bartës për të shmangur çështjet. Ata gjithashtu duhet të shikojnë për ofruesit që kanë një departament dedikuar EDI (Electronic Data Interchange) për të bashkëvepruar me gjuhën e vet të transferimit të bartësit.
- Çfarë niveli i shërbimit të klientit ofrohet? A ka ndonjë pagesë shtesë për shërbimin? HR duhet të përcaktojë nivelin e qasjes në ndihmë që ofrohet dhe çfarë përbën shërbimin e klientit - ndihmë në internet nëpërmjet një baze të dhënash, chat në internet, mbështetje me email, biseda me një person të gjallë ose një kombinim i tyre. Duke pasur parasysh ndjeshmërinë e përfitimeve dhe informatave të tjera të burimeve njerëzore, drejtuesit duhet të presin një përgjigje ndaj pyetjeve brenda 24 orëve nga një kontakt i drejtpërdrejtë që mund të ndihmojë.
- Cila është kostoja e sistemit të teknologjisë informative të BNj dhe e tejkalon përfitimet? HR duhet të vlerësojë koston e plotë të sistemit të teknologjisë së informacionit të BNj, duke përfshirë të gjitha pagesat vjetore, mujore dhe një herë, së bashku me përfitimet e ofruara. Një sistem pak më i shtrenjtë mund të paguajë më shumë për dallimin me karakteristikat që u mundësojnë punonjësve të mbajnë shënimet e tyre dhe të ofrojnë lehtësi më të madhe, kursime kohe dhe saktësi. Këta faktorë duhet të merren parasysh dhe të peshohen në zgjedhjen e një sistemi të teknologjisë informative të HR.
Nevoja për sistemet e teknologjisë së informacionit të HR është në rritje. Me stafin e burimeve njerëzore që gjen një sërë opsionesh në sistemet e teknologjisë informative të HR, është gjithnjë e më e rëndësishme të analizohen dhe të peshohen të gjitha opsionet në dispozicion.
Zgjedhja e një sistemi të teknologjisë së informacionit të HR duhet të shihet si një investim që do të rritet me nevojat e departamentit dhe kompanisë . Këto pyetje do t'ju çojnë në sistemin e duhur të teknologjisë së informacionit të HR për kompaninë tuaj.