Përdorni lehtësimin për të bërë takime më produktive
Roli kryesor i një lehtësuesi është shtimi i vlerës në një sesion planifikimi grupor ose takimi duke mbajtur grupin në detyrë dhe duke lëvizur së bashku në të njëjtën drejtim.
Faktori gjithashtu siguron që secili anëtar i grupit të marrë pjesë në takim.
Lehtësimi i Grupit
Lehtësimi i grupeve ose ekipeve sigurohet nga punonjësit e brendshëm ose konsulentët e jashtëm, të cilët janë të aftë në:
- Duke paraqitur përmbajtje dhe informacion,
- Hartimi dhe formulimi i një procesi që ndihmon një grup të arrijë objektivat e tij,
- Sigurimi i një strukture të përshtatshme për një takim , trajnim, sesion të ndërtimit të ekipit ose ndonjë ngjarje tjetër pune, në mënyrë që misioni i grupit të realizohet në seancë,
- Nxitja e përgjegjësisë së përbashkët për rezultatin e takimit dhe
- Duke nxjerrë nga pjesëmarrësit përgjigjet për pyetjet dhe zgjidhjet e problemeve.
Lehtësim Individual
Kur individët marrin pjesë në proces, zakonisht bëhet fjalë për shkak se dy ose më shumë punonjës po përjetojnë konflikte , mosmarrëveshje, nevojë për vendosjen e qëllimeve të përbashkëta , ose ka nevojë për të paraqitur një projekt, proces ose përvojë. Një lehtësues i aftë mund të sigurojë strukturën, përmbajtjen dhe procesin e nevojshëm nga punonjësit individualë për të arritur një zgjidhje reciprokisht të kënaqshme për çështjet e tyre.
Karakteristikat e individëve të cilët ofrojnë lehtësim
Lehtësimi është një aftësi e mësuar që vjen më natyrshëm tek individët të cilët demonstrojnë karakteristika të tilla si:
- Aftësi të forta udhëheqëse në grup,
- Njohja e thellë e proceseve dhe strukturave të grupit,
- Njohuri mbi dinamikën grupore dhe ndërpersonale dhe një kuptim të komunikimit verbal dhe joverbal ,
- Aftësia për të paraqitur në mënyrë kreative trajnimin dhe përmbajtjen e ndërtimit të ekipit në një mënyrë që inkurajon pjesëmarrjen e pjesëmarrësve në seancë,
- Empatia për njerëzit dhe situatat e tyre,
- Aftësi të fuqishme të dëgjimit dhe të komunikimit, dhe
- Aftësia për të strukturuar ndërhyrjet dhe ngjarjet në grup për të prodhuar rezultatet e dëshiruara për grupin.
Nën udhëheqjen e një lehtësuesi të kualifikuar, takimet, sesionet e ndërtimit të ekipeve dhe klasat e trajnimit mund të arrijnë rezultate të mundura pa një udhëheqës. Kjo sepse pjesëmarrësit e ekipit në një grup shpesh nuk kanë aftësi, leje dhe mbështetje të nevojshme për të lehtësuar në mënyrë efektive proceset e tyre të punës.
Shmangia e bisedave konkurruese në mbledhje
Shpesh është e vështirë të kesh marrëdhënie pune efektive me njerëzit në punë. Kjo është ajo ku lehtësimi vjen në dobi. Lehtësimi efektiv i grupeve në takime menaxhon ndërveprimin e njerëzve të vështirë që mbajnë biseda konkurruese.
Bisedat jashtë teme midis dy ose më shumë anëtarëve të mbledhjes harxhojnë kohë, pengojnë përparimin në grup dhe kufizojnë kontributet e individëve në ekip si tërësi. Përveç kësaj, bisedat konkurruese në disa grupe të vogla, madje edhe kur janë në temë, i privojnë anëtarët e ekipit të njohurive që anëtarët e ekipit po diskutojnë.
Kjo përfundimisht rezulton në ide të kufizuara të prodhuara në takime.
Nëse jeni udhëheqësi i takimeve, një menaxher ose një anëtar i grupit, ju mund të përdorni idetë e mëposhtme për të sjellë grupin përsëri së bashku kur anëtarët e grupit mbajnë më shumë se një diskutim në të njëjtën kohë.
Menaxhimi i Bisedave Konkurruese
- Përdorni komunikimin joverbal: Shikoni vazhdimisht pjesëmarrësit për një çast. Ngrini vetullat tuaja duke shikuar, ose lundroni pjesëmarrësit. Ndaloni personin që ka dysheme për një minutë, ndërsa pjesëmarrësit e tjerë i bashkohen grupit. Mos kini frikë ta bëni këtë - kjo është pjesë e punës së një menaxher apo udhëheqësi të ekipit për të kontrolluar takimet.
- Bëni një pyetje: Thirrni një nga anëtarët e grupit që marrin pjesë në bisedën konkurruese. Me një përmbledhje të shkurtër të diskutimit që ndodh në mbledhjen në tërësi, kërkoni mendimin e tij / saj. Kërkojuni atij që të ndajnë idetë e tyre me pjesën tjetër të njerëzve në takim .
Thuaj: "Unë besoj se të gjithë do të jemi të interesuar për mendimet tuaja për këtë çështje, Kerry." Kjo mund të jetë pak e pakëndshme për ju, por shërben për dy qëllime: Ai sjell bisedën anësore në bisedën kryesore dhe i lejon të gjithë të dinë se sjellja nuk është e lejueshme.
- Ndërhyni gojarisht: Kërkoni drejtpërdrejt anëtarët e grupit që marrin pjesë në bisedën konkurruese për t'u ribashkuar me diskutimin në grup, pa përdorur sarkazëm ose zemërim. Thuaj: "Kam frikë se mos kemi ide të mira kur të gjithë flasin menjëherë, e di që nuk mund të mbaj gjurmët e të gjitha këtyre mendimeve". Në përgjithësi, është më mirë ta përdorni këtë taktikë si një përpjekje e dytë ose e tretë për të tërhequr njerëzit. Është e drejtpërdrejtë dhe shumë efektive, por mund të vë në siklet anëtarët e ekipit.
- Themelimi i një sinjali grupor: Sinjali i grupit i kujton pjesëmarrësve të mbajnë një diskutim në një kohë. Një sinjal që punon në mënyrë efektive është të bëjë një kohë jo-verbale me shenjën e ndjekur duke mbajtur një gisht tregues për të treguar një takim. Nëse ka një marrëdhënie të mirë mes anëtarëve të ekipit, një shaka mund të jetë gjithashtu një mjet efektiv. Provoni diçka si, "Hej, John dhe Jane, mos u përpjekur për të planifikuar marrjen tuaj të botës dhe të ktheheni në takim".
Një Fjalë Përfundimtare Për Konkurrencën në Takimet
Njerëzit kalojnë një pjesë të mirë të javës së punës që ndjekin mbledhjet e biznesit. Është përgjegjësia juaj si menaxher ose udhëheqës i takimeve për t'u siguruar që punonjësit po e përdorin mirë kohën e tyre. Menaxhimi efektiv i takimeve ruan kohën e tyre dhe duke kontrolluar bisedat anësore ju mund të siguroni që takimi të mbetet në temë dhe të prodhojë punë cilësore.