Pyetjet për Efikasitetin e Ndihmës, Ekspozimin e Kompetencës dhe Raportin e Ndërtimit
Komunikimi efektiv kërkon që të gjithë komponentët e një komunikimi të jenë të përkryer për "kuptimin e përbashkët", përkufizimin tim të preferuar të komunikimit. Është me rëndësi të veçantë kur bëhen pyetje dhe përgjigje.
Komponentët në komunikim
Ka pesë komponentë për çdo komunikim dhe një i gjashtë që është mjedisi i përgjithshëm i vendit të punës në të cilin zhvillohet komunikimi. Komponentët e komunikimit janë:
- Individi që dërgon mesazhin. Dërguesi duhet të paraqesë mesazhin në mënyrë të qartë dhe me detaje të mjaftueshme në mënyrë që marrësi të ketë kuptim me dërguesin.
- Konteksti për mesazhin. Konteksti është se si mesazhi është dërguar nga dërguesi i mesazhit. Konteksti përfshin komunikimin joverbal siç janë gjestet, gjuha e trupit, shprehjet e fytyrës dhe elemente të tilla si toni i zërit. Shumica e kontekstit për një mesazh është i disponueshëm vetëm kur marrësi mund të shikojë dhe të dëgjojë dërguesin e mesazhit. Emoticons Email dhe IM, për shembull, janë një zëvendësim i dobët, ashtu si dërguesi i formulon ato pa hyrje nga marrësi.
Një pjesë tjetër e kontekstit janë emocionet që përfshihen në rrethin e komunikimit. Është dërguesi i zemëruar? A është pranuesi indiferent ndaj përmbajtjes së komunikimit apo mosbesimit të dërguesit? Emocionet normale të njeriut ndikojnë në ndarjen e një mesazhi.
- Personi që merr mesazhin. Marrësi duhet të dëgjojë me kujdes dhe me vëmendje, të bëjë pyetje për qartësi dhe të parafrazoj për të konstatuar se marrësi ndan domethënien me dërguesin. Nëse marrësi i beson dërguesit, shanset për rritjen efikase të komunikimit.
- Metoda e shpërndarjes që zgjidhni. Metoda e shpërndarjes duhet të zgjidhet bazuar në mesazhin më efektiv për të përcjellë kuptimin e mesazhit. Meqenëse metodat e komunikimit janë kaq të ndryshme që nga agimi i kompjuterave dhe pajisjeve mobile, vendimet për metodën e shpërndarjes janë bërë më komplekse. Metoda e shpërndarjes duhet të përputhet me nevojat e komunikimit të dërguesit dhe marrësit.
Metodat e komunikimit përfshijnë komunikimin verbal, mesazhet e menjëhershme (IM), postën elektronike, letrat, shenjat, posterët, videot, screenshotet, telefonat, shënimet, format, dokumentet me shkrim dhe më shumë. Këto metoda do të vazhdojnë të zgjerohen dhe pritjet e punonjësve për komunikim të menjëhershëm për gjithçka që kanë të bëjnë me punën e tyre do të vazhdojnë të rriten.
Komunikimi personal ka rritur rëndësinë sidomos për informacionin organizativ që mund të kërkojë ndryshime, të sigurojë njohjen e punonjësve ose të lejojë pyetje në vend. Komunikimi në person favorizohet gjithashtu sepse punonjësit kanë qasje në komponentën, kontekstin.
- Përmbajtja e mesazhit. Përmbajtja e mesazhit duhet të jetë e qartë dhe të prezantohet dhe të përshkruhet në detaje të mjaftueshme për të siguruar mirëkuptim nga marrësi. Nëse përmbajtja e mesazhit resonon dhe lidhet, në disa nivele, me besimet e marra tashmë të pranuesit, është më efektive.
Si Pyetja e Pyetjeve të Mija rrit komunikimin
James O. Pyle dhe Maryann Karinch shtojnë sa vijon për të ndihmuar komunikimin efektiv.
Nga burimet njerëzore në shërbimin ndaj klientit, pyetjet e këqija ndotin pothuajse çdo vend pune. Pyetjet e këqija shpesh japin përgjigje të paplota ose mashtruese dhe mund të dëmtojnë raportin. Nga ana tjetër, pyetjet e mira janë një mjet i vlefshëm për efikasitetin, kompetencën dhe ndërtimin e raporteve.
Ekzistojnë gjashtë lloje të pyetjeve të mira: të drejtpërdrejta, të kontrolluara, të përsëritura, të vazhdueshme, përmbledhëse dhe jo të përshtatshme. Për t'i përshkruar ato shkurtimisht:
- Direkt: Ju bëni një pyetje të thjeshtë me një pyetje themelore.
- Kontrolli: Ju e dini tashmë përgjigjen kur e kërkoni. Është një mënyrë për të gjetur nëse personi është i gënjyer, i painformuar dhe / ose nuk i kushton vëmendje.
- Përsëriteni: Ju bëni dy pyetje të ndryshme që janë pas të njëjtit informacion.
- Persistent: Ju bëni të njëjtën pyetje në mënyra të ndryshme për të eksploruar të gjitha aspektet e informacionit të dëshiruar.
- Përmbledhje: Ju bëni një pyetje që ka për qëllim të lejojë burimin një mundësi për të rishikuar përgjigjen.
- Jo-përkatëse: Nuk ka të bëjë me temën që dëshironi të dini, por është një person që ndoshta nuk do të gënjejë; ai shërben për të parë atë që e vërteta "duket" dhe për të gjetur personin që të hapet tek ju. Ajo gjithashtu mund të lidhet në kontekstin e shkëmbimit të pyetjeve.
Detaje rreth 6 Llojeve të Pyetjeve të Mira
i drejtpërdrejtë
Pyetjet e drejtpërdrejta janë më të mirat: Një pyetje, një folje dhe një emër ose përemër.
- Kush je ti?
- Çfarë ndodhi në parti?
- Kur erdhët në zyrë?
- Ku janë çelësat e makinës?
- Pse e latë takimin herët?
- Sa keni paguar për atë iPad?
kontroll
Kur thoni, "Unë nuk po bëj një pyetje të drejtpërdrejtë?" Kur e kontrolloni vërtetësinë apo saktësinë e një përgjigjeje, atëherë përdorni një pyetje kontrolli dhe kërkoni konsistencë.
Pyetjet e Kontrollit janë pyetje të qëllimshme që ju e dini përgjigjen në mënyrë që ata nuk janë në lidhje me zbulimin e informacionit. Ato kanë të bëjnë me zbulimin e sjelljes, modelet e të folurit dhe nivelin e vërtetësisë apo saktësisë. Ndoshta është diçka për të cilën më parë biseduat me personin.
Nëse e dini që dikush në ekipin tuaj të burimeve njerëzore e ka larguar një punonjës, sepse punonjësi ka dërguar një email për të ankuar për personin, mund të kërkoni një pyetje kontrolli si: "Si e bëri atë në shqyrtimin e performancës me Pamela sot?" Ju tashmë keni Informacioni; ju vetëm doni të gjeni se si personi juaj HR përgjigjet pyetjes.
përsëritje
Ju dëshironi të vini në të njëjtin informacion në dy mënyra të ndryshme. Për shembull, nëse pyetni: "Sa njerëz janë në forcën e shitjes?" Personi me të cilin po flisni mund të përgjigjet: "Ka 22 në fushë." Më vonë, kur po flisni me të për diçka të ndryshme - për shembull, zonat ku kompania ka një terren, mund të pyesni: "Sa rajonesh shitjeje keni?"
Ai mund të përgjigjet, "22", e cila është një mënyrë për të konfirmuar numrin e personelit në forcën e shitjes. Kjo nuk është një provë absolute, por ajo jep vlerë dhe besueshmëri për atë që tha më parë. Ato janë dy pyetje të ndryshme që kontrollojnë ndërsisht informacionin e dhënë.
Gjatë përdorimit të pyetjeve të përsëritura, mund të zbuloni mospërputhje. Nëse burimi juaj në këtë shembull përgjigjet se ka 28 rajone të shitjes, ju do të dëshironi disa sqarime. Ndoshta ka një arsye krejtësisht të mirë - forca e shitjes normalisht ka një shtesë prej 28, por kohët e fundit ka patur kaq shumë qarkullim, se ato janë gjashtë shkurt - por përgjigja shkakton dyshime në faktin se ekziston një mospërputhje mes numrit e personelit dhe numri i territoreve të shitjes. Kjo mospërputhje duhet të çojë në pyetje të mëtejshme për të zgjidhur çështjen.
këmbëngulës
Në çdo shkëmbim në të cilin mund të jepet më shumë se një përgjigje për një pyetje, përdorni pyetje të vazhdueshme për të marrë një përgjigje të plotë. Si pyetjet e përsëritura, pyetjet e vazhdueshme janë gjithashtu të dobishme nëse dyshoni se personi nuk është i sinqertë.
"Ku keni shkuar në pushimet tuaja në Kaliforni?" Mund të nxjerrin përgjigjen, "Disneyland". Megjithëse është e mundur që Disneyland është i vetmi vend, është logjike të ndiqni këtë pyetje me, "Ku tjetër?"
Duke anashkaluar këtë pyetje të përsëritur dhe duke shkuar direkt në pyetjet rreth Disneyland do të thotë që ju mungon mundësia për të marrë një pasqyrë të plotë të udhëtimit në Kaliforni të mikut tuaj, përveç nëse informacioni ndodh që të rrjedh në një kohë tjetër.
përmbledhje
Pyetjet e përmbledhura nuk kanë të bëjnë me përcaktimin e vërtetësisë, po aq sa i ushqejmë burimit atë që ajo e ka thënë kështu që ajo ka mundësinë të mendojë, "A e kam thënë në fakt atë që kam ndërmend të them?"
Ju shesin makina të të gjitha llojeve, nga hatchbacks dy derë me modele luksoze të plotë. Një çift i ri vjen në sallën e ekspozitës dhe kërkon të provojë një nga modelet luksoze.
"Çfarë do të përdorni makinën për shumicën e kohës?" Ju pyesni.
"Lëvizja mbrapa dhe me radhë për të punuar. Ne punojmë në të njëjtën ndërtesë, "thotë ajo.
"Çfarë tjetër do të përdorni për makinën?"
"Udhëtime në fundjavë për të parë prindërit e mi. Stuff like that. "Ajo ndalon dhe shton," Ata jetojnë njëqind milje larg. "
"Pse mendoni se makina luksoze është zgjidhja më e mirë?"
Ata shkëmbejnë një shikim. Ai thotë, "Ne e pëlqejmë më mirë se të tjerët."
"Cila është ngjyra juaj e preferuar", pyeteni, duke shikuar drejt saj.
"Red".
"Më lejoni të shoh nëse kam këtë të drejtë, dëgjoj që ju thoni se doni një makinë të kuqe dhe të plotë në klasën e luksit. Sa e mirë përputhet ky përshkrim me atë që dëshironi?" (Ju e keni përshtatur pyetjen tuaj përmbledhëse me informacionin përkatës në këtë rast.)
Ata shkëmbejnë një shikim tjetër. Ai tha: "Mendojmë se ngjyra më e nënshtruar mund të jetë më e mirë."
"Po në lidhje me modelin luksoz, ju mendoni se është më e mira për ju?" (Përsëri, kjo është një mënyrë për të përmbledhur dhe verifikuar atë që keni dëgjuar, ju doni të kuptoni nëse janë aq të dashuruar me pamjen e shtrenjtë makina që ata nuk duan të marrin në konsideratë ndonjë gjë tjetër, ose nëse përgjigjja e parë ishte fshehja e një fakti të spikatur.)
"Babai im thotë se kjo është vetura më e sigurt në rrugë."
Përgjigja në pyetjen përmbledhëse ju thotë se ata, në fakt, mund të pëlqejnë, por jo për shkak të asaj se si duket. Ju lexoni mes linjave. Ata po fillojnë vetëm në jetën e tyre së bashku. Babai i saj i ka dërguar ndoshta në shitësin për të blerë "veturën më të sigurt në rrugë", të cilën ai do t'i ndihmojë t'i blejnë. Ju vendosni të vazhdoni me shitjen, duke e ditur se pagesa në paradhënie dhe aplikimi i kredisë ndoshta do t'ju japin pjesën tjetër të tregimit.
Disa njerëz nuk mund të jenë të kënaqur duke kërkuar një pyetje përmbledhëse si ato të përfshira në këtë takim të shitjeve, sepse ata nuk duan të duken me mendje të thjeshtë ose të pavëmendshëm. Nëse pyetni pikërisht në të njëjtën mënyrë që e keni pyetur herën e parë, atëherë ata mund të kenë një përfundim të vlefshëm.
Ju gjithashtu nuk dëshironi të bëni të njëjtën pyetje dy herë radhazi edhe nëse ndryshoni shprehjen. Duke vendosur një distancë në mes të herës së parë që parashtroni pyetjen dhe të dytën, dhe duke e riformuluar pyetjen pak, thjesht hasni si dikush që është me të vërtetë i interesuar në atë që personi tjetër ka për të thënë.
Non-përkatëse
Ju mund të zbuloni se personi që iu përgjigj pyetjeve tuaja duket i stresuar; një pyetje jo relevante mund të zbutte tensionin. Ose, ndoshta ju keni nevojë për kohë për të menduar ose për t'iu referuar shënimeve tuaja, kështu që përdorni pyetjen vetëm për t'ju blerë pak hapësirë dhe kohë.
Në pyetjen e pyetjeve të tilla si: "Çfarë projekti keni ndërmarrë në të kaluarën që dështoi?" Dhe "Si e keni provuar të ndreqni problemin?" Lehtë mund të bëni një kandidat të punës të ndjehet sikur ai është në mes të një marrje në pyetje të betejës .
Kandidati mund të thotë: "Unë u përpoqa ta trajtoj problemin duke mbledhur departamentin rreth një qëllimi të përbashkët - mënyrën se si të marr ekipin e vogël të djalit tim për t'u përqendruar në goditjen e topit".
Ju mund t'i jepni kandidatit një pushim duke pyetur, "Sa kohë keni stërvitur pak ligë?" Para se të riktheheni në diskutimin për vidhjet e tij dhe si ai u përpoq ta rregullonte atë.
Së fundi, këtu janë dy mënyra për të prishur pyetjet që fillojnë me të gjithë komponentët e nevojshëm dhe përfundojnë duke u pakësuar nga e mira .
- Shtimi i shumë kualifikuesve ose fjalëve dhe frazave të tjera që heqin nga pyetja. Për shembull, "Çfarë keni pasur për mëngjes në restorant ku stolitë counter vinyl janë plasaritur dhe të mbuluara me shirit kasetë?"
- Nuk është e zakonshme të presësh një përgjigje. Ju pyesni: "Cila është ushqimi juaj i preferuar?" Personi mendon për një moment dhe jo për t'iu përgjigjur menjëherë. Ju thërrasni në, "Mish viçi i pjekur?" Heshtja është një mjet efektiv në pyetje.
Mos e humbni zbulimin, informacionin, çon si rezultat i hapjes së gojës kur keni nevojë për të hapur veshët tuaj. Kujtoni rregullin e "dy veshëve, një gojë" për të marrë maksimumin nga pyetja.
Mjedisi dhe Komunikimi
Komponentët e mësipërm të komunikimit promovojnë kuptimin e përbashkët kur veprojnë së bashku për të dhënë një mesazh në mënyrë efektive. Ambienti i punës në të cilin ndodhin këto komponentë gjithashtu ndikon në komunikimin dhe nëse komunikimi është marrë.
Kur ju bëni pyetje të vlefshme ju krijoni raport dhe frymëzoni besimin. Pyetjet përbëjnë një pjesë tjetër të bazës për komunikimin në vendin e punës që ndan domethënien
Në një ambient pune që thekson komunikimin e hapur, përfshirjen e punonjësve dhe qëllimet e përbashkëta, komunikimi më i shpeshtë dhe më efektiv. Por, pritshmëria për komunikim të rëndësishëm e vendos barin më të lartë në këto vende më të mira të punës. Pra, edhe në moralin e lartë , mjediset e punës të fokusuara tek punonjësit, punonjësit ankohen se nuk e dinë se çfarë po ndodh.
Për shkak të të gjithë komponentëve dhe mjedisit të përgjithshëm të një vendi të punës individual, komunikimi mbetet sfidues. Pyetjet e vjetra se kush duhet të dijë se çfarë dhe kur duhet ta dinë, nuk i përgjigjet plotësisht plotësisht vetëm sa i përket kënaqësisë së dikujt.
Ankesat e punonjësve për shumë informata, informata jo të mjaftueshme dhe madje, mbingarkesa e informacionit, do të vazhdojnë të rezonojnë në vendet e punës. Ju kurrë nuk do të kuroni problemin e komunikimit, por, me përkushtim dhe mendim, mund të rrisni efektivitetin e komunikimit tuaj ndërpersonal dhe komunikimit në vendin tuaj të punës .
Më shumë në lidhje me komunikimin efektiv të vendit të punës