Shpenzimet mund të përfshijnë strehimin, rimbursimin e kilometrazhit të automjeteve personale , fluturimet, transportin tokësor, këshilla për pritje, ushqim, këshilla për kamarierë, shërbim në dhomë dhe shpenzime të tjera të rastësishme që një punonjës mund të përjetojë gjatë rrugës.
Shpenzimet që një organizatë do të rimbursojë gjenden në politikën e udhëtimit të biznesit të kompanisë. Bëhuni të njohur me politikën e kompanisë suaj, sepse shpenzimet e ndryshme si pastrimi i thatë dhe anëtarësimi në palestër mund të mbulohen në udhëtime të zgjatura.
Argëtimi i klientëve në konferenca, në thirrjet e shitjeve dhe në vizitat në terren është një tjetër shpenzim i rimbursueshëm, por di politikat e kompanisë suaj në mënyrë që të mos kaloni kufijtë që vendosen në shpenzimet e argëtimit.
Në mënyrë tipike, organizatat paguajnë shpenzimet e udhëtimit të punonjësve në këto tri mënyra.
- Kartat e kreditit të kompanisë u lëshohen punonjësve të cilët duhet të udhëtojnë shpesh për biznes. Punonjësit mund të ngarkojnë shumicën e shpenzimeve që kanë në një udhëtim biznesi në kartën e kreditit të kompanisë. Për rimbursimin e incidentals të tilla si këshilla dhe ushqim të shpejtë, punonjësit do të duhet të plotësoni një raport të shpenzimeve .
Kartat e tarifave janë të përshtatshme për punonjësit pasi që nuk duhet të dalin para për të paguar shpenzimet e biznesit para rimbursimit. Bëhuni i ditur në lidhje me politikat e kompanisë suaj, megjithatë; ju mund të keni ende nevojë të bëni pranimin dhe dokumentacionin tjetër mbështetës.
- Paratë e gatshme: Organizatat pa kartelat e kreditit të kompanisë punonjëse kërkojnë që punonjësit të plotësojnë një raport rimbursimi për shpenzimet për çdo shpenzim ndërsa punonjësi është në rrugë. Ata zakonisht kërkojnë pranime dhe disa nivele të justifikimit për çdo shpenzim.
Vetëm rrallë një organizatë do t'u kërkojë punonjësve të paguajnë për sendet e mëdha të biletave, si pijet ajrore dhe të kërkojnë rimbursim më vonë. Një urdhër për blerjen e kompanisë ose kartën e kreditit të kompanisë paguajnë për shpenzime të mëdha përpara. Por punonjësve shpesh kërkohet të paguajnë xhepin e parave të gatshme për shpenzimet e udhëtimit ditor, të cilat më vonë rimbursohen.
- Per diem: Një ditë është një pagesë ditore e një shume të caktuar parash që i jepet një punonjësi për të mbuluar të gjitha shpenzimet. Punonjësi është përgjegjës për bërjen e zgjedhjeve të shpenzimeve të udhëtimit të shëndoshë brenda parametrave të shumës së parave që ai ose ajo i shpërndahet çdo ditë.
Disa kompani paguajnë drejtpërsëdrejti për transport dhe strehim, por u japin punonjësve të udhëtimit një ditë për të gjitha shpenzimet e tjera duke përfshirë ushqimin dhe transportin tokësor. Punonjësit kanë qenë të njohur për të shpenzuar në shpenzimet për të mbajtur paratë shtesë nga dielli. Kompanitë në përgjithësi e lejojnë këtë.
Punonjësit që udhëtojnë për biznes këshillohen të qëndrojnë të azhurnuar në politikat e udhëtimit të kompanisë dhe shpenzimet e mbuluara për rimbursim. Shpenzimet që bien jashtë politikës në përgjithësi nuk rimbursohen ose mbulohen.
Pranimet kërkohen nga shumica e kompanive përveç atyre që paguajnë një ditë. Kompania juaj gjithashtu ka gjasa të ketë një formë që ata presin që punonjësit të përdorin për të kthyer në shpenzimet e udhëtimit.
Për të qëndruar në krye të shpenzimeve të rimbursueshme, punonjësve shpesh u jepet një afat kohor me të cilin ata duhet të paraqesin një raport shpenzimesh dhe të kthehen në faturat e aplikueshme. Departamenti i financave do të ketë udhëzime që e ndihmojnë atë të qëndrojë aktual.
nëse keni pyetje rreth asaj që përbën shpenzimet e duhura të udhëtimit në organizatën tuaj, kontrolloni me menaxherin tuaj dhe HR.
Ju nuk doni të shpenzoni paratë dhe merrni një surprizë më vonë.
Më shumë: 10 këshilla për të ulur koston e udhëtimit të biznesit A duhet të punojnë punonjësit dhoma?