Përgatitja juaj përcakton nëse do të arrini rezultatet e dëshiruara
Në kombinim me procesverbalin e mbledhjes , dokumentacioni që merr pjesëmarrësit pas një takimi, rendi i ditës është plani i takimit dhe ndjekja e raportuar për takimin paraprak.
Kur zhvilloni një axhendë për një takim që nuk është planifikuar rregullisht, hapat e mëposhtëm do t'ju ndihmojnë. Më vonë në këtë artikull, ju do të shihni një template të rendit të ditës për një takim të planifikuar rregullisht. Dy llojet e takimeve ndajnë artikuj të ngjashëm të rendit të ditës, por nuk janë saktësisht të njëjta.
Zhvillimi i një axhende takimi
Së pari, identifikoni nëse punonjësit e tjerë janë të nevojshëm për t'ju ndihmuar të planifikoni takimin. Pastaj, vendosni se çfarë shpresoni të bëni duke mbajtur takimin. Vendosni qëllime të realizueshme për takimin tuaj . Qëllimet që vendosni do të krijojnë kornizën për një plan takimi efektiv . Sigurohuni që nuk keni planifikuar më shumë se sa është e arritshme në kuadër të kohës së takimit tuaj.
Siç tha Stephen Covey në "Shtatë zakonet e njerëzve me efektshmëri të lartë", "Filloni me fund në mendje". Qëllimi juaj i takimit do të përcaktojë fokusin e takimit, axhendën e mbledhjes dhe pjesëmarrësit e takimit.
Ndërtimi i një axhende është duke bërë një plan për takimin.
Ju filloni me qëllimin ose qëllimin kryesor që po përpiqeni të arrini duke mbajtur takimin. Pasi të keni vendosur mbi qëllimin tuaj, ju duhet të përcaktoni nëse keni nevojë për ndihmën e punonjësve shtesë për të planifikuar axhendën tuaj. Nëse po, ftoni ata të bashkohen me ju në bërjen e agjendës tuaj të takimit zakonisht me email ose tekst në mënyrë që të mos krijoni nevojën për një takim shtesë.
Vendimet për të bërë si ju zhvilloni axhendën tuaj të takimeve
Pas përcaktimit të qëllimit tuaj të përgjithshëm, ju ose ekipi juaj duhet të merrni vendimet e mëposhtme. Përveç qëllimit ose qëllimit të takimit, secila nga këto pika shfaqet në axhendën e mbledhjes.
- Pjesëmarrësit e nevojshëm për takimin aktual,
- Sendet që kanë nevojë për diskutim ose veprim që do të çojnë në arritjen e qëllimit ose qëllimit,
- Shuma e kohës që ju parashikoni grupi do të ketë nevojë për diskutimin e secilit artikull,
- Një datë dhe kohë për takimin,
- Një vend i përshtatshëm, i cili do t'i mbajë të gjithë pjesëmarrësit të qetë, për takimin,
- Para punës për takimin. Kjo do të përfshijë çdo lexim, dokumentacion , të dhëna, minuta takimi nga një takim paraprak ose ndonjë përgatitje tjetër që do ta bëjë takimin tuaj të vërtetë të suksesshëm. Kjo përgatitje duhet t'i bashkëngjitet njoftimit dhe agjendës së takimit kur i shpërndani ato pjesëmarrësve të ftuar.
Përveç elementeve të mësipërme të vendimit, pikat e rendit të ditës të takimeve standarde duhet të përfshijnë:
- Rishikoni qëllimin, axhendën dhe rezultatet e pritshme të takimit dhe produktin.
- Shqyrtoni procesverbalin e takimit paraprak.
- Rishikoni përparimin e pjesëmarrësve në angazhimet dhe veprimet e bëra në takimin paraprak.
- Marrësi ose lideri i shënimeve duhet të shqyrtojë angazhimet e bëra nga pjesëmarrësit gjatë takimit aktual si një artikull final i rendit të ditës.
Vendosni se kush duhet të marrë pjesë për të përmbushur axhendën tuaj të takimeve
Pasi të keni vendosur që një takim të jetë i nevojshëm për të arritur qëllimin tuaj, ju duhet të zhvilloni listën e pjesëmarrësve.
Jo çdo punonjës mund ose duhet të marrë pjesë në çdo mbledhje, por ftimi i pjesëmarrësve të duhur do të rrisë gjasat për sukses.
Si të identifikoni pjesëmarrësit që nevojiten për të përmbushur axhendën tuaj të takimeve
Përcaktoni pjesëmarrësit tuaj ose një herë ose një seri takimesh të shkurtra ose për një takim të rregullt ose të vazhdueshëm duke i pyetur vetes pyetje të tilla si në vijim.
- Kush duhet ta zotërojë zgjidhjen që grupi zhvillon?
- Kush e zotëron procesin që po diskuton grupi?
- Kush duhet të dijë informacionin që shpërndan?
- Kush mund të sigurojë të dhëna dhe fakte për të udhëhequr vendimmarrjen?
- Kush ka përvojë ose ekspertizë për të ndarë me grupin?
- Kush duhet të mbështesë zbatimin e çdo zgjidhjeje apo detyre?
- Kush duhet të japë leje ose burime për të përmbushur rezultatin e takimit?
- Kush mund të kundërshtojë zbatimin e ndonjë zgjidhjeje apo drejtimi?
A keni nevojë për një axhendë takimi për takime të planifikuara rregullisht?
Jo çdo takim ka nevojë për një axhendë të zhvilluar me porosi. Shumica e punonjësve kanë takime të rregullta për departamentet ose grupet e tyre të punës. Ju gjithashtu keni ekipe dhe projekte në të cilat merrni pjesë.
Një projekt i vazhdueshëm mund të mos kërkojë një axhendë të zhvilluar rishtazi për çdo mbledhje, por ekipi juaj do të shërbehet mirë duke miratuar një qasje standarde në takimin tuaj.
Takimi i rregullt i punonjësve është i ndarë në tri segmente për të cilat secila ka renditje të rregullt të rendit të ditës: artikujt informues, artikujt e veprimit dhe planifikimin paraprak.
Komponentet e një Agjendë Takimi për Takimet e Rregulluara
Artikuj informative
Shkruani çdo artikull të rendit të ditës që është informative për çdo mbledhje. Për shembull, menaxher përditëson grupin në rezultatet e takimit të lartë të menaxhimit.
Artikujt e Veprimit
Vendos në rendin e ditës çdo artikull që prisni që grupi do të dëshirojë të rishikojë në çdo takim të planifikuar rregullisht. Për shembull, performancën në buxhet për periudhën kohore dhe identifikimin e kursimeve të kostos dhe përmirësimet e vazhdueshme që grupi planifikon të arrijë.
Planifikimi përpara
Vendos në rendin e ditës çdo artikull që grupi dëshiron të planifikojë ose të përgatitet paraprakisht. Për shembull, qëllimet afatshkurtra për muajin e ardhshëm ose nevoja për ndihmë bashkëpunëtore në detyrat e ardhshme.
Nëse i ndiqni këto udhëzime kur zhvilloni agjendën tuaj të mbledhjes, rritni probabilitetin që takimi juaj do të sjellë rezultate.
Agjenda e takimit të mostrës për një takim të planifikuar rregullisht
Përdorni këtë axhendë të mostrës për një takim të planifikuar rregullisht për të siguruar që takimi juaj të prodhojë rezultatet që kërkoni.
- Ngrohja dhe përshëndetjet. Konsideroni një akullthyes të shkurtër në varësi të asaj se sa shpesh grupi takohet.
- Rishikoni qëllimin, axhendën dhe rezultatet e pritshme të takimit dhe produktin.
- Shqyrtoni procesverbalin e takimit paraprak.
- Jepni informacionin përkatës të departamentit dhe kompanisë që ekipi ka nevojë.
- Shqyrtoni përparimin në çështjet e veprimit, planet e veprimit dhe angazhimet. Rishikimi i progresit të grupeve në qëllimet.
- Diskutoni dhe merrni vendime në lidhje me pikat e rendit të ditës për këtë mbledhje.
- Identifikoni hapat e ardhshëm.
- Identifikoni qëllimin, rezultatin dhe agjendën për takimin e ardhshëm.
- Në fund të takimit, marrësi i notës duhet të rishikojë angazhimet e bëra nga njerëzit gjatë takimit.
- Identifikoni çdo ndihmë të nevojshme nga njerëz që nuk janë në grup dhe caktoni pjesëmarrësit të bëjnë kontakt.
- Përcaktoni se cilët jashtë pjesëmarrësve takimi duhet të dinë se çfarë dhe të vendosin se si do të arrini komunikimin.
- Dërgoni minuta brenda 24 orëve nga takimi ose menjëherë nëse marrësi i notës i ka marrë shënimet në mënyrë elektronike (norma).
Më shumë në lidhje me mbajtjen e takimeve efektive