Udhëheqësit e takimeve janë çelësi për një takim të suksesshëm që arrin qëllimet e tij
Kush e udhëheq mbledhjen?
Udhëheqësi i takimit është kyç në marrjen e takimeve dhe ekipeve të suksesshme .
Punonjësi i cili shërben si udhëheqës i takimeve është shumë i rëndësishëm. Në disa takime, udhëheqësi është kreu i departamentit, udhëheqësi i ekipit ose personi i caktuar nga menaxhmenti i lartë për të udhëhequr një iniciativë. Këta punonjës u përzgjodhën në rolin e tyre udhëheqës për shkak të aftësive të tyre të perceptuara si menaxher apo udhëheqës.
Herë të tjera, një punonjës mund të dalë si udhëheqës natyrshëm. Këta udhëheqës janë punonjës që punonjësit e tjerë kërkojnë dhe respektojnë . Në raste të tjera, një ekip mund të vendosë të rrotullohet roli udhëheqës midis të gjithë anëtarëve. Kjo u lejon të gjithë anëtarëve të ekipit të vazhdojnë të zhvillojnë aftësitë e tyre si udhëheqës takimesh dhe në krijimin e takimeve të suksesshme, në përgjithësi.
Përgjegjësitë e udhëheqësit të takimit
Në vijim janë përgjegjësitë kryesore të një udhëheqësi takimesh.
- Përcakton qëllimin, detyrën ose qëllimin që duhet të arrihet. Kjo shpesh është detyrë ose pjesë e përshkrimit të punës së udhëheqësit.
- Vendos nëse takimi është metoda më e mirë e mundshme për arritjen e qëllimit ose qëllimit ose arritjen e rezultatit të dëshiruar. Përgjigjjuni pyetjes, A është e nevojshme një takim?
- Përcakton kush duhet të ndihmojë në planifikimin e takimit.
- Me një ekip apo si udhëheqës, vendos në rendin e ditës për takimin . (Në takimet e vazhdueshme, kjo detyrë realizohet në fund të takimit aktual.)
- Përcakton datën, kohën dhe vendndodhjen më shpesh duke përdorur një kalendar të përbashkët organizativ.
- Mbledh së bashku takimin e para pune si leximi, informacioni financiar, historia, takimet e mbledhjeve të ekipit të lidhur, etj.
- Fton pjesëmarrësit dhe shpërndan detyrat dhe punën paraprake duke lejuar sa më shumë kohë që të jetë e mundur, që pjesëmarrësit të vijnë të përgatitur në takim.
- Siguron që takimi ka një regjistrues ose marrës minutash për të dokumentuar procedurat dhe çdo angazhim, sende të veprimit ose vendime. Emëron një kohëmatës, kur është e nevojshme për mbajtjen e rregullt të një takimi.
- Mund të përdorë një akullthyes për të ngrohur pjesëmarrësit dhe për të krijuar një mjedis në të cilin pjesëmarrësit e takimit janë të kënaqur që komunikojnë me njëri-tjetrin dhe shkëmbejnë ide dhe informacione.
- Arri në fillim dhe udhëheq takimin duke e mbajtur atë në detyrë, në rrugën e duhur dhe duke përfshirë të gjithë pjesëmarrësit kështu që secili mendon se prania e tyre ishte thelbësore në takim. Kjo siguron pjesëmarrjen e tyre në takimin e radhës
- Ndizet mbledhja e kompanisë në mënyrë që pjesëmarrësit të mos ndihen të mërzitshëm dhe të mërzitur. Pavarësisht nëse përdorin akullthyes, humor, apo shembuj argëtimi, asnjë mbledhje nuk duhet të përfundojë pa qeshur.
- Siguron që hapat e ardhshëm dhe artikujt e veprimit të caktohen dhe trajtohen.
- Raporton mbledhjen dhe planifikon axhendën për takimin e radhës.
- Ndiqni me pjesëmarrësit në mes takimeve për të siguruar që artikujt e veprimit janë në rrugën e duhur dhe të ofrojnë ndihmë dhe / ose burime nëse vullnetari po përjeton probleme.
Rolet Shtesë të Udhëheqësit
Udhëheqësi i takimit merr këto përgjegjësi, por gjithashtu ka role në lidhje me komunikimin , raportimin dhe performancën e bashkëshortit .
Çdo anëtar i një skuadre ose takimi që është ndër funksional ka një detyrim për të mbajtur departamentin ose funksionin e tij / saj të informuar për aktivitetet dhe ecurinë e një takimi apo ekipi në vazhdim. Ata gjithashtu kanë përgjegjësinë për të kërkuar të dhëna nga bashkëpunëtorët që nuk janë në ekip apo në takim. Jo çdo punonjës mund të marrë pjesë në çdo mbledhje.
Udhëheqësi ka përgjegjësinë shtesë për mbajtjen e menaxherëve të lartë të përfshirë dhe informuar përmes komunikimit dhe reagimeve efektive.
Ndërtimi i pronësisë nga punonjësit jashtë ekipit ose takimi, sidomos drejtuesit e organizatës, siguron që ekipi ose takimi të jetë i suksesshëm në zhvillimin, implementimin dhe integrimin e zgjidhjeve ose ideve të tij.
Nëse një pjesëmarrës takimi po kryen efektivisht në takim, udhëheqësi ka përgjegjësinë për të korrigjuar sjelljen përmes teknikave efektive të liderit të takimit gjatë takimit dhe stërvitjes efektive jashtë takimit . Një pjesëmarrës takimi që monopolizon takimin me mendimet e tij apo kritikon anëtarët e tjerë për të tyre duhet të korrigjohet para se individi të sabotoj suksesin e mbledhjes.
Këto veprime janë të nevojshme derisa pjesëmarrësit e takimit të arrijnë një nivel të rehati dhe pjekurie që u lejon atyre të ndihmojnë udhëheqësin duke zymtë në vetvete si ngjarje joefektive shpalosen dhe anëtarët jofunksionale ndërpresin përparimin .
Një udhëheqës i takimit efektiv nuk garanton që një projekt ose një ekip të kryejë me sukses, por ai ose ajo është një faktor kyç që kontribuon në suksesin e projekteve, departamenteve, takimeve ose ekipeve.
Procesverbali i takimeve është një kontribues efektiv në mbledhjet e suksesshme kur procesverbalet shkruhen në mënyrë të përshtatshme dhe shpërndahen në kohën e duhur.