Si (dhe Pse) për të regjistruar procesverbalin e mbledhjes
Procesverbalet zakonisht përfshijnë:
- emrat e pjesëmarrësve,
- pikat e rendit të ditës të mbuluara ,
- vendimet e marra nga pjesëmarrësit,
- veprimet pasuese të zotuara nga pjesëmarrësit,
- datat e duhura për përfundimin e angazhimeve, dhe
- çdo ngjarje apo diskutime të tjera që ia vlen të dokumentohen për shqyrtim apo histori të ardhshme.
Procesverbalet e takimeve shembullore përqendrohen në vendimet e marra gjatë takimit dhe angazhimet e bëra nga pjesëmarrësit. Angazhimet shoqërohen me datat e duhur dhe çdo hollësi tjetër të nevojshme për një mirëkuptim të përbashkët duke takuar pjesëmarrësit.
Procesverbali i takimeve si një dokument historik
Si një dokument historik, ato janë gjithashtu të dobishme për dokumentimin e ideve apo diskutimeve kryesore që çuan në marrjen e një vendimi. Për shembull, duke iu përgjigjur pyetjeve më vonë kur një anëtar i ekipit thotë, "çfarë kemi qenë ndonjëherë duke menduar kur kemi zgjedhur këtë qëllim".
Mbledhjet efektive të mbledhjes paraqesin pesë alternativat që ekipi diskutoi dhe arsyeja kryesore përse njëri u përzgjodh përgjatë rrugëve të tjera të disponueshme.
Procesverbali efektiv i takimeve për takimin tipik të biznesit nuk ka nevojë të regjistrojë çdo diskutim.
Ata gjithashtu nuk kanë nevojë për të, dhe nuk duhet të shtetit, i cili tha atë. As nuk duhet të dokumentojnë atë që çdo pjesëmarrës thotë në detaje. Në shembullin e dhënë, një mbajtës i notës efektive përmbledh diskutimin në vend që të shkruajë çdo fjalë.
(Njohni se ky rregull është i ndryshëm për llojet e tjera të takimeve në situata të tilla si veprimi ligjor, seancat gjyqësore, etj.
Këto minuta kërkojnë një rekord të saktë të bisedës dhe deklaratave.) Por, takimi juaj tipik i punës nuk e bën.
Kur dhe si të ndani procesverbalin e mbledhjes
Në mënyrë ideale, minutat e mbledhjes shpërndahen për të takuar pjesëmarrësit në mënyrë elektronike në fund të takimit. Duke bërë këtë, pjesëmarrësit kanë njoftim të menjëhershëm për angazhimet dhe afatet e tyre. Nëse kjo nuk është e mundur (për shembull, mbajtësi i shënimeve dëshiron të pastrojë gabimet), mbajtësi i shënimeve duhet të shpërndajë procesverbalin e mbledhjes brenda 24 orëve nga takimi.
Minutat shërbejnë si një kujtesë për anëtarët e ekipit të angazhimeve të bëra gjatë takimit. Ato ndihmojnë pjesëmarrësit të transferojnë angazhimet e tyre të mbledhjes në kalendarët e tyre dhe të bëjnë lista. Ato shërbejnë si një kujtesë për çdo send që duhet të arrijë pjesëmarrësit para takimit tjetër.
(Kjo mund të eleminojë një nga problemet më të rëndësishme me takimet, në përgjithësi - dhënien e informacionit në takim në mënyrë që pjesëmarrësit të kalojnë takimin lexuar më shumë sesa bashkëveprimin.) Në fund të fundit, a nuk është ndërveprimi pika e një takimi? Për çdo gjë tjetër, ju keni mjete si email dhe Yammer.
Ju do të dëshironi të rishikoni minutat e takimit tuaj paraprak në fillim të takimit tjetër në mënyrë që njerëzit të mund t'i kontrollojnë ato për korrektësinë dhe hapat e ardhshëm.
Procesverbali i takimeve është një kontribues efektiv në mbledhjet e suksesshme kur procesverbalet shkruhen në mënyrë të përshtatshme dhe shpërndahen në kohën e duhur. Kjo është veçanërisht e vërtetë kur një ekip ka formuar norma të forta që mbështesin suksesin e saj të biznesit .
Si merren organizatat me mbajtjen e procesverbalit?
Kritik për suksesin e një takimi , mbajtësi i shënimeve ose regjistruesi dokumenton takimin për pjesëmarrësit, historinë dhe punonjësit të cilët duhet të dinë se çfarë ndodhi në takim. Pa minuta të plota takimi, perspektivat e takimit për sukses janë zvogëluar.
Punonjësi i cili merr procesverbalin e mbledhjes zakonisht është anëtar i ekipit dhe merr shënimet gjatë pjesëmarrjes në takim. Në takimet që kanë procedura, kërkesa ose kërkesa të lidhura me ligjin ose qeverinë, kërkesa për mbledhjet e bordeve të korporatave ose depozitimet, një person që nuk merr pjesë merr procesverbalin zyrtar dhe shpesh regjistron procedurat.
Punonjësi i cili regjistron procesverbalin duhet të ketë një veshin për detaje për të regjistruar me saktësi. Punonjësi duhet gjithashtu të multitaskojë në mënyrë efektive për të marrë pjesë në mbledhje gjatë regjistrimit të procesverbalit.
Në disa takime, i njëjti punonjës merr procesverbalin në çdo mbledhje. Në të tjerat, roli i marrësit minutë kalon nga punonjësi tek punonjësi. Ashtu si udhëheqja e takimit , roli i mbajtësit të shënimit ndërton udhëheqjen , komunikimin dhe aftësitë efektive të lidershipit.
Cilat janë kërkesat e një procesverbali takimi?
Kërkesat për regjistruesin ose marrësin e shënimeve përfshijnë:
- Shënoni me saktësi vendimet, angazhimet dhe pikat kryesore të diskutimit të bëra në një takim.
- Shënoni artikujt e veprimit që anëtarët e takimit u angazhuan për të bërë së bashku me datën e duhur që anëtarët angazhohen për të bërë. Artikujt e veprimit kanë një emër të bashkangjitur, por diskutimi i përgjithshëm nuk tregon se kush tha atë në mbledhjet informale të vendit të punës.
- Rishikoni vendimet kryesore dhe detyrat ose angazhimet vullnetare dhe artikujt e veprimit në fund të takimit, në mënyrë që pjesëmarrësit të mund të rishikojnë dhe të bien dakord për ngjarjet dhe angazhimet para se të largohen nga takimi.
- Udhëheqësi i takimit mund t'i kërkojë mbajtësit të shënimeve të mbledhin diskutimin periodikisht gjatë një takimi.
- Në një seri takimesh të vazhdueshme, marrësi merr një minutë për të shqyrtuar procesverbalin e mbledhjeve në fillim të takimit tjetër. Punonjësit që marrin pjesë mund të shtojnë ose korrigjojnë ndonjë gjë me të cilën ata nuk pajtohen me procesverbalin.
- Shpërndarja e një kopje të procesverbalit të mbledhjes brenda 24 orëve nga takimi ka qenë rekomandimi standard i udhëheqësve të takimeve për vite. Tani, megjithatë, regjistruesi me siguri mori minutat në një pajisje elektronike të tillë si një kompjuter portativ ose iPad. Pra, mbajtësi i shënimeve duhet të shpërndajë shënimet e mbledhjes pas një rishikimi të shpejtë të drejtshkrimit, gramatikës dhe qartësisë - shpesh në ose brenda disa minutave nga takimi.
Regjistruesi është një rol që një mbledhje duhet të ketë për të siguruar që rezultatet e një takimi të komunikohen dhe të veprohet nga pjesëmarrësit. Pa shënimet, pjesëmarrësit duhet të mbështeten në kujtesën e pjesëmarrësve të tjerë. Garantuar, ky nuk është një plan i mirë.
Dokumentacioni i marrjes së shënimeve të një takimi është i nevojshëm për suksesin e një takimi, ashtu si dokumentacioni është i nevojshëm për përmirësimin e performancës së punonjësve.