Si HR mund t'i përgjigjet nevojave të shërbimit të punonjësve në mënyrë më efektive
Njësia e Burimeve Njerëzore gjithashtu i mbështet ato përmes disa prej ngjarjeve më të rëndësishme dhe më të rëndësishme në jetën e tyre, duke përfshirë martesën, lindjen dhe luftën për një sëmundje serioze.
Por shumë shpesh, shërbimet administrative rutinë, të tilla si përgjigjja e të njëjtave pyetje pa pushim ose përfundimi i transaksioneve të thjeshta, konsumojnë pjesën më të madhe të kohës së BNJ.
Zvogëloni ngarkesën administrative të punës
Çelësi për të zvogëluar ngarkesën e punës administrative është trajnimi i punonjësve për t'u bërë më i vetë-mjaftueshëm dhe automatizimi i detyrave më të zakonshme. Kjo është ajo ku aplikimi i një qasjeje të menaxhimit të shërbimeve mund të ndihmojë. Menaxhimi i shërbimeve thjeshton shpërndarjen e shërbimeve administrative rutinë, duke i dhënë kohë të përqëndrohet në aktivitete me vlerë të lartë.
Organizata tipike e HR ka të ngjarë të ketë sisteme për menaxhimin e të dhënave të punonjësve dhe aktiviteteve të lidhura me pagesat. Megjithatë, ai ndoshta nuk ka një sistem të automatizuar për trajtimin e pyetjeve të punonjësve dhe përmbushjen e kërkesave.
Konsideroni se çfarë ndodh kur një punonjës merr një thirrje për detyrën e jurisë : shanset janë që kompania ende mbështetet në dokumentet fizike ose një varg emailesh për t'u marrë me kërkesën e punonjësit për kohën larg punës.
Për shkak se ndërveprimet e punonjësve zakonisht gjurmohen duke përdorur email dhe spreadsheets, kërkesat e punonjësve shpesh humbasin ose anashkalohen. Gabimet pastaj ndodhin, duke krijuar frustrime të mëtejshme dhe punë shtesë për HR.
Me email, nuk ka asnjë mënyrë të lehtë për të parë nëse një kërkesë është bllokuar ose për të identifikuar dhe eliminuar bllokimet e procesit.
Në mënyrë të ngjashme, është e vështirë të analizohen dhe t'u përgjigjen nevojave të punonjësve - për shembull, duke identifikuar informacionet e kërkuara shpesh dhe duke u siguruar që kjo është në dispozicion në internet.
Proceset administrative manuale pengojnë punonjësit dhe janë një ikje e madhe në ekipet e burimeve njerëzore. Një studim i kohëve të fundit tregon se punonjësit e burimeve njerëzore shpenzojnë një mesatare prej 12 orësh në javë duke trajtuar thirrjet e punonjësve rutinë dhe emailet.
Qasja e Menaxhimit të Shërbimit për të përmbushur nevojat e punonjësve
Qasja e menaxhimit të shërbimeve eliminon ato procese të lodhshme, me kohë. Nuk zëvendëson vetëm email-it transformon se si HR angazhohet me punonjësit.
Mendoni për menaxhimin e shërbimit si kombinim perfekt i asistentit administrativ dhe menaxherit të projektit. Ai i përgjigjet menjëherë kërkesave të punonjësve, përparon rastet, automatizon proceset e përsëritshme manuale dhe madje menaxhon aktivitete ndër-sektoriale komplekse, si p.sh. nëpunësin e punonjësve dhe jashtë bordit.
Menaxhimi i shërbimeve kurrë nuk harron apo bën gabime, gjithmonë ndjek njerëzit me qëllim që gjërat të bëhen dhe ju lejon të dini nëse ka ndonjë problem që nuk mund të zgjidhë. Gjithashtu, ju tregon se ku punonjësit tuaj shpenzojnë kohën e tyre - kështu që ju mund të optimizoni vendosjen e burimeve dhe të maksimizoni produktivitetin.
Menaxhimi i shërbimit nuk zëvendëson sistemin aktual të menaxhimit të kapitalit njerëzor-ajo integrohet me të dhe e plotëson atë, duke ju dhënë dukshmëri dhe kontroll të punës që ndoshta ju bëni më së shumti përmes emailit sot.
Gjithashtu parashikon të njëjtin nivel të dukshmërisë tek punonjësit. Ata mund të shohin statusin e pyetjeve të tyre, në vend që të ndjejnë se kërkesat e tyre u zhdukën në një vrimë të zezë menjëherë pas dorëzimit të tyre.
Sigurimi i punonjësve me aftësinë për të mbikëqyrur përparimin e kërkesave të tyre redukton në mënyrë të konsiderueshme numrin e emaileve të pasigurta të përcjelljes, thirrjeve telefonike dhe vizitave personale në BNj, duke ulur më tej ngarkesën administrative të punës së BNj.
Avantazhet e një qasjeje të Menaxhimit të Shërbimit
Menaxhimi i shërbimeve fillon me krijimin e një portali HR të bazuar në ueb ku punonjësit mund të gjejnë informacione për HR dhe të kërkojnë shërbime HR. Idealisht, punonjësit mund të kenë qasje në këtë portal në kompjuterët e tyre të punës, kompjuterët shtëpiak, laptopë dhe smartfonë e tyre dhe tableta.
Kjo u lejon atyre të marrin kontrollin e nevojave të tyre bazë të burimeve njerëzore, të tilla si përfitimet e regjistrimit ose përditësimet e ndryshimeve të statusit.
Punonjësit thjesht zgjedhin shërbimet aktuale që kanë nevojë nga një katalog i shërbimit ose kërkojnë informacion në bazën e njohurive të portalit.
Kur një punonjës paraqet një kërkesë nëpërmjet portalit, sistemi i menaxhimit të shërbimit automatikisht krijon një rast dhe e barin atë nëpërmjet procesit të plotë të përmbushjes. Kjo përfshin caktimin e rastit tek eksperti i duhur i Burimeve Njerëzore, automatikisht drejtimin e rastit nga personi në person, pasi që çdo hap plotësimi është përfunduar dhe duke ruajtur një histori të plotë të rasteve.
Ju gjithashtu mund ta zgjeroni këtë shërbim në departamente të tjera. Për shembull, sistemet e menaxhimit të shërbimit mund të krijojnë automatikisht llogari IT ose të kërkojnë hapësirë për zyre për punë të reja si pjesë e procesit të inboarding.
Sistemi i menaxhimit të shërbimit drejton proceset e shpërndarjes së shërbimit në fund të fundit dhe e di se si po kryejnë këto procese. Për shembull, mund t'ju tregojë automatikisht kur një rast është bllokuar kështu që ju mund të ndërmarrni veprime.
Gjithashtu gjeneron një gamë të gjerë të KPI-ve dhe metrikave të tjerë të procesit - siç është se sa mirë ekipi juaj i përgjigjet pyetjeve të punonjësve. Mund të analizojë gjithashtu llojet e pyetjeve bazë të njohurive, duke e bërë të lehtë identifikimin dhe plotësimin e ndonjë boshllëku përmbajtjeje.
përfundim
Profesionistët e HR zgjedhin të ndjekin një karrierë në HR sepse ata duan të ndihmojnë njerëzit, të mos kalojnë ditët e dorëzimit të dokumenteve, përditësimin e spreadsheeteve dhe përgjigjen ndaj emaileve. Shumë shpesh, kërkesat e zakonshme dhe grumbujt e dokumenteve ndërpresin atë punë, gjë që i frustron ata dhe punonjësit që po përpiqen të ndihmojnë.
HR është një ofrues shërbimi dhe mund të shikojë shembullin e ofruesit të shërbimit të tij, departamentin e IT. IT ka marrë rolin udhëheqës në përpjekjet e shumta të ndërmarrjes për të aplikuar një disiplinë të menaxhimit të shërbimit për të automatizuar paraqitjen dhe përmbushjen e kërkesave për ndihmë IT.
Automatizimi i këtyre detyrave i mundëson IT-së të përqëndrohet në punë më strategjike që mund të ndihmojë kompaninë të përmbushë qëllimet e saj më të gjera të biznesit dhe të demonstrojë më mirë vlerën e IT-së.
Qasja e menaxhimit të shërbimeve është çelësi për ngritjen e nivelit të burimeve njerëzore në profilin e tij për udhëheqësit e biznesit duke ofruar shërbime me cilësi më të lartë dhe rritjen e kënaqësisë së punonjësve, duke reduktuar njëkohësisht ngarkesën e tyre të punës. HR mund të kushtojë kohën dhe ekspertizën për aktivitetet më strategjike që e shtyjnë përpara biznesin e saj .