Krerët Up: Ligjet Federale dhe Ligjet Shtetërore mund të ndryshojnë
Këtu janë udhëzimet bazë për mbajtjen e të dhënave të HR. Mos harroni, megjithatë, që ligjet e shtetit mund të ndryshojnë nga këto udhëzime. Nëse ligjet e shtetit dhe ligjet federale janë në konflikt, mbani gjithmonë shënimet në bazë të cilësdo kërkesë është më e gjatë.
Është më mirë të mbash diçka për një kohë të gjatë sesa jo mjaft kohë.
Regjistrimi i punës: 1 vit
Ju duhet të ruani të gjitha ato CV, shënimet e intervistës, aplikacionet dhe postimet e punës, madje edhe një regjistër të kërkimeve tuaja përmes sistemit tuaj të ndjekjes së aplikantit për një vit pas vendimit për të bërë ofertë për punë. Pra, nëse intervistoni një aplikues, dhe i gjithë procesi zvarritet për tre muaj, nuk bëhet deri sa të merret vendimi përfundimtar i punësimit që ora të fillojë të troket.
Pse duhet ta bëni këtë? Nëse dikush ndonjëherë merr në pyetje vendimin tuaj të punësimit, do t'ju duhet të tregoni se nuk keni diskriminuar ilegalisht në asnjë mënyrë , formë apo formë. Ligje të tilla si Akti i Amerikanëve me Aftësi të Kufizuara , Titulli VII dhe shumë të tjerë kërkojnë që ju të tregoni se jeni në përputhje. Mbajtja e këtyre të dhënave ju ndihmon ta bëni këtë.
Dokumente të provave të drogës: 1 vit ose 5 vjet për punë të transportit
Nëse keni nevojë për testimin e drogës për para punësimit , është pjesë e procesverbalit të punësimit dhe ju duhet të mbani një kopje të rezultateve për një vit.
Nëse bëni teste shtesë të drogës, qoftë për shkak të një incidenti në punë ose si pjesë e një kontrolli të rastësishëm, ju gjithashtu duhet të mbani këto shënime për një vit. Megjithatë, nëse i nënshtroheni departamentit të rregulloreve të transportit, atëherë afati kohor minimal për regjistrimet e testeve të drogës është pesë vjet.
Payroll / Timecards, Etj .: 3 Vjet Minimal, 5 Vite Pas Përfundimit të Rekomanduar
Ligji kërkon që ju të mbani këto shënime për tre vjet, por paditë e kohëve të fundit nënkuptojnë se do të ishte më e mençur që ju t'i mbani më gjatë.
Ju dëshironi të mbani një rekord se sa është paguar secili punonjës dhe sa orë kanë punuar për tërë mandatin e tyre në kompaninë tuaj. Mbani shënimet tuaja për të paktën pesë vjet pas largimit të punonjësit, pavarësisht nga arsyeja.
Për punonjësit e liruar, natyrisht, ju nuk keni nevojë të mbani shënimet e kohës, pasi paga e tyre është e njëjtë pavarësisht nga numri i orëve të punës. Megjithatë, nëse ndonjëherë e keni keqligjuar një punonjës si të përjashtuar kur ajo duhet të ketë qenë jo e përjashtuar, këto orë pune të përpunuara mund t'ju udhëheqin për pagimin e borxhit jashtë orarit .
Sigurohuni që të përfshini se si kompania ka llogaritur pagën. Për shembull, duhet të gjurmosh nëse ishte rrogë e drejtë, paga plus komisioni, orët jashtë orarit, copëza, apo paga të rregullta për orë.
Ju duhet ta bëni këtë jo vetëm për paga dhe pyetje tatimore, por shumë vendime të tjera mbështeten në numrin e orëve të punës. Për shembull, kualifikimi për FMLA varet nga numri i orëve të punuara në një vit. Nëse keni një punonjës të liruar me kohë të pjesshme, mund të konsideroni që të kërkoni regjistrimin e kohës në mënyrë që të përcaktoni të drejtën e FMLA. Gjithashtu duhet të jeni në gjendje të dëshmoni se i keni paguar punëtorët tuaj për të gjitha orët që kanë punuar.
Formulari I-9: 3 vjet pas marrjes me qira, 1 vit pas përfundimit, cilado që të jetë më vonë.
Mbajeni punonjësin I-9 Formular, të ruajtur veças nga të dhënat tuaja të personelit, për tre vjet pasi të punësoni punonjësin dhe për një vit pas ndërprerjes së punës, cilado që të jetë më vonë.
Shëndeti / Përfitimet e Pensionit Informacione: 6 Vite
Ju duhet të mbani shënimet tuaja për planet tuaja për të gjitha përfitimet tuaja për një minimum prej gjashtë vjetësh. Gjykatat kanë konstatuar se nëse një punonjës ju padit, duke thënë se ai ose ajo meriton një pension më të lartë, për shembull, është përgjegjësia e punëdhënësit për të provuar se nuk kanë më shumë borxh, e jo përgjegjësia e punonjësit për të provuar se ata bëjnë. Mbani të gjitha ato përshkrime të Planit Përmbledhës.
Nëse keni ish punonjës që janë të ligjshëm për COBRA , duke zgjeruar përfitimet e tyre shëndetësore, ju gjithashtu duhet të mbani këto shënime për gjashtë vjet vetëm për të qenë të sigurt. Ligji nuk e specifikon mbajtjen, por pasi që kjo mund të zbatohet sipas Aktit të Sigurimit të të Ardhurave të Pensionit të Punonjësve (ERISA), ky ligj kërkon mbajtje për gjashtë vjet. Për të qenë në anën e sigurt, mos i hidhni ato rekorde.
Records FMLA: 3 Vite
Kur një punonjës kërkon FMLA , ju duhet ta mbani atë gjurmë letre, edhe nëse mohoni lejen. Sigurohuni që të mbani gjurmët e largimit të secilit punonjës - kur filloi dhe sa kohë është përdorur. Nëse punonjësi ka FMLA me ndërprerje, sigurohuni që të përcillni çdo leje dhe dokumentoni numrin e orëve të përdorura. Datat dhe numri i orëve duhet të dokumentohen. Mos harroni, leja me ndërprerje mund të përdoret për disa orë në ditë ose disa ditë në javë. Dokumentoni të gjitha dhe mbani ato shënime.
Mos harroni, kjo nuk është një listë gjithëpërfshirëse dhe zbatohet vetëm për statutet federale. Ju mund të jeni subjekt i ligjeve shtesë për mbajtjen e të dhënave, nëse, për shembull, jeni një kontraktor federal ose shteti juaj ka standarde të ndryshme. Kur jeni në dyshim, mos e hidhni atë.
Ju mund të përdorni burime shtesë për mbajtjen e të dhënave dhe raportimin e detyrueshëm në Shoqërinë e Menaxhimit të Burimeve Njerëzore (SHRM).
Mohim: Ju lutem vini re se informacioni i dhënë, megjithëse autoritar, nuk është i garantuar për saktësi dhe ligjshmëri. Faqja është lexuar nga një audiencë botërore dhe ligjet e punësimit dhe rregulloret ndryshojnë nga shteti në shtet dhe nga vendi në vend. Ju lutemi të kërkoni ndihmë ligjore ose ndihmë nga burime qeveritare shtetërore, federale ose ndërkombëtare, për të siguruar që interpretimi juaj ligjor dhe vendimet tuaja janë të sakta për vendndodhjen tuaj. Ky informacion është për udhëzime, ide dhe ndihmë.