Këto 10 Këshilla do t'i bëjnë punonjësit të vlerësojnë mbledhjet tuaja
Njerëzit janë të interesuar, por takimet më efektive nxisin vëmendjen e tyre me pyetje dhe përgjigje që nxisin mendime, audio-vizuale dhe pjesëmarrje. Këto këshilla sjellin sukses.
- Filloni takimet, prezantimet dhe sesionet e trajnimit me një akull-shkelës ose aktivitet të ngrohjes. Në një takim të madh ose në një takim të shkurtër, akullthyes mund të jetë një pyetje e vetme që i bën njerëzit të mendojnë dhe të bisedojnë me të afërmin e tyre. Si shembull, bëni një pyetje që i shkakton njerëzit të ngrenë duart. Gjatësia e shkelësit të akullit varet nga kohëzgjatja e takimit tuaj, prandaj planifikoni me mençuri.
- Diversifikoni metodat e prezantimit tuaj. Nëse çdo folës bisedon me audiencën, në formë leksioni, edhe krerët e interesuar afroheshin shpejt. Kërkojuni njerëzve të flasin në grupe të vogla.
Përdorni materiale audio-vizuale, të tilla si video, diapozitiva, dhe prezantime dhe fotografi në PowerPoint. Nëse jeni duke folur për një proces të ri pikture, tregoni punonjësit tuaj para dhe pas pjesëve të pikturuara. Kaloni nëpër sondazhet pozitive të klientëve dhe kartat e komenteve. - Ftoni folësit e ftuar për pjesëmarrje në audiencë dhe eksitim. Klientët tuaj kanë shumë për të thënë për fuqinë punëtore tuaj në lidhje me nevojat e tyre dhe kërkesat e cilësisë. Një organizatë e klientëve që partnerët me shoqata jofitimprurëse dhe bamirëse përbëjnë folësit e ftuar nga organizatat që marrin donacionet e tyre. Folësit e organizatave që punonjësit tuaj mbështetin financiarisht janë dinamit.
- Inkurajoni pyetjet për të nisur një dialog. Kërkojuni njerëzve të shkruajnë pyetjet e tyre përpara takimit dhe gjatë takimit. Lejo kohë për pyetje drejtuar çdo kryetari të komunitetit ndërsa shkon.
Nëse nuk mund t'i përgjigjeni menjëherë dhe saktë pyetjes, tregoni njerëzve që do të merrni me ta kur të keni përgjigjen e saktë. Nëse pyetjet tejkalojnë kohën, planifikoni një takim për temën.
- Një taktikë taktike shpesh e neglizhuar, por e rëndësishme dhe e suksesshme është t'i kërkosh çdo kryetari të përsërisë me zë të lartë çdo pyetje që ai ose ajo i kërkohet. Personi që bën pyetjen atëherë e di që oratori e ka kuptuar pyetjen. Njerëz të tjerë që marrin pjesë në mbledhje mund të dëgjojnë dhe ta njohin edhe pyetjen, jo vetëm të mendojnë pyetjen - ndoshta gabimisht - nga përgjigjja e folësit.
- Vendosni qëllimet për takimin tuaj periodik. Ju nuk mund të paraqisni çdo aspekt të biznesit të kompanisë në një takim një orësh. Pra, vendosni çështjet e rëndësishme, me kohë dhe shpenzoni kohën e takimit mbi ta. Merrni parasysh edhe interesat e shumicës së pjesëmarrësve.
Mos harroni, keni metoda të tjera për të komunikuar informacionin e kompanisë që përfshin programe të tilla si Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype për Biznes, Flowdock, email dhe IM. Komunikimi i informacionit strategjik të kompanisë nuk duhet të bëhet në një takim. - Formuloni me kujdes agjendën . Identifikoni nevojat dhe interesat e shumicës së pjesëmarrësve. Filloni me lajmin e mirë që do t'i bëjë të pranishmit të ndjehen mirë.
Ndryshoni rendin e folësve në rendin e ditës çdo muaj. Ju nuk dëshironi që njerëzit të jenë të lodhur nga ngjashmëria. Shpërndani artikujt e nevojshëm në të gjithë rendin e ditës në mënyrë që njerëzit të mos harmonizojnë fundin e takimit ose të mendojnë se artikujt përfundimtarë janë më pak të rëndësishëm. - Një artikull në Wall Street Journal, disa vite më parë, deklaroi se menaxherët amerikanë do të shpëtonin 80% të kohës që mbeteshin në mbledhje nëse ata bënin dy gjëra në mënyrë korrekte. E para ishte gjithmonë që të kishte një axhendë. E dyta ishte të fillonte në kohë dhe të përfundonte në kohë . Unë do të shtoj se ju duhet të lejoni çdo folës sasinë e kohës së nevojshme për të mbuluar temën e tyre. Mbajini ato në afatin e tyre kohor - bukur.
- Organizoni mjedisin fizik në mënyrë që njerëzit të jenë të vëmendshëm ndaj përmbajtjes së takimit. Askush nuk duhet të ulet prapa ose në anën e folësve tuaj. Sigurohuni që ka vende për të gjithë të pranishmit, dhe nëse kërkohet shënime, kërkohet edhe një sipërfaqe për të shkruar. Sigurohuni që pamjet janë të dukshme dhe se njerëzit mund të dëgjojnë. Mund t'ju duhet të përdorni një mikrofon. Ju mund të kaloni props ose mostra rreth dhomës për shikim.
- Kurrë mos e nënvlerësoni fuqinë e ushqimit në një takim. Ushqimi lehtëson atmosferën, ndihmon njerëzit të ndihen rehat, i ndihmon njerëzit të mbështesin nivelet pozitive të energjisë dhe të ndërtojnë shoqërinë e ekipit. Sigurohuni që t'i plotësoni nevojat e ndryshme të grupit tuaj me ushqimin që shërbeni. Si një shembull, ofroni fruta dhe kos, përveç donuts. Ofertoni qentë të nxehtë vegjetarianë dhe kosherë me franga të rregullta.
Çfarë ju nevojitet për një takim të suksesshëm:
- Mbajtja e altoparlantit ose tryeza
- mikrofon
- program
- Ndihma vizuale