Aftësitë e Menaxhimit Për Fillestar
Aftësitë themelore të menaxhimit
Ekzistojnë katër aftësi themelore të menaxhimit, të cilët duhet të zotohen të kenë ndonjë sukses në një punë menaxhimi .
Këto katër aftësi themelore janë të planifikojnë, organizojnë, drejtojnë dhe kontrollojnë dhe diskutohen më vete më hollësisht më poshtë.
plan
Planifikimi është hapi i parë dhe më i rëndësishëm në çdo detyrë të menaxhimit. Gjithashtu, është hapi më i papërfillshëm ose i lënë pas dore. Ndërsa shuma e planifikimit dhe detajeve të kërkuara do të ndryshojnë nga detyra në detyrë, për të kapërcyer këtë detyrë është që të ftojë fatkeqësi të sigurt me përjashtim të fatit të verbër. Kjo është ajo që na jep adhurimin e 6 P-së të planifikimit (ose 7 P-së varësisht se si llogaritet).
Megjithëse shumica e njerëzve e lidhin planin e planifikimit me planifikimin e përgjithshëm të biznesit, ka edhe nivele të ndryshme të planifikimit:
- Planifikim strategjik
- Planifikimi Taktik
- Planifikimi Operacional
Dhe ka lloje të ndryshme të planifikimit:
- Planifikimi i katastrofave
- Planifikimi i sukcesionit
- Planifikimi i Krizave
- Planifikimi i Kompensimit
organizoj
Një menaxher duhet të jetë në gjendje të organizojë ekipe, detyra dhe projekte në mënyrë që puna e ekipit të bëhet në mënyrën më efikase dhe më efektive.
Si menaxher fillestar, mund të organizoni një ekip të vogël pune ose një ekip projekti. Këto aftësi të njëjta do të kërkohen më vonë në karrierën tuaj, kur ju duhet të organizoni një departament ose një ndarje të re të kompanisë.
Është e qartë se ka shumë mbivendosje ndërmjet planifikimit të punës dhe organizimit të saj. Ku planifikimi fokusohet në atë se çfarë duhet bërë, organizata është më operacionale dhe është më e fokusuar në mënyrën se si të bëhet puna më e mirë.
Kur organizoni punën, ju duhet të:
- përcaktojnë rolet e nevojshme,
- caktojë detyrat për rolet,
- të përcaktojë burimin më të mirë (njerëzit ose pajisjet) për rolin,
- të marrë burimet dhe t'i ndajë ato në role , dhe
- caktojnë burime për rolet dhe delegojnë autoritetin dhe përgjegjësinë ndaj tyre.
Nëse ju keni qenë caktuar një ekip i vogël apo një projekt për të menaxhuar, menaxherët fillestar duhet gjithashtu të jenë në gjendje të organizojnë zyra dhe sisteme të të dhënave.
Ju nuk mund të jeni në gjendje të lëvizni fizikisht njerëzit për të marrë ekipin tuaj së bashku, por duhet ta konsideroni atë. Nga ana tjetër, mund të keni nevojë të lëvizni disa njerëz në një hapësirë të vogël dhe do t'ju duhet të organizoni gjëra në mënyrë që ekipi të mund të punojë me efikasitet në atë hapësirë. Më vonë në karrierën tuaj, mund të keni nevojë të organizoni një zyrë për të akomoduar ekipe nga disa departamente të ndryshme dhe nevojat e tyre specifike.
Ju gjithashtu duhet të jeni në gjendje të organizoni të gjitha sistemet që do të merren me të dhënat që ekipi juaj ka nevojë për të mbledhur ose shpërndarë. Këto ditë, ato ndoshta janë sisteme kompjuterike. Ju duhet të vendosni nëse, për shembull, ju duhet të krijoni faqe të përbashkëta të uebit në intranetin e kompanisë ose vetëm një dosje të përbashkët në serverin e skedarëve. Si do të organizoni sistemet në mënyrë që të gjithë ata që kanë nevojë për informacion kanë qasje në të (dhe se nuk është në dispozicion për ata që nuk duhet ta shohin atë, si konkurrentët tuaj)?
Nëse ekipi juaj ka nevojë apo prodhon diçka tjetër përveç informacionit, ju duhet të organizoni që ekipi juaj të marrë atë që u nevojitet, kur të kenë nevojë, dhe të mund të merrni te të tjerët atë që prodhon ekipi juaj në kohën e duhur.
Mos harro për organizimin e vetes. Ne do të shkojmë në këtë nivel më të lartë në nivelin 3 të Piramidës së Aftësive të Menaxhimit , por edhe si një menaxher fillestar duhet të jeni në gjendje të organizoni veten , kohën tuaj dhe hapësirën tuaj në mënyrë që të jeni më efektiv.
Më në fund, mbani mend, se është e rrallë e mjaftueshme për të organizuar gjërat një herë. Me ndryshime të vazhdueshme në burimet, qëllimet dhe faktorët e jashtëm zakonisht ju duhet të riorganizoni për t'u përshtatur për to.
i drejtpërdrejtë
Drejtimi është hapi i veprimit. Ju keni planifikuar dhe organizuar punën. Tani ju duhet të drejtojë ekipin tuaj për të marrë punën e bërë. Filloni duke siguruar që qëllimi është i qartë për të gjithë në ekip.
A e kuptojnë ata të gjithë se çfarë është qëllimi? A e dinë të gjithë ata se cili është roli i tyre në marrjen e ekipit drejt qëllimit? A kanë gjithçka që kanë nevojë (burime, autoritet, kohë, etj.) Për të bërë pjesën e tyre?
Tërhiqe, Mos Push
Ju do të jeni më efektiv në drejtimin e ekipit drejt qëllimit tuaj nëse ju tërheq (çoni) në vend që të shtyni (uluni dhe jepni porosi ). Ju doni të motivoni njerëzit në ekipin tuaj dhe t'i ndihmoni dhe t'i frymëzoni ato drejt qëllimeve të ekipit.
kontroll
Disa shkrimtarë përpiqen të "zbusin" këtë aftësi duke e quajtur atë "koordinim" ose kushte të ngjashme. Më pëlqen termi më i fortë, kontrolli, sepse është thelbësore që menaxheri të jetë në gjendje të kontrollojë aktivitetet e ekipit.
Në hapat e mësipërm, ju keni planifikuar punën, organizoni burimet për ta bërë atë të ndodhë në mënyrë më efikase dhe i drejtoi ekipit për të filluar punën. Në hapin e kontrollit, ju monitoroni punën që po kryeni. Ju e krahasoni progresin aktual me planin. Ju verifikoni se organizata po punon ashtu siç e keni projektuar.
Nëse gjithçka po shkon mirë, nuk ke nevojë të bësh asgjë, por të monitorosh. Megjithatë, kjo ndodh rrallë. Dikush sëmuret, sistemi i bazës së të dhënave zgjat më shumë se përsëritja, një konkurrent kyç bie çmimet e tyre, një zjarr shkatërron ndërtesën në vendin fqinj dhe duhet të evakuosh për disa ditë ose ndonjë faktor tjetër ndikon në planin tënd. Hapi i kontrollit tani dikton që ju duhet të ndërmarrni veprime për të minimizuar ndikimin dhe t'i sjellni gjërat përsëri në qëllimin e dëshiruar sa më shpejt që të jetë e mundur.
Shpesh kjo do të thotë të kthehesh në fazën e planifikimit dhe në rregullimin e planeve. Ndonjëherë kjo mund të kërkojë një ndryshim në organizatë. dhe ju do të duhet të rivendosni të gjithë drejt qëllimeve të reja dhe t'i frymëzoni ato. Pastaj, natyrisht, ju kontrolloni planin e ri dhe rregulloni nëse është e nevojshme. Ky cikël vazhdon derisa ta përfundoni detyrën.
Mjetet e Kontrollit të Menaxherëve
Në hapin e kontrollit, ju vendosni standardet për performancën dhe cilësinë dhe pastaj monitoroni për t'u siguruar që ato janë përmbushur. Ka shumë mjete të disponueshme, pasi ka gjëra që ju duhet për të monitoruar.
- Mjetet e caktimit - një numër mjetesh softuerësh ju lejojnë të futni orarin tuaj dhe pastaj përditësimin e progresit rregullisht. Programi do të nxjerrë në pah ndryshimet në orar në mënyrë që të identifikoni veprimet korrigjuese për të marrë.
- Kontrollet financiare - si menaxher, zakonisht do të keni një buxhet. Raportet nga Departamenti i Financave do t'ju njoftojnë se si shpenzimet tuaja (mbi njerëzit dhe burimet e tjera) përputhen me planin.
- Njerëzit kontrollojnë - ju duhet të siguroheni që të gjithë njerëzit në ekipin tuaj të performojnë siç është planifikuar. Nëse nuk janë, ju duhet të gjeni dhe rregulloni shkakun. A nuk e kuptojnë qëllimin? A nuk kanë ndonjë burim apo aftësi që kanë nevojë? A është detyra shumë e madhe për ta dhe duhet të modifikohet ose të caktohet në një burim tjetër? Puna juaj si menaxher do të thotë t'u jepni anëtarëve të ekipit tuaj reagime se si përmbushja e tyre i plotëson planin. Kur nuk ka, ju duhet të ndërmarrni veprime korrigjuese.