Megjithatë, rituali vjetor i punës u krahasua me një udhëtim për dentistin për të marrë një kanal rrënjor. Të dyja mund të jenë përshkrime të sakta.
Ashtu si përkujdesja për dhëmbët tuaj, arsyeja për të cilën vlerësimi vjetor i performancës përfundon duke u ndjerë si një kanal rrënjor, është për shkak të mungesës së mirëmbajtjes parandaluese.
Me një sasi të shëndetshme të planifikimit paraprak dhe kontrolleve të rregullta, shqyrtimi vjetor i performancës mund të jetë aq i dhimbshëm sa pastrimi i dhëmbëve vjetor. Këtu janë shtatë mënyra që një menaxher mund të përgatitet për një rishikim vjetor të performancës së punonjësve për ta bërë atë një diskutim produktiv dhe pa dhimbje:
1. Filloni me Pritjet dhe Qëllimet e Performancës
Përgatitja për një rishikim vjetor të performancës fillon me procesin e punësimit. Një postim pune i shkruar dhe përshkrimi i punës përshkruan qartë se çfarë pritet nga punonjësi dhe çfarë performancë të mirë duhet të duket.
Pritjet e performancës nuk duhet të marrin formën e një përshkrimi zyrtar të punës. Shihni si të shkruani pritshmëritë reale të performancës që bëjnë një ndryshim për një mënyrë më informale dhe efektive për të zhvilluar dhe komunikuar pritjet e performancës.
Vetëm të jetë i sigurt për të diskutuar këto pritjet dhe qëllimet me të punësuarit dhe të rishikojë ato në një bazë të rregullt. Gjërat mund të ndryshojnë, dhe kur të bëjnë, punonjësi nuk duhet të jetë i fundit që di.
2. Siguro feedback të rregullt gjatë gjithë vitit
Një pjesë e madhe e marrjes së shqyrtimit vjetor pa dhimbje është eliminimi i surprizave.
Punonjësit meritojnë dhe kanë nevojë për reagime pozitive dhe kritike në baza të rregullta. Në mënyrë që reagimet të jenë efektive, ajo duhet të jetë në kohë, të dorëzohet sa më shpejt që të jetë e mundur pas rezultatit të performancës ose sjelljes. Sigurisht, përshtypjet kritike mund të ndjejnë pak, por është më pak e dhimbshme se sa të arrijnë të gjitha në të njëjtën kohë në fund të vitit.
3. Merreni me problemet e performancës me shpejtësi dhe me vendosmëri
Shqyrtimi vjetor NUK është koha për të trajtuar një problem serioz të performancës për herë të parë. Menaxherët duhet të mësojnë se si të njohin, diagnostikojnë dhe diskutojnë problemet e performancës gjatë gjithë vitit.
4. Ruajtja e dokumentacionit gjatë gjithë vitit
Një nga pjesët më të vështira të përgatitjes për një rishikim po përpiqet të kujtojë gjithçka që ndodhi gjatë një viti. Kur një menaxher nuk mban një rekord të performancës së punonjësve dhe sjelljeve gjatë gjithë vitit, ata kanë tendencën të bazojnë shqyrtimin e tyre në kujtesën e fundit.
Një mënyrë e thjeshtë për të dokumentuar gjatë gjithë vitit është që të mbajë një dosje për secilin punonjës për raportet e performancës, shembuj të sjelljes së mirë dhe të keqe, përmbledhjet e diskutimeve, reagimet e klientëve, regjistrat e pjesëmarrjes dhe çdo gjë tjetër që lidhet me pritjet e performancës dhe qëllimet.
5. Get Feedback nga të tjerët
Ndërsa një menaxher është personi më i mirë për të vlerësuar performancën e një punonjësi, është gjithashtu e dobishme për të kërkuar reagime nga klientët, bashkëpunëtorët dhe menaxherët e tjerë.
Kjo mund të bëhet në baza të rregullta dhe joformale, ose me metodologji më formale të sondazhit. Përgjigjet duhet të jenë konfidenciale dhe anonime dhe të përdoren në tërësi për të verifikuar dhe mbështetur vlerësimin e menaxherit.
6. Kërkoni Feedback nga Punonjësi
Ndërsa një menaxher nuk duhet t'i kërkojë një punonjësi të shkruajë rishikimin e vet, është një praktikë e mirë të kërkoni një vetëvlerësim nga punonjësi si pjesë e procesit të përgatitjes. Punonjësi mund të ketë informacione se menaxheri nuk ishte i vetëdijshëm dhe, minimumi, menaxheri mund të marrë njoftim paraprak për çdo vend të verbër që mund të ketë punonjësi.
7. Përgatituni me shembuj
Për performancën, jepni dokumentacion objektiv dhe të matshëm të performancës nëse është e mundur. Për reagime të sjelljes, jepni 2-3 shembuj specifik për secilën kompetencë.
Kur një menaxher i ndjek këto këshilla përgatitore, diskutimi vjetor duhet të jetë thjesht një përmbledhje e gjithçkaje që është diskutuar gjatë gjithë vitit.
Fokusi pastaj mund të kthehet në vendosjen e pritjeve dhe qëllimeve për vitin e ardhshëm.