Ky artikull ofron ide për menaxherët në të gjitha nivelet për të forcuar aftësitë e tyre për lehtësimin e takimeve në mbështetje të përmirësimit të produktivitetit të takimit.
Ku Menaxherët shkojnë keq me Takimet
Shumë menaxherë mendojnë se dinë të "marrin" një takim.
Ata vendosin rendin e ditës, bëjnë të gjitha bisedat dhe bëjnë të gjitha vendimet. Ndërsa kjo mund të duket e lehtë dhe efikase për menaxherët, shpesh është humbje e kohës së njerëzve dhe nuk prek dot potencialin krijues të ekipit. Në fakt, ajo ka efektin e kundërt që punonjësit priren të tërheqin, duke i shtyrë drejtuesit që qartë dëshiron të jetë përgjegjës.
Ka shumë arsye pse menaxherët nuk i përfshijnë punonjësit e tyre më shumë në takime, duke përfshirë:
- Frika për të lënë.
- Besimi i rremë se për shkak se ata janë përgjegjës, ata duhet të japin të gjitha përgjigjet.
- Mungesa e besimit në aftësitë ose në zgjidhjen e problemeve të punonjësve të tyre.
- Mungesa e aftësive për lehtësimin e takimeve.
Ndërsa tre artikujt e parë janë sjellje të menaxherëve të varfër, aftësia e fundit, aftësitë lehtësuese, mund të mësohet dhe të forcohet me praktikë.
Forcimi i aftësive për lehtësimin e takimeve
Me përkufizim, lehtësimi i mjeteve, " Për të bërë më të lehtë ose më pak të vështirë; ndihmë përpara . "Që një menaxher të lehtësojë një takim (në vend që ta drejtojë atë), ata duhet të jenë të gatshëm të heqin dorë nga fuqia e tyre dhe të jenë të hapur ndaj rezultateve dhe qasjeve të ndryshme.
Lehtësimi i duhur i mbledhjes përfshin përfshirjen e të gjithëve në identifikimin dhe zgjidhjen e problemeve. Skuadrat pothuajse gjithmonë do të zhvillojnë zgjidhje më të mira dhe më kreative se çdokush mund të ketë dhe do të ketë më shumë gjasa të mbështesë zbatimin e zgjidhjeve.
Këtu janë nëntë aftësitë e nevojshme për të lehtësuar një takim, të gjitha që mund të mësohen dhe përmirësohen me praktikën:
- Planifikimi i agjendës. Një takim bashkëpunues fillon me planifikimin e axhendës. Përzgjedhja e temave që ftojnë pjesëmarrjen, dmth., Një problem që duhet zgjidhur është shumë më i angazhueshëm sesa tema "informative". Megjithatë, nevojitet kohë e mjaftueshme për të lejuar përfshirjen e grupit.
- Mjedisi dhe vendosja e klimës. Çështje logjistike! Kur njerëzit janë të pakëndshëm, nuk mund ta shohin njëri-tjetrin, nuk dëgjojnë, ose nuk janë të uritur, rezultatet e takimit do të vuajnë. Mësoni se si të përdorni logjistikën si një mënyrë për të inkurajuar pjesëmarrjen e madhe dhe për të hequr barrierat.
- Pyetje. Pyetjet e mëdha stimulojnë diskutim të madh. Artikulli, " 70 Pyetje Awesome Coaching Using the GROW Model ", ofron disa nxitës të diskutueshëm.
- Dëgjimi aktiv. Kur një menaxher parafrazon, kontrollon për mirëkuptimin dhe kërkon pyetje të mëtejshme, inkurajon më shumë pjesëmarrje dhe vazhdon diskutimin. Në " Si të bëhesh një Dëgjues më i Mirë ", unë ndaj idetë për forcimin e aftësive tuaja aktive të dëgjimit.
- Brainstorming. Shumica e njerëzve mendojnë se tashmë e dinë se si të mendojnë. Megjithatë, zakonisht ata nuk e bëjnë këtë. Në shumë mjedise, efektiviteti i brainstorming është reduktuar nga menaxhimi i dobët i procesit, presione të forta sociale ose politike dhe aftësi të dobëta lehtësimi. Shumë njerëz kurrë nuk kanë përjetuar me të vërtetë fuqinë e një seance të mirëfilltë të ideve. Shihni " 15 Mënyra për të Shiu në një Sesion të Brainstorming " për atë që të mos bëni - atëherë bëni të kundërtën!
- Aftësi për ndërtimin e konsensusit. Konsensusi nuk do të thotë që të gjithë duhet të pajtohen me një vendim. Do të thotë që të gjithë kanë pasur mundësi të ndajnë perspektivat e tyre dhe të propozojnë ide. Lehtësimi i duhur do ta udhëheqë grupin nga ndarja e ideve në zhvillimin e një vendimi efektiv . Arritja e konsensusit kërkon më shumë kohë, por zakonisht do të fitojë blerje më të fortë nga grupi në përgjithësi. Megjithatë, mos harroni se konsensusi nuk është qëllimi përfundimtar. Një vendim efektiv për problemin në fjalë është çështja më e rëndësishme. Shihni një Kuadër Vendimesh për Konsenzusin Gjashtë Hapi për më shumë se si të udhëheqësh një ekip përmes një procesi vendimmarrës konsensual.
- Zgjidhja e konflikteve. Sa herë që ka një dhomë njerëzish të përfshirë në zgjidhjen e një problemi, konflikti është i pashmangshëm. Në fakt, konflikti mbi detyrë apo çështje është parë nga hulumtuesit e ekipit si pjesë e procesit për vendim-marrje efektive. Një menaxher duhet të mësojë se si ta shfrytëzojë fuqinë e konfliktit në një mënyrë pozitive. Shihni: "Zgjidhja e konflikteve për grupet e vogla " .
- Aftësitë jo-verbale të komunikimit. Ndërsa studiuesit argumentojnë mbi përqindjet e sakta, shumica do të pajtohen që më shumë se 50 përqind e komunikimit është jo-verbal. Menaxheri duhet të jetë në gjendje të lexojë tonin e grupit dhe gjuhën e trupit në mënyrë që të vlerësojë nivelin e angazhimit, sinqeritetit dhe angazhimit.
- Regjistrimi. Lehtësimi i grupit të aftë përfshin ditur se kur duhet të kthehet në një tabelë ose tabelë të bardhë për të kapur atë që njerëzit po thonë. Të bësh kështu bën që njerëzit të ndihen sikur idetë e tyre po dëgjohen dhe vlerësohen dhe shërben si një rekord i vlefshëm që do të përdoret për planifikimin dhe ndjekjen e veprimeve.
Në fund të fundit:
Koha është një aset i çmuar në jetë dhe në punë. Përpiquni të menaxhoni takimet për efikasitet dhe efektivitet optimal. Mësimi, praktikimi dhe aplikimi i nëntë aftësive lehtësuese të identifikuara më lart është një vend i mirë për të filluar.
-
Përditësuar nga Art Petty