Çfarë është rimbursimi i shpenzimeve?

Si i paguhen punëtorët kur ata shpenzojnë para për biznesin?

Rimbursimi i shpenzimeve është një metodë për të paguar punonjësit mbrapa kur ata shpenzojnë paratë e tyre në shpenzimet e lidhura me biznesin. Këto shpenzime zakonisht ndodhin kur një punonjës po udhëton për biznes, por mund të ndodhë në situata të tjera të lidhura me punën.

Shpenzimet e udhëtimit mund të përfshijnë strehimin, fluturimet, transportin tokësor, këshilla për stërvitjet, ushqimet dhe shpenzimet e tjera të rastësishme që një punonjës mund të përjetojë gjatë rrugës.

Shpenzimet e tjera të biznesit mund të përfshijnë artikuj të tillë si marrja e klientëve ose punonjësve të ardhshëm për drekë, blerjen e librave ose materialeve të tjera edukative që mbulon punëdhënësi ose ngarje shpenzime për të ricikluar pronën e kompanisë.

Llojet e shpenzimeve që një organizatë do të rimbursojë gjenden në politikat e udhëtimit të biznesit, argëtimit dhe shpenzimeve të përgjithshme të rimbursueshme në manualin e punonjësve . Bëhuni të njohur me politikat e kompanisë suaj sepse punëdhënësi juaj mund të mbulojë shpenzimet e ndryshme si pastrimi i thatë dhe anëtarësimi në palestër në udhëtime të zgjatura.

Argëtimi i klientit për udhëtimet e biznesit është një tjetër shpenzim i rimbursueshëm, por di politikat e kompanisë suaj në mënyrë që të mos kaloni kufijtë e shpenzimeve. Ju dëshironi të demonstroni mikpritje dhe mirësjellje pa kaluar buxhetin e punëdhënësit tuaj për shpenzime të tilla.

Tani janë të njohura kartat e kreditit të kompanive që u besohen njerëzve që janë punonjës të nivelit të lartë dhe punonjësve të tjerë të cilët shpesh duhet të udhëtojnë për biznes.

Në vend që të paguajnë për shpenzimet me paratë e tyre, punonjësit paguajnë të gjitha por incidentals dhe këshilla për kartën e kreditit të kompanisë.

Ky është një metodë e përshtatshme për rimbursimin e shpenzimeve për punonjësin, pasi që faturat e kartës së kreditit i bëjnë dokumentet e shpenzimeve të sakta pa që punonjësi duhet të kursejë faturat dhe të plotësojë raportet e shpenzimeve të udhëtimit.

Plotësimi i raportit të rimbursimit të shpenzimeve

Në të dyja rastet e përdorimit të kartës së kreditit të kompanisë dhe pagimit të parave të gatshme, punonjësit me gjasë duhet të plotësojnë një raport rimbursimi të shpenzimeve pas kthimit nga udhëtimi. Me kartën e kreditit të kompanisë, ata do të duhet të shpjegojnë më pak se akuza të dukshme që shfaqen në faturën e kartës së kreditit (shumë më e lehtë se sa të duhet të plotësoni një raport të shpenzimeve nga e para). Ata gjithashtu do të ngarkuar kompaninë për incidentals shtesë ata paguar me paratë e tyre ose kartë krediti.

Kur një punonjës paguan para, ai ose ajo do të duhet të listojë dhe ndonjëherë të arsyetojë çdo shpenzim për të cilin kërkohet rimbursimi. Këto janë shqyrtuar nga kontabiliteti ashtu siç janë deklaratat nga kompania e kartës së kreditit. Një shpenzim i pajustifikuar, ose ai që është i përjashtuar nga politika e kompanisë, nuk rimbursohet - pra, nevoja për të njohur politikat e kompanisë suaj lidhur me udhëtimin e biznesit.

Shumica e kompanive caktojnë një datë me të cilën duhet të dorëzohen raporte të rimbursimit të shpenzimeve për të siguruar që punonjësit të rimbursohen dhe për kontabilitetin e duhur. Punonjësit duhet t'i ndjekin këto rregulla me kujdes, pasi disa organizata nuk rimbursojnë shpenzimet që kthehen pas afatit përfundimtar. Di rregullat e kompanisë suaj.

Një metodë tjetër për të paguar shpenzimet e udhëtimit të punonjësve është me një ditë .

Një pyetje e pazakontë e lexuesit lidhur me rimbursimin e shpenzimeve

Një lexues pyeti: "Përfaqësuesit tanë të jashtëm të shitjeve kanë territore të mëdha (shtete të shumëfishta) dhe udhëtojnë në mënyrë rutinore, shpesh që kërkojnë qëndrime gjatë natës. Ajo u solli në vëmendjen time nëpërmjet departamentit të kontabilitetit, që një përfaqësues i shitjes kishte marrë një kafshë me ta në një udhëtim të tillë dhe akuzoi tarifën e kafshëve të hotelit në kartën e kreditit të kompanisë. Ajo pretendoi se hoteli nuk do ta ndante tarifën dhe ajo kishte planifikuar të rimbursonte kompaninë.

"Unë jam i habitur dhe jam në kërkim të sugjerimeve se si të trajtoj këtë situatë. Instinktet e mia të burimeve njerëzore më thonë të shkruaj këtë punonjës për keqpërdorimin e fondeve të kompanisë, por jam duke marrë rezistencë nga menaxhimi i shitjeve, të cilët dëshirojnë që unë të bëj një politikë specifike për kafshët.

"Përdorimi ynë i kartës së kreditit të kompanisë në mënyrë të qartë thekson, 'Kjo kartë do të përdoret për SHPENZIMET E KOMPANISË VETËM.

Përdorimi personal i kartelës mund të rezultojë në konfiskimin e kartës ose përfundimin. Përveç kësaj, Përfaqësuesit e Shitjes do të jenë përgjegjës për akuzat e paautorizuara. A keni shkruar për një temë të tillë në të kaluarën? "

Përgjigja e burimeve njerëzore: Ja se çfarë duhet të keni parasysh. A ka shkuar punonjësi në kontabilitet dhe shpjegon problemin se hoteli nuk ishte në gjendje të veçonte akuzat për kafshë? Apo, a u kap ajo nga një shqyrtim i kujdesshëm i shpenzimeve të saj në kontabilitet?

Së pari, është e vështirë të besohet se hoteli nuk ishte në gjendje të veçonte akuzat për kafshë. Së dyti, në qoftë se hoteli nuk ishte në gjendje të veçonte ngarkesën për kafshën, si e dinte atë për të paguar përsëri në kontabilitet?

Nëse ajo planifikoi të paguante për detyrën e kafshës vetëm nëse ajo u kap dhe nuk ofroi vullnetarisht të paguante, duke pasur parasysh politikën tuaj, ajo meriton masa disiplinore . Kjo gjithashtu do të varet nga mënyra se si ju keni adresuar situata të ngjashme në të kaluarën. A kanë rimbursuar punonjësit e tjerë të kompanisë për shpenzime të ndryshme dhe nuk kanë marrë masa disiplinore?

Shpesh kur shikoni në një situatë, do të gjeni se ekziston politika nga njëra anë dhe si është zbatuar dhe aplikuar në anën tjetër. Ju nuk dëshironi ta trajtoni këtë individ ndryshe sesa punonjësit e tjerë janë trajtuar në të kaluarën.

Veprimi disiplinor nuk është në rregull nëse punonjësit e tjerë kanë rimbursuar thjesht kompaninë në të kaluarën për shpenzime të ngjashme. Mos harroni se unë nuk jam avokat kështu që ky është vetëm një mendim i kolegut të HR.

Marrja e një politike të udhëtimit manar nuk rekomandohet, sepse ky është një shembull i kompanisë që ndërhyn dhe tejkalon jetën personale të një punonjësi. Nëse punonjësit duan të paguajnë për kafshët e tyre për të udhëtuar me ta, nuk është shqetësimi i kompanisë.

Përderisa kafsha nuk ndikon në koston e vendit ku ata qëndrojnë ose në aftësinë e tyre për të marrë pjesë në qëllimet e biznesit të udhëtimit, nuk është biznesi i punëdhënësit. Punonjësi duhet, sigurisht, të paguajë çdo tarifë shtesë që krijon kafshët udhëtuese.

Politika juaj e udhëtimit është paksa konfuze dhe mund të përdorë forcimin në pjesën "përgjegjës për akuzat e paautorizuara" kur politika tashmë ka deklaruar se vetëm shpenzimet e kompanisë janë të lejuara.

Më shumë: 10 këshilla për të ulur koston e udhëtimit të biznesit A duhet të punojnë punonjësit dhoma?

Mohim: Ju lutem vini re se informacioni i dhënë, megjithëse autoritar, nuk është i garantuar për saktësi dhe ligjshmëri. Faqja është lexuar nga një audiencë botërore dhe ligjet e punësimit dhe rregulloret ndryshojnë nga shteti në shtet dhe nga vendi në vend. Ju lutemi të kërkoni ndihmë ligjore ose ndihmë nga burime qeveritare shtetërore, federale ose ndërkombëtare, për të siguruar që interpretimi juaj ligjor dhe vendimet tuaja janë të sakta për vendndodhjen tuaj. Ky informacion është për udhëzime, ide dhe ndihmë.