Merrni Punë të Bërë në Kohë
Marrja e punës së tyre në kohë është më e lehtë për t'u monitoruar. Kjo sepse koha është më e lehtë për t'u matur se sa cilësia. Ju duhet të vendosni kërkesa të qarta, duke përfshirë momentet dhe afatet, por gjithashtu duhet të lejoni njëfarë fleksibiliteti.
Plani oraret e tyre, ose planifikoni oraret e tyre për të përfshirë disa kohë të ngathët. Ka gjithmonë do të ketë disa ngjarje të paparashikuara kështu që është e kujdesshme për të ndërtuar të paktën një xhoko të vogël në një orar. Shuma e plogështisë që ju lejon në orarin e tyre do të ndryshojë nga individi në individ me individë më të lartë dhe të talentuar që kanë nevojë për më pak gjasa.
Përdorimi i Raportit të Progresit për të ndjekur programin
Metoda më e zakonshme e përcjelljes nëse puna është bërë në kohë është raporti periodik, zakonisht i bërë çdo javë për projekte të vogla dhe në baza mujore për projekte më të mëdha. Kur keni nevojë për vartësit tuaj të paraqesë raportet me shkrim progres , një nga pikat në të cilën ata do të raportojnë është respektimi i tyre në orar. Një metodë e zakonshme e përdorur për të treguar statusin e shpejtë është ngjyra e ndezjes. Nëse projekti është në orar, ata do të tregonin një simbol të gjelbër. Nëse projekti është vonë ata do të tregojnë se si një simbol i kuq.
Ndonjëherë verdhë përdoret gjithashtu për të treguar kur ka një problem të vogël që nuk është mjaft i ashpër për të garantuar ngjyrën e kuqe.
Ju gjithashtu dëshirojnë që ata të raportojnë çdo gjë që bllokon përparimin e tyre. Ky seksion duhet të përfshijë atë që ata janë përpjekur të pastrojnë bllokuesin dhe rezultatet e këtyre përpjekjeve. Nëse ata kërkojnë ndihmë nga ju ose nga dikush jashtë sferës së tyre, kjo duhet të tregohet qartë.
Mos harroni të keni ato gjithashtu të përfshijë arritjet e tyre. Nëse ata kanë bërë diçka që ka pastruar një bllokues, e ka penguar problemin, ose në ndonjë mënyrë tjetër e ka ndihmuar ta mbajë të paprekur programin që duhet shënuar në raportin e progresit të tyre.
Së fundi, raporti i progresit duhet të tregojë përqindjen e plotë, plani kundrejt atij aktual. Shumica e projekteve bëjnë përparim shumë të vogël në fillim, pastaj ato rriten me hapa të fortë dhe në fund të projektit përsëri bëjnë përparim të ngadaltë. Plani i projektit që ju dhe punonjësi juaj keni zhvilluar duhet të japin llogari për këtë. Nëse e keni konsideruar këtë në orarin që ju nevojitet për të vlerësuar progresin e raportuar nga punonjësi. Përqindja e planifikuar e kompletuar duhet të pasqyrojë, në përgjithësi, sa kohë ka kaluar projekti. Në një projekt me një plan tre mujor, punonjësi duhet të raportojë përqindjen e planifikuar të plotë prej rreth 1/3 në fund të muajit të parë. Nëse ata raportojnë numrin shumë më të vogël ose shumë më të madh, do të ishte e kujdesshme që të dukesh pak më thellë. Gjithashtu, ju duhet të bëni një gjykim rreth saktësisë së asaj që raportojnë për një përqindje aktuale të plotë. Bazuar në njohuritë tuaja të projektit dhe statusin e saj të përgjithshëm, ju duhet të jeni në gjendje të gjykoni përafërsisht nëse përqindja e plotë e raportuar nga punonjësi është e saktë apo jo.
Për shembull, nëse ata raportojnë një shifër të planifikuar të plotë prej 60% dhe një përqindje të plotë aktuale prej 65%, por e dini që projekti është goditur me vështirësi, duhet të hetojë raportin në mënyrë më të detajuar.
Merrni punën e bërë mirë
Është më e vështirë për të matur dhe monitoruar nëse punonjësi juaj po punon mirë. Kjo për shkak se është më e vështirë të përcaktohet dhe të përcaktoj sasinë se çfarë do të thotë "e bërë mirë". Këtu përsëri, si me afatet, ju duhet të vendosni pritshmëri dhe objektiva të qarta dhe specifike. Dhe ndërsa me oraret ju lejoni disa fleksibilitet dhe plogështi ju duhet të jeni më pak fleksibël në lidhje me cilësinë. E mira është e mirë.
Mos e humbni sytë nga objektivi juaj. Kur flasim për "bërë të drejtë", mos harro që po shkon për "të shkëlqyera" dhe jo "të përsosur". Dhe mos harro që të përqendrohesh në rezultate dhe jo në proces .
Ndjekja e progresit në arritjen e saj
Mënyra më e mirë për të ndjekur përparimin e punonjësve tuaj në lidhje me marrjen e punës së bërë është mbledhja e shpeshtë dhe përdorimi liberal i "tregoni dhe tregoni". Kur një punonjës raporton se ka bërë përparim të dukshëm, a ju tregojnë ato që kanë bërë. Në fillim të projektit, puna mund të jetë paksa e përafërt dhe vetëm pjesërisht e plotë. Kjo është për t'u pritur. Sidoqoftë, me kalimin e kohës, demonstrimet e punonjësve duhet të tregojnë përparim me punën që bëhet më e qetë dhe më e plotë.
Çelësi gjatë këtyre shqyrtimeve të cilësisë është të siguroheni se vlerësimi i punonjësit për cilësinë e punës së bërë deri tani përputhet me tuajën. Për shembull, nëse rishikoni projektin që është gati gjysma, dhe punonjësi tregon cilësinë e punës është në atë nivel ju duhet të siguroheni që jeni dakord. Nëse ju duket se cilësia e punës së bërë në këtë pikë është ende e përafërt dhe paraprake, duhet të diskutoni ndryshimin me punonjësin dhe të rivendosni pritjet e tyre. Nëse nuk e bëni, kur ata mendojnë se kanë arritur kualitetin e përfunduar, ju do të vlerësoni se puna është vetëm e moderuar.
Linja e Poshtme
Kur shqyrtoni punën që keni deleguar tek vartësit, mbani mend se jeni ende përgjegjës për punën e tyre. Kështu që sigurohuni që puna të bëhet në kohë dhe të bëhet siç duhet, siç u diskutua më sipër. Në shenjën e parë të vështirësisë, duhet të ndërhyni dhe të përshtatni standardet e punonjësve për të qenë në përputhje me të tuajën.