9 rregulla për të shkruar një email që është e lehtë për t'u përgjigjur
Shumë prej nesh nuk mësuan të shkruajnë email në shkollë, por dija se si të shkruaj një email është një aftësi e paçmueshme në vendin e punës. Kjo është veçanërisht e vërtetë për ata që punojnë (ose kërkojnë) punë në telecommuting. Pranë rregullave të mirësjelljes të telefonit , ndoshta nuk ka aftësi aq të rëndësishme për të marrë dhe mbajtur një punë në shtëpi.
Një email i shkruar mirë e bën të lehtë marrësit të kuptojë dhe të veprojë në mesazhin e tij. Në kërkimin e punës, emaili mund t'i paraprijë ose të zëvendësojë përshtypjen e parë ballë për ballë, kështu që interpelimi i duhur dhe një mesazh koherent është çelësi. Dhe në punë, email të paqartë shkaktojnë konfuzion dhe vonesa. Ndiqni këto këshilla për të shkruar email të efektshëm për kolegët, klientët, klientët potencialë, menaxherët e punësimit dhe madje edhe miqtë dhe familjen.
01 Së pari, Konsideroni Mesazhin dhe Përfituesin
Tjetra, merrni parasysh pikën e parë të marrësit. Çfarë informacioni duhet të ndërmarrë ose të kuptojë mesazhin tuaj? Jepni informacionin e nevojshëm (por jo të tepërt) të sfondit. Gjithashtu, mbani parasysh etiketën e duhur për këtë marrës të veçantë. Emoticons dhe shkurtesat, si OMG ose LOL, nuk janë të përshtatshme për aplikimet për punë dhe shumicën e emaileve të biznesit.
02 Shkruani një linjë përshkruese të lëndës së postës elektronike
Kur shkruani një email, mos shkruani diçka të paqartë në rreshtin e temës si "hi" ose "punë në shtëpi" ose lëreni bosh. Email-et me këtë lloj linje lëndore kanë një shans të mirë për të përfunduar në kutinë e spamit të marrësit ose thjesht të injorohen. Nëse po aplikoni për një punë, vendosni emrin e pozicionit në rreshtin e subjektit. Nëse emaili është për një koleg, bëni linjën tuaj të subjektit një frazë të shkurtër që përmbledh qëllimin e mesazhit. Një përfitim tjetër për të shkruar një linjë përshkruese të subjektit është se do të jetë më e lehtë për ju të gjeni në kutinë tuaj, nëse keni nevojë ta kërkoni më vonë. Diçka me një linjë të postës elektronike si "Pyetja" nuk do të jetë e dobishme, megjithëse.
03 Përshëndetni Marrësit si duhet
Nëse e njihni emrin e marrësit tuaj, por nuk e njihni personalisht atë, përshëndetni duke përdorur një titull, p.sh. E nderuara znj. Brunelli. (Përdorni "zonjë" për gratë kur nuk jeni të sigurt nëse "zonja" ose "Miss" është e përshtatshme.) Nëse jeni i pasigurt në lidhje me gjininë, thjesht përdorni emrin dhe mbiemrin, dmth. Nëse nuk e dini emrin e personit, filloni email-in tuaj pa përshëndetje ose përdorni një përshëndetje të thjeshtë, p.sh. Përshëndetje, Përshëndetje, Menaxher i nderuar, etj.
Nëse emaili është për një koleg ose dikush tjetër që njihni, përdorni emrin që do ta përdorni personalisht ose në telefon.
04 Përdorni Gramatikë të Mirë dhe Pikësim
Është shumë e rëndësishme të përdorësh gramatikën korrekte në një email. Me vetëdije ose pa vetëdije, lexuesit penalizojnë dërguesit për gabime gramatikore.
- Run-On Dënimet - Kur shkruani një email, mos kurseni periudhat. Kjo pauzë e vogël u jep lexuesve kohë për të marrë fjalët 'kuptime. Dënime të shkurtra lejojnë më shumë nga këto pushime të vogla. Thyejnë dënime të gjata edhe kur ato nuk janë të shkruara teknikisht.
- Komandat - Shumë pak ose shumë kometa mund të jenë konfuze. Mësoni të përdorni presjen si duhet.
- Marrëveshja Verbës-Temë - Dënimet me këtë lloj gabimi janë flamuj të kuq për punëdhënësit që kërkojnë kandidatë me aftësi të mira komunikimi. Rishikimi i rregullave për marrëveshjen e fjalëve-folje.
05 Kontrolloni drejtshkrimin dhe kapitalizimin
Përdorni një kontrollues spell, por mos u mbështetni në të. Një kontrollues spell nuk do të kapë "ata" për "ose" atje "për", "dhe ky lloj i gabimit tregon pakujdesi. Mos përdorni shkurtesa tekstuale si "u" për "ju" ose "tho" për "pse".
Përdorni kapitalizimin e duhur. Shumica e njerëzve e dinë të kapitalizojnë fillimin e fjalisë dhe emrave të duhur, por shumë prej tyre nuk e bëjnë këtë në email. Tregoni se nuk ju shqetëson që të merrni pjesë shtesë të sekondës për të goditur çelësin e ndryshimit. Nga ana tjetër, shumë letra të mëdha mund të shkëpusin lexuesin. Shmangni shkrimin e frazave në të gjitha kapujt (të cilat shumë e interpretojnë si ekuivalent me ulëritësin personalisht), si dhe duke kapitalizuar, vetëm për theksim, shkronjën e parë të fjalëve që nuk janë në fillim të një fjali apo emrave të duhur.
06 Përdorimi i thjeshtë i formatimit në e-mail
Mos harroni se programet e postës elektronike shfaqen ndryshe. Ajo që duket e përafruar në mënyrë të përkryer në ekranin tuaj mund të funksionojë së bashku me dikë tjetër. Për këtë arsye, shmanguni pastrimit të një dokumenti të përpunimit të formulës me format të lartë, si një letër të rifilluar ose të mbuluar, në një email. Përdorni dokumente që janë të shkruara në format të thjeshtë teksti.
Bëni paragrafët të shkurtër. Ashtu si periudhat, pushimet në paragraf i japin syve të lexuesit një pushim. Dikush që lexon email në telefonin celular do të përfitojë nga paragrafë të shkurtër. Por kini kujdes që të vazhdoni të ndiqni rregullat themelore në lidhje me paragrafët.
07 Jini të Përbashkët
Mesazhet elektronike që varrosin pikën paraqiten dhe përfundimisht harrohen. Ose më keq, ato mund të keqkuptohen. Bëni qëllimin tuaj të qartë, duke përdorur gjuhën koncize.
- Eliminimi i Fjalës - Shkruani me folje aktive. "Jack më dërgoi format" përdor një folje aktive. "Formularët janë dërguar tek unë nga Jack" është pasive. Forma pasive përdor vetëm disa fjalë të tjera, por shton. Për më tepër, kjo kërkon që lexuesit t'i korrigjojnë idetë në kokat e tyre.
- Rrini në pikën - Resistoni tundimin për të shtuar informacione ose ide të panjohura. Ruajini këto për një email tjetër.
- Përdorni Pikët Bullet - Këto lejojnë lexuesit tuaj të përdorë gjurmë vizuale për të marrë atë që është e rëndësishme. Por nëse keni dyshime se si do të shfaqen plumba, përdorni asterisks ose hyphens për të krijuar plumba.
08 Shenjo Email në mënyrë të përshtatshme
Nëse mesazhi juaj i postës elektronike është në përputhje me një nënshkrim standard, sigurohuni që është e përshtatshme për postën e veçantë që po dërgoni. Nënshkrimet me deklarata politike ose emrat dhe moshat e fëmijëve tuaj janë të mira për email personal, por për punë përdorni një nënshkrimin më pak personal. Varësisht nga puna juaj dhe punëdhënësi juaj, mund të personalizoni nënshkrimin tuaj me një kuotë. Zgjidhni diçka jo të diskutueshme. Nëse jeni duke pyetur për një punë, përdorni nënshkrimin tuaj për të dhënë informata të përshtatshme të kontaktit pa ndonjë kuotë ose personalizim shtesë.
Reread / Rethink para se të godasni Dërgo
Kontrolloni gabimet e drejtshkrimit dhe pikësimit përpara se të dërgoni. Nëse gjeni një gabim në një email për një aplikim për punë, rregulloni atë dhe rilidhni sërish përpara se të goditni dërgimin. Por edhe rilind për përmbajtjen. Nëse emaili juaj është i gjatë, mendoni për mënyrat për ta bërë më konciz. Dhe nëse email-i juaj është i diskutueshëm ose është shkruar me zemërim, goditi kurseni të mos dërgoni. Kthehuni tek ajo disa orë ose një ditë më vonë dhe shikoni nëse dëshironi ta dërgoni atë.
Kjo mund të tingëllojë si shumë për të bërë para se të dërgoni një email, por nëse po dërgoni mesazhe elektronike efektive dhe organizoni në mënyrë më efikase emailin tuaj, ju do të gjeni se keni më shumë kohë dhe jo më pak.