Çështja e Menaxhimit të Takimeve - Qëndroni PAT
Disa menaxherë punësojnë një PAT
qasje në takime, duke kërkuar një P ërpose, një Ditë dhe një kornizë T. Arming pjesëmarrësit me këto pika kritike të kontekstit përpara seancës siguron që njerëzit të shfaqen të përgatitur për të marrë pjesë dhe për të mbështetur synimin e përgjithshëm të takimit. Një skicë e qartë e PAT ndihmon në sigurimin e një sesioni produktiv.
Duhet të jeni në gjendje të përcaktoni qëllimin e takimit në më shumë se një ose dy fjali. "Ky takim është për të planifikuar fushatën e re të marketingut" ose "ky takim është të rishikojë politikën e re të transportit për trajtimin e kthimeve". Qëllimi ndihmon që të gjithë të dinë se pse janë atje, çfarë duhet bërë dhe si të udhëheqin përparimin dhe të nxisin një përfundim.
Vendosni një axhendë. Listoni artikujt që do të rishikoni / diskutoni / inspektoni. Më pëlqen të caktoj një afat kohor për çdo pikë të rendit të ditës (shih më poshtë) dhe të identifikoj personin që është përgjegjës për moderimin e diskutimit. Vendosni një afat kohor; në të paktën vendosni një kohë fillimi dhe fundi.
Unë gjithashtu rekomandoj vendosjen e një kohëzgjatjeje për secilin artikull në axhendë. Këto duhet të jenë gjithsej në kohëzgjatjen e përgjithshme të mbledhjes.
Filloni takimet tuaja në kohë
Nëse punoni në një nga ato kultura ku njerëzit kalojnë në takime deri në pesë apo dhjetë minuta pas orarit të caktuar, është koha për të filluar një trend të ri.
Një firmë inkurajon menaxherët e saj që të mbyllin derën në kohën e planifikuar të fillimit dhe ata që janë të vonuar nuk janë të mirëpritur të marrin pjesë. Ndonëse kjo mund të jetë më drakoniane sesa të keni kujdes për të vepruar, nuk duhet të keni asnjë shqetësim rreth sjelljes së takimit në rend, rishikimit të qëllimit dhe konfirmimit të pritjeve dhe kohëzgjatjes.
Mos prisni që stragglers të shfaqen. Kur dikush arrin me vonesë, mos u kthe prapa dhe rishikoni atë që tashmë është mbuluar. Vazhdoni me temat tuaja të mbledhjes. Kjo do të jetë e vështirë për të rrëmbyer dhe për të përmirësuar shanset e tij / saj të vijnë në kohë në takimin e ardhshëm.
Nëse organizatori / sponsori i takimit nuk shfaqet në kohë, shqyrto takimin e anuluar dhe kthehu në punë. Periudha e pritjes prej pesë deri në shtatë minuta është e arsyeshme. Shanset janë, organizatori takim u zhvillua në një vështirësi të papritur dhe do të preferonte që ju të mos humbni kohën tuaj duke pritur për të.
Mbani takimin për temën
Një praktikë e mirë është t'i caktojë dikujt rolin e mbajtjes së të gjithëve në rrugën e duhur gjatë takimit. Shumë shpesh, diskutimet rrjedhin dhe pastaj degradohen në një vorbull të mendimeve, ideve, fakteve dhe emocioneve. Në vend të kësaj, caktoni rolin dhe informoni të gjithë të pranishmit se ky individ do të ndërhyjë nëse dhe kur diskutimi largohet nga rendi i ditës dhe pika specifike e diskutimit.
Në disa firma, ky rol është referuar si "Traffic Cope", në të tjerat, "Mbajtësi i temës". Pavarësisht nga etiketa, roli është jashtëzakonisht i dobishëm në forcimin e efektivitetit dhe produktivitetit të takimeve tuaja.
Nëse lindin tema të tjera që janë jashtë rendit të ditës por që janë të rëndësishme për të diskutuar, ato duhet të kapen qartë dhe të vendosen në "parkingun" për shqyrtim dhe diskutim të ardhshëm ose për një takim të veçantë. Pronari i takimit rezervon të drejtën për të lejuar një diskutim të vogël divergjent nëse mbështet qëllimin e përgjithshëm të takimit.
Mbani dhe Shpërndani Shënimet e Takimit / Procesverbalet
Dikush, përveç organizatorit të mbledhjes, duhet të mbajë procesverbalin e mbledhjes. Një regjistrim i mirë i procesverbaleve do të përfshijë:
- Koha e takimit, data, vendndodhja
- Përshkrimi i qëllimit
- Kopja e rendit të ditës
- Lista e të pranishmëve dhe një listë e atyre që nuk morën pjesë
- Një përmbledhje e detajuar e konkluzioneve, artikujve të veprimit, përgjegjësive dhe datave për përfundimin. Shumë etiketë përdorin rendin e ditës si një udhëzues për listimin e konkluzioneve dhe veprimeve.
- Takimi i planifikuar i përcjelljes nëse nevojitet vërtet.
Idealisht, shpërndani shënimet e takimit sa më shpejt që të jetë e mundur pas përfundimit të takimit dhe absolutisht brenda një dite pune. Procesverbali dhe shënimet shërbejnë si një kujtesë e rëndësishme për pjesëmarrësit, si dhe një burim informacioni për palët e tjera të interesit, ose për ata që humbën takimin. Procesverbalet janë një mjet i shkëlqyeshëm për të nxitur për të kujtuar njerëzit dhe ekipet e veprimeve të tyre të ndjekura.
Linja e Poshtme për Tani:
Është e mundur që një takim do të rezultojë në një rezultat pozitiv, duke ndihmuar në nxitjen e projekteve dhe njerëzve përpara, thjesht mos llogarisin në të. Disa zell dhe forcim i qëllimshëm i teknikave të menaxhimit të takimeve tuaja do të përmirësojnë shanset tuaja për të ngritur një rezultat të madh.
-
Përditësuar nga Art Petty