Megjithëse ky përkufizim mund të duket i ndërlikuar, drejtorët e menaxhimit të projektit janë në të vërtetë të rrënjosura në sens të përbashkët dhe në praktikë.
Nëse doni të siguroni menaxhimin e projektit për klientët tuaj ose qëllimi juaj është që të bëhet një menaxher projekti, merrni parasysh bazat e menaxhimit të projektit hap pas hapi. Para se të filloni, përcaktoni nëse shërbimi që dëshironi të ofroni (ose caktimi që po merrni) është me të vërtetë një projekt.
Menaxhimi i përgjithshëm kundrejt menaxhimit të projektit
Si vendosni nëse diçka është apo nuk është një projekt? Për ta prishur këtë, ndani dy fushat e ndryshme të menaxhimit në menaxhimin funksional (ose të përgjithshëm) dhe menaxhimin e projekteve.
Menaxhimi funksional ose i përgjithshëm është operimi i vazhdueshëm i një detyre. Një shembull do të ishte nëse zotëroni një kompani të teknologjisë dhe keni një klient për të cilin ju siguroni mbështetje rezervë dhe ju vazhdimisht menaxhoni llogarinë e tyre vjetore duke mbështetur serverat e tyre dhe ua keni dhënë atyre një raport javor të aktivitetit. Nëse e bëni këtë për pesë vjet dhe keni një kontratë të rinovueshme me klientin, puna juaj është e vazhdueshme dhe për këtë arsye e përgjithshme ose funksionale.
Megjithatë, nëse klienti juaj dëshiron të zbatojë një sistem të ri të menaxhimit të përmbajtjes dhe ata kanë një vit për të zhvilluar sistemin e ri dhe t'ju kërkojnë të udhëheqni zhvillimin e tij, klienti juaj ju ka angazhuar në një projekt.
Në mënyrë të ngjashme, nëse punoni me burime njerëzore dhe puna juaj është të menaxhoni buxhetin e departamentit dhe mbikëqyrni bashkëpunëtorët e rinj, atëherë ju keni një punë funksionale, sepse kjo është një punë e vazhdueshme që nuk ka një përfundim të përcaktuar.
Nga ana tjetër, nëse keni të njëjtën punë të BNj dhe drejtori i departamentit ju kërkon të zbatoni një program të ri rekrutimi (dhe ju jep afatin dhe buxhetin) dhe ju bën drejtuesin e projektit, atëherë ky është një projekt, sepse ka një datë fillimi dhe përfundimi dhe detyra ndodh vetëm një herë.
Vizualizimi i projektit tuaj në tre pjesë
Tani që ju e kuptoni thelbin e asaj që përbën një projekt, ju mund të merrni një vështrim më të afërt në menaxhimin e projektit. Duke përdorur programin e rekrutimit si një shembull, tani që e dini se ka nevojë për një projekt, hapi tjetër është përvijimi i qëllimit, kohës dhe buxhetit të nevojshëm.
Menaxhimi i projektit është planifikimi, organizimi dhe kontrolli i fushëveprimit, buxhetit dhe kohës së projektit të programit të rekrutimit. Për të ndihmuar vizualizimin e projektit, vizatoni një piramidë të thjeshtë. Çdo linjë e piramidës përfaqëson një nga tri pjesët kryesore të një projekti (p.sh., fushëveprimi, koha dhe buxheti). Hapësira boshe në mes të piramidës është cilësia e produktit të dorëzuar. Piramida është një mjet i rëndësishëm për t'u mbajtur mend kur planifikoni projektin tuaj, sepse si tri pjesët kryesore të tua rriten ose zvogëlohen, cilësia e produktit ndikohet.
Fushëveprimi i Projektit
Përcaktimi i qëllimit është shpesh pjesa më e vështirë dhe komplekse e menaxhimit të projektit.
Detajet e një projekti në përgjithësi janë të panjohura në fillim, kështu që vlerësimi i aktiviteteve dhe detyrave që nevojiten për të ekzekutuar projektin marrin mendim. Qëllimi përfshin të gjitha aktivitetet dhe detyrat e ndryshme që do të ndërmerren për të prodhuar produktin përfundimtar që do të jepni. Përcaktimi i fushës së projektit do t'ju ndihmojë të përcaktoni kohën dhe buxhetin që ju nevojitet për të përfunduar projektin. Një mënyrë e mirë për të filluar është thjesht të shkruani çfarë mendoni se është e nevojshme për të përfunduar detyrën. Tjetra, konsultohuni me të tjerët për të fituar një pamje gjithëpërfshirëse të të gjitha aktiviteteve të përfshira.
Koha e Projektit
Pasi të keni vendosur një hapësirë fillestare, mund të filloni të caktoni një kohë për secilin aktivitet dhe detyrë, dhe gjithashtu, të shikoni në projekte një tablo më të madhe. Pyesni veten se cilat aktivitete do të ndodhin në të njëjtën kohë dhe cilat do të ndodhin në vijimësi.
Gjithashtu, kushtojini vëmendje shumë se sa njerëz do të shqyrtojnë aktivitetet e projektit, sepse kjo do të ndikojë në kohën që do të marrë për të përfunduar një hap. Është e çuditshme se sa kohë mund të marrë një detyrë e thjeshtë kur tre njerëz kanë nevojë ta rishikojnë atë. Pas llogaritjes së kohës që do të marrë për të përfunduar aktivitetet dhe detyrat kumulative, ju jeni gati për të krijuar një orar projekti për ekipin e projektit që duhet ndjekur.
Buxheti i Projektit
Në këtë pikë, ju keni vendosur atë (fushëveprimin) dhe gjatësinë (kohën) e një projekti, Tani është koha për të përcaktuar buxhetin. Shumë si llogaritja e sasisë së kohës për një projekt, shpesh duhet të konsultohet me të tjerët, duke përfshirë drejtuesit e departamentit për të përcaktuar një buxhet të saktë. Buxheti përbëhet nga konsiderata të shumta duke përfshirë përdorimin e njerëzve dhe materialeve të përfshira në aktivitetet e ndërmarra dhe për sa kohë ata (dmth. Njerëzit) do të jenë të nevojshme dhe materialet e përdorura.
Komunikimi është çelësi
Shpesh herë një klient (ose shefi) dëshiron që një projekt të përfundojë brenda një kohe dhe buxheti të paracaktuar pa marrë parasysh qëllimin e projektit. Problemi me këtë është se pothuajse gjithmonë, fushëveprimi i projektit nuk mund të kompletohet në mënyrë të arsyeshme, duke pasur parasysh kohën dhe kufizimet buxhetore. Rrjedhimisht, një pjesë e menaxhimit të projektit po negocion kushtet e fushës së projektit me një klient apo shef. Gjatë gjithë procesit të negociatave, si dhe gjithë gjatësinë e projektit, komunikimi i mirë i qartë është aftësia e vetme më e rëndësishme që ju nevojitet. Sa më qartë që t'i komunikoni sfidat përgjatë rrugës, aq më i lumtur do të jetë klienti apo bosi juaj.