Si të shkruani një Letër Referimi

Është e rëndësishme të dini si të shkruani një letër referimi, sepse pothuajse të gjithëve u kërkohet të japin një referencë në një kohë gjatë karrierës së tyre. Nëse është për një punonjës, një mik apo një person me të cilin keni punuar, është e rëndësishme të jeni të përgatitur për të shkruar një letër efektive rekomandimi .

Lexoni më poshtë për këshilla se si të shkruani një letër referimi, si dhe çfarë materialesh të kërkoni nga kandidati dhe kur të thuash jo (dhe si të thuash jo) për të shkruar një letër për dikë.

Çfarë është një Letër Referimi?

Një letër referimi, e njohur edhe si letër rekomandimi, është një letër që flet për përvojën e punës së dikujt, shkathtësitë, ekspertizën, cilësitë personale dhe / ose performancën akademike. Është shkruar nga ish punëdhënësi, kolegu, klienti, mësuesi ose dikush tjetër që mund të flasë pozitivisht për atë person.

Kur keni nevojë për letra referimi

Ju duhet letra referimi, zakonisht rreth tre prej tyre, kur ju aplikoni për punë, stazhe, pozicione vullnetare, kolegje dhe programe të shkollës së mesme. Një letër referimi është një miratim pozitiv i aftësive dhe atributeve tuaja, të shkruara nga dikush i njohur me punën, karakterin dhe arritjet tuaja.

Letra referuese shpjegon pse lexuesi duhet të zgjedhë ju dhe çfarë ju kualifikon për mundësinë për të cilën po aplikoni. Letrat mund të kërkohen nga organizata që e konsideron individin për punësim ose pranim në një institucion, ose mund të ofrohet nga punëkërkuesi ose kërkuesi.

Çfarë përfshihet në një Letër Referimi

Një letër referimi është një miratim pozitiv i aftësive dhe atributeve tuaja. Ajo shpjegon pse lexuesi duhet të zgjedhë ju dhe çfarë ju kualifikon për mundësinë për të cilën po aplikoni.

Një letër referimi profesional zakonisht shkruhet nga një mbikëqyrës, koleg, klient, mësues ose profesor i cili është i njohur mirë me arritjet tuaja në një mjedis pune.

Kjo zakonisht përfshin një përshkrim të pozitës tuaj dhe përgjegjësive, kohëzgjatjen e kohës në kompani, aftësitë, kualifikimet dhe kontributet tuaja në organizatë.

Karakteri ose letra personale e referencës mund të shkruhet nga një mik i familjes, një mentor ose një fqinjë që mund të dëshmojë tiparet që do t'ju bënin një kandidat të mirë për pozicionin që kërkoni. Ai shpjegon se si shkrimtari ju njeh dhe diskuton atributet tuaja personale, pasi ato do të zbatoheshin në një mjedis pune.

Çfarë duhet të bëni para se të shkruani një Letër Referimi

Mendoni para se të thoni "Po". Para se të pranoni të shkruani letrën, sigurohuni që ju të ndiheni të mund të shkruani një letër pozitive referimi për këtë person. Nëse nuk e njihni mirë personin, ose nuk mendoni se mund të flisni shumë mbi aftësitë ose aftësitë e personit, është mirë që ta refuzoni kërkesën për një rekomandim . Në fakt, është më mirë të thuhet jo për të shkruar një rekomandim në vend të shkrimit të një referimi negativ për personin. Ju mund të jeni të paqartë kur e hedhni poshtë kërkesën, thjesht duke thënë: "Unë nuk mendoj se do të jem personi më i mirë për t'ju shkruar një rekomandim." Nëse është e mundur, sugjeroni dikë tjetër që mund të pyesin.

Kërkoni informacion. Është mirë të pyesësh personin për një kopje të CV-së ose CV-it, edhe nëse i njeh ato për një kohë të gjatë.

Ata mund të kenë akreditime të reja ose arritje, dhe ju doni të jepni sa më shumë informacione aktuale sa të jetë e mundur. Kjo gjithashtu do t'ju ndihmojë të jepni udhëzime për të përdorur kur shkruani letrën.

Nëse letra referuese është për një mundësi specifike punësimi, gjithashtu kërkoni një kopje të postimit të punës. Në mënyrë të ngjashme, nëse letra e referencës është për një shkollë ose program specifik, kërkoni disa informata për shkollën. Sa më shumë informacion që keni, aq më lehtë do të jetë shkrimi i letrës.

Merrni të gjitha detajet. Së bashku me pyetjen për informacion në lidhje me kandidatin, merrni të gjithë informacionin që ju nevojitet për mënyrën e dorëzimit të letrës. Pyetni kë duhet të dërgoni letrën, kur afati është, dhe çfarë formati letra duhet të jetë. Gjithashtu pyesni nëse ka ndonjë të dhënë që shkolla ose punëdhënësi dëshiron që ta përfshini në letrën tuaj.

Çfarë duhet të përfshihet në një Letër Referimi

Përveç nëse kandidati ju jep formën në të cilën të shkruani rekomandimin tuaj, duhet ta shkruani referencën si një letër zyrtare. Një letër referimi duhet të fillojë me informacionin e kontaktit të punëdhënësit (emri, adresa, numri i telefonit, e-mail), pasuar nga data. Nëse kjo është një email në vend të një letre të vërtetë, përfshini informacionin e kontaktit në fund të letrës, pas nënshkrimit tuaj .

Informacioni për kontakt dhe përshëndetje: Nëse i shkruani letrën një komiteti individual ose punësimi, përfshini informacionin e kontaktit në krye të letrës dhe në përshëndetjen tuaj. Nëse po shkruani një letër të përgjithshme, mund t'i shkruani " Ku mund të shqetësohet " ose thjesht të filloni letrën me paragrafin e parë.

Përshëndetje: Filloni letrën tuaj me "I nderuar zotëri / Ms. Mbiemri". Nëse nuk e dini emrin e punëdhënësit, thjesht shkruani: "I dashur drejtor i punësimit". Nëse kandidati po aplikon për një program akademik, mund të shkruani "Të dashur Komisionin e Pranimeve."

Hyrje: Shpjegoni marrëdhënien tuaj me personin për të cilin po shkruani letrën. Ju mund të përfshini sa kohë keni njohur personin. Pastaj shpjegoni pse po shkruani letrën. Sigurohuni që të përfshini emrin e kompanisë, vendin e punës, shkollën, ose mundësinë për të cilën personi aplikon. Për shembull, "Unë kam qenë mbikëqyrës i James Smith në XYZ Company për pesë vitet e fundit. Unë jam i kënaqur për të rekomanduar atë për pozitën e kreut kontabilist në ABC Company.

Përmbledhja e trupit: Në trupin e letrës, përfshini informata specifike për karakteristikat personale të kandidatit (kreativiteti, durimi, besimi etj.), Aftësitë specifike (aftësitë e shkëlqyera të komunikimit, aftësitë organizative etj.). Bëhu sa më specifik sa të jetë e mundur.

Paragrafi i Parë: Paragrafi i parë i letrës referuese shpjegon lidhjen tuaj me personin që po rekomandon, duke përfshirë atë se si njihni ata dhe pse jeni të kualifikuar për të shkruar një letër referimi për të rekomanduar punësimin ose shkollën e diplomuar. Përmendni marrëdhënien (personale ose profesionale) që keni me personin që po e rekomandoni.

Paragrafi i Dytë (dhe i Tretë, dhe i Katërt)
Paragrafët e mesëm të letrës referuese përmbajnë informacion për personin për të cilin po shkruani, duke përfshirë pse janë të kualifikuar dhe çfarë mund të kontribuojnë. Nëse është e nevojshme, përdorni më shumë se një paragraf për të dhënë detaje. Jini specifike dhe tregoni shembuj pse personi është një kandidat i kualifikuar. Nëse mundeni, tregoni raste specifike ku keni vëzhguar personin me sukses duke përdorur aftësitë e nevojshme për pozicionin.

Mundohuni të përshkruani cilësitë dhe aftësitë që kanë të bëjnë me punën , shkollën ose mundësitë specifike . Për shembull, nëse personi po aplikon për një punë si menaxher, përqendrohuni te lidershipi i personit dhe aftësitë e komunikimit .

Mbyllja e letrës
Në paragrafin përmbyllës, ofroni më shumë informacion dhe përfshini informacionin tuaj të kontaktit (telefon dhe email) në mënyrë që të jeni në dispozicion për të dhënë një rekomandim verbal ose për t'u përgjigjur pyetjeve të mëtejshme nëse është e nevojshme. Ju gjithashtu mund të përsërisni që ju ta rekomandoni këtë person "me gjithë zemër" ose "pa rezerva".

Nënshkrimi: Përfundoni letrën me nënshkrimin tuaj, të shkruar me dorë, e ndjekur nga emri juaj i shtypur. Nëse kjo është një email, thjesht shkruani emrin tuaj të shtypur, pasuar nga informacionet tuaja të kontaktit. Ja se si t'i japësh fund një letre me shembuj të mbylljeve të biznesit.

Letra e Rekomandimit Gjatësia, Formati dhe Font

Para se të filloni të shkruani Letrën: Kërkoni nga kandidati t'ju dërgojë CV-në, transkriptin, CV-në ose çfarëdo materiali tjetër që do t'ju ndihmojë të përshkruani me saktësi personin. Ju gjithashtu mund të kërkoni një përshkrim të pozitës për të cilën ai është duke aplikuar, dhe informacionin për kompaninë. Sa më shumë informacion që keni, aq më lehtë do të jetë të shkruani një rekomandim të fortë.

Gjatësia: Një letër rekomandimi duhet të jetë më shumë se një ose dy paragrafë; një letër kjo e shkurtër sugjeron që ju ose nuk e njihni mirë personin ose nuk i miraton plotësisht ato. Megjithatë, ju doni ta mbani letrën konciz dhe të përqëndroheni në disa pika kryesore, kështu që mos të shkruani më shumë se një faqe. Tre ose katër paragrafë që shpjegojnë se si e njihni personin dhe pse i rekomandon ato është një gjatësi e duhur.

Formati: Një letër rekomandimi duhet të jetë një hapësirë ​​e vetme me një hapësirë ​​ndërmjet çdo paragrafi. Përdorni rreth 1 "margjina për pjesën e sipërme, të poshtme, të majtë dhe të djathtë të faqes dhe drejtoni tekstin tuaj në të majtë (shtrirja për shumicën e dokumenteve).

Font: Përdorni një font tradicional si Times New Roman, Arial ose Calibri. Madhësia e shkronjave duhet të jetë midis 10 dhe 12 pikë, prandaj është e lehtë të lexohet. Rregullimi i madhësisë së shkronjave është një mënyrë e mirë për të mbajtur letrën tuaj në një faqe të vetme.

Edit: Sigurohuni që të lexoni letrën tuaj para se ta dërgoni atë. Ju mund të keni dikë tjetër të redaktoni letrën, por fshehni emrin e kandidatit për të ruajtur privatësinë e tij.

Shqyrtoni një shembull

Të nderuar znj. Johnson,

Unë jam i kënaqur për të rekomanduar Sarah Jones për pozitën e menaxherit të marketingut dixhital në Sabre Marketing & PR. Si drejtor i marketingut në A & B Media, kisha kënaqësinë të punoja si mbikëqyrës i Sarës kur ajo u emp loyed këtu si një bashkëpunëtor marketingu. Përgjegjës, përpiktë dhe jashtëzakonisht të ndritshëm, Sarah ishte ndër talentet më të mira në A & B Media dhe unë absolutisht e mbështes kualifikimin e saj dhe aftësitë e saj.

Unë kam qenë i impresionuar vazhdimisht nga njohuritë që ajo solli në tryezë dhe përkushtimin e saj për të qëndruar në krye të fundit në këtë fushë. Sarah kombinon aftësi analitike të mprehta me një intuitë të fortë dhe gjithmonë e kam ditur se mund të mbështetem në të për të përmbushur afatet dhe për të tejkaluar pritjet tona. Gjatë dy viteve të saj me ne, ajo arriti rezultate të shumta, duke rritur angazhimin e medias sociale me 20%, duke ulur normën e fryrjes së faqes sonë me 10%, për të rritur ROI-në tonë në fushatat digjitale prej 15%.

Ndërsa përvojën profesionale të Sarah ishte jashtëzakonisht e vlefshme për A & B Media, ajo ishte gjithashtu një lojtar i mrekullueshëm në ekip. Optimist, i angazhuar dhe i lehtë për t'u bashkuar, Sara ishte një gëzim i vërtetë për të pasur në zyrë dhe nxitur shumë marrëdhënie pozitive brenda departamentit tonë si dhe në të gjithë kompaninë.

Me tha këtë, unë jam shumë i sigurt në rekomandimin tim dhe besoj se Sarah do të ishte një përshtatje e madhe për Sabre Marketing & PR. Nëse dëshironi të flisni më shumë për përvojën time që punoni me Sarën, ju lutem më dërgoni email në melissa@abmedia.com ose më telefononi në 555-555-5555.

sinqerisht,

Melissa Bradley
Drejtor Marketingu
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555

Formulimi i letrës suaj

Nëse i dërgoni letrën një punëdhënësi ose një shkolle, sigurohuni që të ndiqni formatin e duhur të letrës së biznesit . Kjo përfshin listimin e informacionit tuaj të kontaktit, datën dhe informacionin e kontaktit për personin që merr letrën tuaj (zakonisht, menaxherin e punësimit) në krye të letrës. Gjithashtu përfshini nënshkrimin tuaj të shkruar me dorë në fund të një letre fizike.

Megjithatë, nëse e dërgoni këtë letër, ju nuk duhet të përfshini ndonjë informacion kontakti ose datën në krye të letrës. Në vend të kësaj, listoni informacionet tuaja të kontaktit pas nënshkrimit tuaj të postës elektronike . Gjithashtu sigurohuni që të keni një vijë të qarta dhe koncize, e cila tregon emrin e kandidatit, punën për të cilën po aplikojnë (nëse është e aplikueshme) dhe qëllimin e letrës suaj. Për shembull, një rresht i temës mund të lexojë: "Rekomandim për emrin e emrit të parë - Punë Asistente të Burimeve Njerëzore."

Përdorni një Template të Letrës së Referencës

Nëse nuk jeni i sigurt se çfarë të shkruani, përdorni një template letër referimi dhe personalizoni atë për të përfshirë informacionin tuaj. Një shabllon është një mënyrë e dobishme për të parë se si të formatoni letrën tuaj dhe çfarë duhet të përfshini në letër.

Ju gjithashtu mund të shikoni letrat e referencës së mostrës për idetë se çfarë duhet të përfshini në letrën tuaj. Megjithatë, mos harroni të ndryshoni letrën në mënyrë që të zbatohet për personin specifik për të cilin po shkruani letrën.

Shembuj të tjerë: Shembuj Letëresh Referimi