Shkrimi i një letre të suksesshme dhe të lëmuar të biznesit mund të jetë një detyrë e lehtë për t'u ndjekur, për sa kohë që ju i përmbaheni rregullave të vendosura për paraqitjen dhe gjuhën. Kuptoni se marrësi juaj lexon një sasi të konsiderueshme të korrespondencës në baza të rregullta dhe do të favorizojë letrat e ekzekutuara mirë që nuk janë të shkruara dhe gabimet gramatikore. Një rregull i mirë është që të korrigjoj atë dy herë dhe pastaj të ketë një koleg të rishikojë atë për të siguruar që asgjë të mos ishte e humbur.
Seksionet e një letre biznesi
Secila pjesë e letrës suaj duhet t'i përmbahet formatit të duhur, duke filluar me informacionin tuaj të kontaktit dhe atë të marrësit tuaj; salutation; trupi i letrës; mbylljes; dhe së fundi, nënshkrimin tuaj.
Formulari i Letrës së Biznesit
Më poshtë është formati tradicional i letrës së biznesit, me këshilla se si ta kornizoni atë në bazë të marrëdhënies tuaj me lexuesin dhe se cili është rezultati juaj i dëshiruar.
Informacioni juaj i kontaktit :
Emri juaj
Adresa juaj
Numri juaj i telefonit
Adresa juaj e emailit
data
Informacioni i kontaktit të Marrësit:
Emri i tyre
Titulli i tyre
Kompania e tyre
Adresa e Kompanisë
- Përdorni "Për të Cilin shqetësim ", nëse nuk jeni të sigurt në mënyrë specifike për të cilin po i drejtoheni.
- Përdorni përshëndetjen formale "I nderuar zotëri / znj / Dr. [Mbiemri], "nese nuk e njeh marresin.
- Përdorni "I dashur [Emri]" vetëm nëse keni një marrëdhënie joformale me marrësin.
Trupi
Bazat e formatimit:
- Përdorni linja me hapësirë të vetme me një hapësirë të shtuar midis çdo paragrafi, pas përshëndetjes dhe mbi mbylljen.
- E majta justifikon letrën tuaj (kundër diferencës së majtë).
Goditeni tonin e duhur:
Bëni qëllimin e letrës tuaj të qartë përmes gjuhës së thjeshtë dhe të synuar, duke e mbajtur paragrafin e hapjes të shkurtër. Ju mund të filloni me, "Unë po shkruaj duke iu referuar ..." dhe prej aty, komunikoni vetëm atë që ju duhet të thoni.
Paragrafët e mëvonshëm duhet të përfshijnë informacionin që i jep lexuesit tuaj një kuptim të plotë të objektivit tuaj, por shmangni dënimet me fjalë dhe fjalët e panevojshme. Përsëri, mbani konciz për të mbajtur vëmendjen e tyre.
Nëse qëllimi juaj është të bindësh marrësin - të investosh para, të japësh një referencë, të punësosh, të lidhësh me ju, ose të rregullosh një çështje - të krijosh një rast bindës për kauzën. Nëse, për shembull, dëshironi që lexuesi të sponsorizojë një ngjarje bamirësie, të identifikojë çdo mbivendosje me qëllimet filantropike të kompanisë së tyre. Bindni lexuesin se ndihma juaj do të jetë reciprokisht e dobishme dhe ju do të rrisni mundësitë tuaja për të fituar mbështetjen e tyre.
Mbaje paragrafin e mbylljes në dy fjali. Thjesht përsërisni arsyen tuaj për të shkruar dhe falënderoni lexuesin për shqyrtimin e kërkesës suaj.
Mbyllja e përmbajtjes :
Disa opsione të mira për mbylljen tuaj përfshijnë:
- Me respekt,
- Sinqerisht juaji,
- përzemërsisht,
- Me respekt,
Nëse letra jote është më pak formale, mendoni ta përdorni:
- Të gjitha të mirat,
- më të mirë,
- Faleminderit,
- Të fala,
Nënshkrimi:
Shkruani nënshkrimin tuaj vetëm nën mbylljen tuaj dhe lini katër hapësira të vetme midis mbylljes dhe emrit të plotë të shtypur, titullit, numrit të telefonit, adresës së emailit dhe çdo informacioni tjetër të kontaktit që dëshironi të përfshini. Përdor formatin e mëposhtëm:
Nënshkrimi juaj me dorë
Shtyp emrin e plotë
titull
Dërgimi i një Letre të Biznesit Email
Nëse po dërgoni një letër email, nënshkrimi juaj do të jetë paksa i ndryshëm . Në vend që të përfshijë informacionin tuaj të kontaktit në titullin e letrës, rendisni atë nën nënshkrimin tuaj. Për shembull:
Sinqerisht juaji,
Emri Mbiemri
titull
Adresa juaj
Numri juaj i telefonit
Adresa juaj e emailit
Përfshini temën me të cilën po shkruani në temën e emailit, prandaj lexuesi është i qartë përse po dërgoni mesazhin.
Këshilla për shkrimin e letrave të biznesit
Ju mund të gjeni këshilla më të hollësishme në këto udhëzime se si të shkruani një letër biznesi , duke përfshirë zgjedhjen e një font, zgjedhjen e kufijve dhe formësimin e letrës suaj siç duhet.
Është gjithmonë e dobishme të shikosh shembuj për të marrë ide për korrespondencën tënde. Shqyrtimi i mostrave të letrës , duke përfshirë letrat e mbuluara, intervistë ju falënderoj për letrat, shkrimet pasuese, letrat e pranimit dhe refuzimit të punës, letrat e dorëheqjes, letrat e vlerësimit dhe më shumë shembuj të letrave për biznes dhe punë.