Sipas përkufizimit, projektet janë iniciativa të përkohshme dhe unike, në kontrast me aktivitetet e rregullta operacionale. Dhe ndërsa shumë firma mbështeten tek menaxherët e trajnuar dhe të certifikuar të projektit për të udhëhequr iniciativat e tyre, aftësitë e projektit kërkohen gjithnjë e më shumë për të gjithë profesionistët.
Ky artikull ofron një hyrje në planifikimin e një projekti për çdo profesionist të interesuar në miratimin e praktikave që punojnë aq mirë për menaxherët e projekteve profesionale.
Merrni kohën për të përcaktuar dhe planifikuar projektin tuaj:
Menaxherët e projektit kuptojnë se një pjesë e madhe e kohëzgjatjes totale të projektit është shpenzuar në planifikim . Shumë prej nesh kanë një tendencë të nxitojnë për të filluar punën, e cila në botën e projekteve është e ngjashme me atë duke lënë mënjanë leximin e udhëzimeve mbi atë pjesë të re të mobileve që keni blerë nga një prej atyre që "mblidhen vetë" shitësit. Shanset janë, nxitimi për të bërë punën pa lexuar udhëzimet do të krijojë disa probleme serioze në një pikë në përpjekjen tuaj.
Në vend që të nxitoni drejtpërdrejt në punë, është e rëndësishme të gozhdoni disa çështje kritike:
- Çfarë po krijoni saktësisht? Bëhu sa më specifik sa të jetë e mundur.
- Kur duhet të plotësohet?
- Cilat burime (njerëzit, pajisjet, dhe buxheti) a keni qasje, për të përfunduar projektin?
Tri pikat e mësipërme janë komponentët themelorë të një deklarate të fushës. Çdo menaxher i projektit punon për të qartësuar qëllimin përpara se të fillojë puna.
Zbulimi i Iniciativës së Partisë së Festave të Kompanisë:
Një deklaratë e fushës për palën e festës së kompanive mund të lexojë si më poshtë:
Qëllimi ynë është të planifikojmë dhe të dorëzojmë një festë të kompanive për 100 punonjës dhe të tjerë të tjerë të rëndësishëm përpara fundit të dhjetorit, me një kosto që nuk kalon 10,000 dollarë. Planifikimi dhe koordinimi ynë do të përbëhet nga komiteti 4 anëtarësh me mbikëqyrje nga CEO. Partia do të përfshijë një bar të hapur, vakt të prerë, ëmbëlsi dhe argëtim.
Vetëm duke marrë kohë për të hartuar këtë deklaratë të thjeshtë por të rëndësishme ofron udhëzime të fuqishme për ekipin e përfshirë në projekt. Gjithkush e kupton natyrën e projektit, afatin kohor, burimet dhe buxhetin.
Pushoni fushëveprimin poshtë në bllokun diskrete të punës:
Menaxherët e Projektit krijojnë diçka që quhet strukturë e ndarjes së punës për të përshkruar në terma të qarta dhe vepruese të gjithë punën e projektit që duhet të plotësohet nga dikush në një kornizë kohore të caktuar. Në situatën tuaj, ndarja e punës mund të përfshijë:
- Identifikoni vendndodhjen.
- Konfirmoni disponueshmërinë e dhomës dhe bllokoni atë me një depozitë.
- Zgjidh opsionet e ushqimit.
- Konfirmo shiritin dhe çfarë përmban bar.
- Identifikoni opsionet ëmbëlsirë.
- Krijoni dhe shpërndani ftesa me zgjedhje ushqimore.
- Përfundoni zgjedhjet e ushqimit bazuar në ftesat e kthyera.
- Vendosni për llojin e argëtimit.
- Shqyrtoni mundësitë për argëtim dhe përzgjidhni.
- Konfirmo vendosjen e dhomës së ngrënies.
- Blerje dhurata tavolinë për mysafirët.
- Koordinoni dhe dorëzoni ngjarjen.
Menaxherët e projektit do të zhvillojnë këtë ndarje të punës së projektit pa marrë parasysh burimet apo kohën, por më shumë në formatin e ideve. Sapo të identifikohet e gjithë puna e nevojshme për të arritur qëllimin e projektit, është koha për ta vënë atë në rregull, për të caktuar përgjegjësi dhe për të kërkuar vlerësime të kohës dhe kostos nga anëtarët e ekipit tuaj.
Krijimi i Planit të Projektit nga Ndarja e Punës:
Pas përfundimit të ndarjes së thjeshtë të punës të identifikuar në faqen e mëparshme, duhet të:
- Konfirmoni që të gjitha pikat kryesore për të arritur qëllimin e projektit janë identifikuar.
- Konfirmoni se kush do të merret me atë artikull pune dhe do të krijojë një matricë përgjegjësie që përshkruan detyrat kryesore të punës së palës përgjegjëse.
- Kërkoni që çdo anëtar i ekipit të rishikojë detyrat e tyre, të identifikojë vlerësimet e kohës dhe kostos, të shënojë afatet, përmbledhë nevojat e burimeve dhe të sigurojë që ata kanë vlerësuar plotësisht punën për të cilën duhet të jenë përgjegjës.
Pasi të jenë përfunduar hapat e mësipërm, ekipi i projektit duhet të punojë së bashku për të renditur ngjarjet në rendin e duhur, duke vënë në dukje ndonjë konflikt për burimet ose sfidat potenciale të caktimit. Shënim: një menaxher projekti do ta përfundonte këtë hap duke zhvilluar një skemë rrjeti , duke llogaritur rrugën kritike dhe pastaj caktimin e burimeve, shpesh me ndihmën e softuerit kompjuterik.
Për projektin tuaj më të vogël duke përdorur metoda joformale, një metodë e thjeshtë e shënimeve post-it të paraqitjes së artikujve në rend mund të jetë gjithçka që është e nevojshme. Ky proces do t'ju lejojë të zhvilloni pamjen e plotë të hapave të përfshirë dhe afatet për planifikimin dhe shpërndarjen e një festë të madhe pushimi!
Le të fillojë puna:
Tani që keni marrë kohë për të zbatuar siç duhet projektin, për të identifikuar detyrat kryesore, për të renditur detyrat dhe për të vlerësuar kohën dhe kërkesat e burimeve, ju jeni të përgatitur për të vendosur ekipin të punojë në përgjegjësitë e caktuara. Roli juaj si menaxher informal i projektit është të mbikëqyrë punën, të mbështesë anëtarët e ekipit dhe të ndihmojë në identifikimin dhe zgjidhjen e sfidave kur ndodhin ato. Një menaxher i mirë i projektit takohet rregullisht me anëtarët e ekipit për të vlerësuar përparimin dhe identifikimin dhe lundrimin e rreziqeve në zhvillim.
Në fund të fundit:
E njëjta qasje e përshkruar më sipër mund të zbatohet në çdo situatë të projektit në departamentin ose njësinë tuaj të biznesit. Zhvilloni një fushë të qartë, identifikoni punën, caktoni burime, zhvilloni vlerësime dhe një plan, dhe pastaj monitoroni dhe kontrolloni punën. Praktikat tuaja do të njihen dhe vlerësohen nga menaxherët profesional të projektit në vendin tuaj të punës dhe rezultatet tuaja do të jenë shumë më mirë sesa thjesht të hyni në punë pa menduar me të. Më i miri i suksesit me iniciativën tuaj të ardhshme!
-
Përditësuar nga Art Petty