Planifikoni, mbani njerëzit përgjegjës, komunikoni dhe komunikoni disa më shumë
Ky është një përkufizim i mirë akademik, por çfarë bëjnë menaxherët e projektit?
Thjesht, ata menaxhojnë projekte. Ndoshta kjo është shumë e thjeshtë, por kjo është ajo që ata bëjnë. Brenda kufijve etikë, ata bëjnë gjithçka që është e nevojshme për të përmbushur qëllimet e projektit.
PMI përcakton një projekt si "një aktivitet i përkohshëm i grupit i projektuar për të prodhuar një produkt, shërbim ose rezultat unik." Fjala unike është puna kryesore në këtë përkufizim. Detyrat e përditshme nuk përfshijnë projekte. Aktivitetet që përbëjnë një projekt nuk ndodhin më pas përfundimit të projektit.
Menaxherët e projektit organizojnë burime - të tilla si koha, para dhe njerëzit - për të bërë projekte të suksesshme. Pasi të bëhet një projekt, menaxherët e projektit hyjnë në një projekt tjetër.
Cilat menaxherë projekti bëjnë
Nëse puna e një menaxher projekti është që të organizojë burime për të bërë projekte të suksesshme, si ndodh kjo?
Menaxherët e projektit planifikojnë projekte. Ata ulen me sponsorët e projektit për të përcaktuar qëllimet e projektit. Ata i marrin këto qëllime dhe i mishin ato në një kartë projekti .
Karta e projektit është dokumenti që formalizon fillimin e një projekti. Karta e projektit përcakton pritjet e nivelit të lartë të projektit si momentet, buxhetin dhe afatet kohore. Komponentët e saktë të dokumenteve të projektit ndryshojnë nga organizata.
Menaxheri i projektit dhe sponsori i projektit diskutojnë se cilët duan në ekipin e projektit.
Menaxher i projektit dhe sponsor sponsorizojnë se si do t'i marrin këta njerëz në projekt. Sponsori i projektit duhet të ketë pozicionin organizativ dhe ndikimin që të përqëndrohet tek menaxherët e nivelit të lartë për të marrë burimet e personelit për projektin.
Këta anëtarë të stafit nuk do t'i raportojnë formalisht menaxherit të projektit, por ata do të jenë përgjegjës ndaj menaxherit të projektit për kompletimin e detyrave të caktuara të projektit. Kjo është ndoshta gjëja më e vështirë për menaxhimin e projekteve: menaxher i projektit nuk ka autoritet të plotë menaxherial mbi anëtarët e ekipit të projektit. Këta njerëz kanë detyra dhe prioritete të tjera jashtë projektit. Nëse lindin probleme personale, menaxherët e projektit përpiqen t'i trajtojnë ata me anëtarin e ekipit të projektit, por nëse këto probleme vazhdojnë, menaxheri i projektit mund të duhet të shkojë te menaxherja e anëtarit të ekipit për të arritur një rezolutë.
Sapo një menaxher projekti di burimet e tij ose të saj për një projekt, menaxher i projektit zhvillon një plan të projektit dhe një strukture të ndarjes së punës , ose WBS. WBS ndan piketat e projektit në chunks të menaxhueshme që mund të caktohen për një person. Një detyrë nuk duhet të plotësohet nga vetëm një person, por një person duhet të jetë përgjegjës për detyrën.
Si një menaxher projekti zhvillon WBS, ai e konsideron se cilat detyra janë të varura nga njëri-tjetri. Ai sekuencon detyrat në mënyrë të përshtatshme. Ai gjithashtu konsideron pikat e forta, dobësitë dhe angazhimet e tjera të anëtarëve të ekipit të projektit.
Pjesa më e madhe e punës së një menaxher projekti është komunikimi. Në fazën e planifikimit, menaxheri i projektit dhe sponsori janë në komunikim të vazhdueshëm. Në takimin e nisjes, menaxher i projektit vendos tonin për të gjithë projektin. Sapo projekti të fillojë, menaxheri i projektit komunikon me anëtarët e ekipit të projektit, sponsorët e projektit dhe palët e interesuara . Palët e interesuara mund të jenë brenda dhe jashtë organizatës. Menaxheri i projektit mban takime të rregullta me ekipin e projektit dhe takohet me anëtarët e ekipit individual sipas nevojës. Menaxheri i projektit gjithashtu takohet me sponsorin e projektit rregullisht për të siguruar që projekti po shkon si sponsor i projektit pret.
Ndërsa projekti mbyllet, menaxheri i projektit duhet të komunikojë për të siguruar që gjithçka të vijë së bashku. Pas mbylljes, menaxheri i projektit dokumenton dhe komunikon mësimet e nxjerra nga projekti.
Organizatat qeveritare kanë tendencën që menaxherët e projektit të përdorin në përpjekje të mëdha me komponentët e teknologjisë së informacionit, si përmirësimet e mëdha të softuerit dhe rifreskimet e harduerëve. Projektet më të vogla të teknologjisë së informacionit kanë më shumë gjasa të kenë struktura formale të menaxhimit të projekteve sesa projektet më të vogla pa implikime teknologjike. Menaxherët e projekteve për këto projekte më të vogla, jo teknike, mund të jenë personeli i cili nuk ka trajnim në menaxhimin e projektit dhe të cilëve pritet të ngatërrohen përmes punës.
Shumë njerëz bien në menaxhimin e projektit nga të qenit të detyruar të kapërcejnë. Ata vijnë nga të gjitha llojet e sfondeve. Nëse janë policë , menaxherët e kontratave, specialistët e kurrikulës , zyrtarët e informimit publik apo diçka tjetër, ata fillojnë si ekspertë të lëndës, të cilët kanë aftësi organizative dhe përfundojnë si menaxherë projekti. Sapo fitojnë një përvojë të vogël dhe trajnim, ata gjejnë se gëzojnë menaxhimin e projekteve. Ata kërkojnë më shumë mundësi për menaxhimin e projekteve, trajnime për të rritur aftësitë e tyre dhe ndoshta çertifikatat për t'i dhënë vetes më shumë besueshmëri dhe mundësi punësimi.
Karakteristikat e Menaxherëve të Projektit
Ekzistojnë disa karakteristika të përbashkëta mes menaxherëve të suksesshëm të projektit. Me këto tipare, menaxherët e projekteve janë mirë në rrugën e tyre drejt realizimit të qëllimeve të projekteve të tyre.
Menaxherët e projektit duhet të jenë të besueshëm. Në mënyrë që palët e interesuara dhe anëtarët e ekipit të projektit të besojnë se një projekt do të shkojë mirë, ata duhet të kenë besim tek menaxheri i projektit. Nëse gjërat shkojnë mirë ose jo aq mirë, menaxheri i projektit duhet të jetë i hapur dhe i sinqertë për atë që po ndodh me projektin. Ky sinqeritet rrit besueshmërinë e një menaxher projekti. Njerëzit e dinë se do të marrin informacion të besueshëm pa marrë parasysh se çfarë po ndodh në projekt.
Menaxherët e projektit kanë tendencë të jenë të ekstravertuara. Ekstroverizimi është një cilësi e mirë për menaxherët e projektit që kanë sepse ata vazhdimisht komunikojnë. Nëse komunikoni me sponsorin e projektit, palët e interesit ose anëtarët e ekipit, menaxherët e projektit duhet të shfrytëzojnë më së shumti mundësi për të shpërndarë dhe mbledhur informacione. Menaxherët e projektit mund të jenë të suksesshëm; megjithatë, ata duhet të detyrojnë veten jashtë zonës së tyre të rehatisë.
Planifikimi është kritik për suksesin në menaxhimin e projektit. Menaxherët e projektit duhet të jenë planifikues jo vetëm të krijojnë një plan të mirë, por të ndjekin një plan dhe të dinë se kur ky plan duhet të ndryshojë. Menaxherët e projektit i qëndrojnë një plani deri sa të mos plotësojë më nevojat e projektit. Pastaj, ata bëjnë rregullime në fluturim për të siguruar që qëllimet e projektit do të përmbushen. Ata i komunikojnë ndryshimet në audiencat e nevojshme.
Menaxherët e projektit nuk janë gjithmonë ekspertë në lëndët e projekteve të tyre. Në projekte më të mëdha, praktikisht nuk ka asnjë mënyrë që një menaxher i projektit të jetë një ekspert për të gjitha aspektet e projektit. Kjo është arsyeja pse ekipet janë kaq të rëndësishme. Për të luftuar mungesën e ekspertizës së një menaxher projekti, menaxherët e projektit duhet të jenë të orientuar drejt të dhënave. Ata duhet të shtyjnë anëtarët e ekipit të tyre për t'u dhënë atyre të dhëna të verifikueshme për të vërtetuar se projektet po përparojnë ashtu siç duhet. Kur lindin vendime kritike për kohën, cilësinë dhe qëllimin, menaxherët e projektit kanë nevojë për të dhëna për të përcaktuar se çfarë duhet bërë.
Për shkak se menaxherët e projektit kanë nevojë për të dhëna, ato duhet të jenë analitike. Ata duhet të jenë në gjendje të shkurtojnë paragjykimet dhe emocionet për të gjetur informacionin përkatës dhe ta zbatojnë atë në procesin e vendimmarrjes.
Certifikatat Menaxherët e Projektit mund të fitojnë
Ndërsa menaxhimi i projektit ka lulëzuar në disiplinën e vet të veçantë, vlera e certifikatave është rritur. Në fakt, shumë punë në sektorin publik dhe në sektorin privat tregojnë se punëdhënësit kërkojnë ose preferojnë që të marrin kredenciale të reja. Njerëzit me histori të gjatë të punës në menaxhimin e projektit mund të mos kenë nevojë për çertifikime, por ata të rinj në këtë linjë pune duhet t'i ndjekin ato. Sa më shumë njerëz hyjnë në fushën e menaxhimit të projektit, aq më shumë njerëz do të duhet të dallojnë veten si kompetentë.
Në SHBA, certifikimi më i përhapur për menaxherët e projektit është Projekti Menaxhimi i Projektit, ose PMP®, i ofruar nga PMI. Për të marrë një kredenciale PMP®, një menaxher i projektit plotëson kërkesat arsimore, të përvojës dhe të trajnimit. Këto kërkesa mund të plotësohen në një nga dy mënyra. Së pari, një menaxher i projektit duhet të ketë një diplomë të shkollës së mesme, pesë vjet përvojë me 7.500 orë të menaxhimit të projekteve dhe 35 orë trajnim përkatës. Së dyti, një menaxher i projektit duhet të ketë një diplomë bachelor, tre vjet përvojë me 4,500 orë menaxhimin e projekteve dhe 35 orë trajnim përkatës.
Pas përmbushjes së këtyre kërkesave, një menaxher i projektit duhet të aplikojë me PMI dhe të marrë një provim. Ky provim bazohet në Njësinë e Menaxhimit të Projekteve të Njohurive , ose PMBOK®.
Në tërësi, PMI ofron nëntë certifikime të menaxhimit të projektit. PMP® dhe më e lehtë për të marrë Associate Certified në Project Management ose CAPM® , janë dy certifikata të përgjithshme të PMI. Shtatë certifikatat e tjera të tyre merren me aspekte specifike të menaxhimit të projekteve - të tilla si analiza e biznesit, planifikimi dhe menaxhimi i riskut - ose metodologji të veçanta të menaxhimit të projekteve - siç janë Agile dhe OPM3.
Pagat Menaxherët e Projektit Fito
Ashtu si me pothuajse çdo punë që ekziston në sektorin publik dhe atë privat, ata që punojnë për qeverinë mund të presin që të fitojnë pak më pak se homologët e sektorit privat. Organizata qeveritare ka tendencë të ketë paketa më të mira përfituese sesa kompanitë private.
Menaxherët e projektit në fillim të karrierës së tyre bëjnë më pak se ata që kanë më shumë përvojë. Ndërsa menaxherët e projektit fitojnë përvojë, ata mund të urdhërojnë paga më të larta.