Një numër pyetjesh drejtohen në mendjen tuaj:
- Si mund të filloj?
- Cilat janë hapat e nevojshëm për të lëvizur projektin nga fillimi në mbyllje?
- Si mund të ndërtoj një ekip projekti me performancë të lartë?
- Kush kërkoj ndihmë në këtë proces? A ka një sponsor ekzekutiv?
Ky post është i fokusuar në ndihmën e askujt të ri për të udhëhequr një projekt , komitet ose iniciativë ekipi për një aktivitet që është unik për organizatën. Nëse jeni duke organizuar një festë ose duke udhëhequr nismat e reja të zhvillimit të produktit, mjetet dhe proceset e menaxhimit të projektit ekzistojnë për të bërë probabilitetin tuaj të suksesit shumë më të lartë.
Së pari, kuptojini 5 fazat e procesit të projektit:
Ndërsa unë ju inkurajoj që të lexoni më shumë për secilën nga 5 fazat në detaje, e dini se ato janë:
- Inicimi: nisja e projektit.
- Planifikimi: planifikimi i të gjithë punës së projektit.
- Ekzekutimi: në fakt kryen punën.
- Menaxhimi dhe kontrolli: të gjithë punën që bëni gjatë projektit për të monitoruar progresin.
- Mbyllja: kompletimi dhe dorëzimi i projektit dhe shtyrja e ekipit.
Këto hapa janë identike për çdo projekt.
13 Hapat bazë për projektin Novice:
- Përcaktoni fushëveprimin: Hap i parë dhe më i rëndësishëm në çdo projekt është përcaktimi i fushës së projektit . Çfarë është ajo që duhet të përmbushni ose të krijoni? Cili është objektivi i projektit? Po aq e rëndësishme është përcaktimi i asaj që nuk është përfshirë në fushëveprimin e projektit tuaj. Nëse nuk merrni përkufizime të mjaftueshme nga shefi juaj, sqaroni qëllimin vetë dhe e dërgoni përsëri lart për konfirmim. Ndërsa shembulli është paksa jashtë temës së biznesit, të gjithë mund të lidhen me një pritje martese. Në planifikimin e pritjes së dasmës, mund të keni për qëllim: përgatitni një pritje martese për 100 mysafirë, të kompletuar me darkë, bar të hapur, tortë martese dhe një grup të drejtpërdrejtë për vallëzim me një datë të caktuar me një kosto jo më të madhe se 20.000 dollarë.
- Përcaktoni resurset në dispozicion: Çfarë njerëzish, pajisje dhe para ju do të keni në dispozicion për të arritur objektivat e projektit? Si menaxher i projektit, zakonisht nuk do të keni kontroll të drejtpërdrejtë të këtyre burimeve, por do të duhet t'i menaxhoni ato përmes menaxhimit të matricës .
- Kuptoni afatin kohor: Kur duhet të përfundojë projekti? Ndërsa zhvilloni planin tuaj të projektit mund të keni pak fleksibilitet në mënyrën se si e përdorni kohën gjatë projektit, por afatet zakonisht janë fikse, si në rastin e pritjes së dasmës. Nëse vendosni të përdorni orët jashtë orarit për të përmbushur orarin, duhet ta peshoni atë kundrejt kufizimeve të buxhetit tuaj.
- Mblidhni ekipin tuaj të projektit: Merrni njerëzit në ekipin tuaj së bashku dhe fillo një dialog. Ata janë ekspertë teknikë. Kjo është arsyeja pse mbikëqyrësi i tyre funksional i caktoi ato në projekt. Detyra jote është të menaxhosh ekipin.
- Detajoni punën, Pjesa 1: Cilat janë pjesët kryesore ose komponentët që duhet të krijohen për të përfunduar projektin? Për shembull, pritja e dasmës kërkon një nivel të lartë: një sallë pritjeje, ushqim, pije, tortë, mysafirë dhe argëtim. Natyrisht, secila prej këtyre artikujve më të mëdhenj mund të ndahet në shumë sende shtesë. Ky është hapi tjetër.
- Paraqitni punën, Pjesa 2: Në shembullin tonë të pranimit të dasmës, mund të keni një ekip apo person përgjegjës për komponente të ndryshme. Puna me anëtarët e ekipit tuaj për të përcaktuar detajet e nevojshme për të arritur çdo send të rëndësishëm. Personi përgjegjës për ushqimin duhet të kuptojë opsionet, kufizimet e kostos dhe të bëjë zgjedhje që mbështesin arritjen e qëllimit . Listoni hapat më të vegjël në secilën prej hapave më të mëdhenj. Sa nivele të thella ju shkoni në hapa më të detajuar varet nga madhësia dhe kompleksiteti i projektit tuaj.
- Zhvillimi i një Plani Parapërmues : Mblidhni të gjitha hapat në një plan. Një mënyrë e mirë për ta bërë këtë është të përdorësh një tabelë precedence që identifikon cilat artikuj duhet t'i paraprijnë sendet e tjera. Praktikat formale të menaxhimit të projektit kërkojnë zhvillimin e asaj që quhet diagrami i rrjetit dhe identifikimin e rrugës kritike . Përderisa kjo mund të jetë përtej nevojave tuaja ose nivelit të njohurive, çështja kryesore është të renditni aktivitetet në rendin e duhur dhe pastaj të ndajni burime për aktivitetet. Pyetjet për të kërkuar përfshijnë: Çfarë ndodh më parë? Cili është hapi tjetër? Cilat hapa mund të shkojnë në të njëjtën kohë me burime të ndryshme? Kush do të bëjë çdo hap? Sa do të zgjas? Ka shumë paketa të shkëlqyera të softuerit që mund të automatizojnë shumë hollësi për ju. Pyetni të tjerët në pozita të ngjashme se çfarë përdorin.
- Krijoni planin tuaj bazë: Merrni reagime mbi planin tuaj paraprak nga ekipi juaj dhe nga çdo palë e interesuar. Rregulloni afatet tuaja dhe oraret e punës për të përshtatur projektin në kohën e disponueshme. Bëni çdo rregullim të nevojshëm të planit paraprak për të prodhuar një plan bazë.
- Kërkoni Rregullimet e Projektit: Nuk ka pothuajse kurrë kohë të mjaftueshme, para ose talent të caktuar për një projekt. Detyra jote është të bësh më shumë me burimet e kufizuara sesa njerëzit presin. Megjithatë, shpesh ekzistojnë kufizime në një projekt që thjesht nuk janë realiste. Ju duhet ta bëni rastin tuaj dhe ta paraqisni atë te shefi juaj dhe të kërkoni që këto kufizime joreale të ndryshohen. Kërkoni ndryshimet në fillim të projektit. Mos prisni derisa të keni vështirësi të kërkoni ndryshimet që ju nevojiten. Megjithatë, nëse projekti juaj përfshin një martesë, mos prisni të jeni të suksesshëm duke kërkuar shumë ndryshime të rëndësishme!
- Punoni planin tuaj, por mos vdisni për atë: Bërja e planit është e rëndësishme, por plani mund të ndryshohet. Ju keni një plan për vozitje për të punuar çdo mëngjes. Nëse një kryqëzim bllokohet nga një aksident, ju ndryshoni planin tuaj dhe shkoni në një mënyrë tjetër. Bëni të njëjtën gjë me planet tuaja të projektit. Ndërroni ato sipas nevojës, por gjithmonë mbani në mend qëllimin dhe burimet.
- Monitoroni progresin e ekipit tuaj: Ju do të bëni pak përparim në fillim të projektit, por pastaj filloni të monitoroni atë që gjithkush po bën gjithsesi. Kjo do ta bëjë më të lehtë për të kapur çështjet përpara se të bëhen probleme.
- Dokumentoni gjithçka: Mbani shënime. Çdo herë që të ndryshoni planin tuaj bazë, shkruani se çfarë ndryshimi ishte dhe pse ishte e nevojshme. Çdo herë që një kërkesë e re i shtohet projektit, shkruani se nga ka ardhur kërkesa dhe si është përshtatur afati kohor ose buxheti për shkak të tij. Ju nuk mund të mbani mend gjithçka, prandaj shkruajini ato në mënyrë që ju të mund t'i shikoni ato në shqyrtimin përfundimtar të projektit dhe të mësoni prej tyre.
- Mbani të gjithë të informuar: Mbani të gjithë aktorët e projektit të informuar për progresin gjatë gjithë kohës. Le ta dinë për suksesin tuaj kur të përfundoni çdo moment, por gjithashtu t'i njoftoni për problemet sapo të dalin. Gjithashtu, informoni ekipin tuaj. Nëse ndryshimet janë duke u konsideruar, tregoni ekipit për ta sa më larg që të mundeni. Sigurohuni që të gjithë në ekip janë të vetëdijshëm për atë që bëjnë të tjerët.
Në fund të fundit
Ju nuk duhet të jeni një menaxher formal i projektit për të udhëhequr një iniciativë projekti. Megjithatë, ju duhet të aplikoni mjetet dhe logjikën e menaxhimit të projektit në punën e sqarimit të objektivave tuaja, duke detajuar punën, duke ndërtuar një ekip dhe duke ekzekutuar dhe monitoruar punën. Më i miri i suksesit!