Projekte formale Ndiqni një Proces Pesë Faza si Ndiqni
- Inicimi: formimi i ekipit të projektit, chartering e fillimit të projektit.
- Planifikimi: finalizimi i fushës së projektit, përcaktimi i ndarjes së hollësishme të punës, vlerësimi i rrezikut, identifikimi i kërkesave të burimeve, finalizimi i orarit dhe përgatitja për punën aktuale.
- Ekzekutimi: kryerja e punës aktuale të kërkuar nga përkufizimi dhe fushëveprimi i projektit.
- Monitorimi dhe kontrolli: menaxhimi aktual, raportimi dhe kontrolli i burimeve dhe buxheteve gjatë fazës së ekzekutimit.
- Projekti Mbyll: ofrimi i projektit, vlerësimi i mësimeve të nxjerra, shtyrja e ekipit të projektit.
Fluksi tradicional i projektit
Pavarësisht nga madhësia e projektit, lëvizja nëpër faza është e njëjtë. Projekti fillon ose fillon me një kartë që identifikon menaxherin e projektit dhe përshkruan rëndësinë e projektit.
Sapo projekti të jetë nisur, ajo shkon në fazën e planifikimit. Këtu, ekipet kryesore dhe ato të punës identifikojnë punën e nevojshme për t'u plotësuar për të arritur qëllimin e projektit dhe për të zhvilluar vlerësime dhe vlerësime për kohën, kostot, burimet dhe rreziqet.
Pas fazës së planifikimit, puna fillon dhe ndodh në një mënyrë të përcaktuar të nevojshme për të lëvizur nga aktivitetet e mëparshme ose të mëparshme në aktivitetet pasuese.
Variacionet e projektit luajnë një rol të rëndësishëm në këtë fazë.
Ndërsa ekzekutimi është duke vazhduar, menaxheri i projektit dhe anëtarët e ekipit monitorojnë, raportojnë dhe kontrollojnë projektin e përgjithshëm, me theks në aktivitetet e rrugëve kritike. Kjo punë vazhdon derisa faza e ekzekutimit të jetë e plotë dhe projekti i dorëzohet klientit.
Faza përfundimtare, afër projektit, përfshin përfundimin e ofrimit, vlerësimin e mësimeve të nxjerra dhe shtyrjen e ekipit të projektit në mënyrë që anëtarët të mund të kalojnë në iniciativën e tyre të ardhshme.
Për projekte të shkathëta ose të përsëritura të zhvillimit, planifikimi dhe ekzekutimi zhvillohen në spurta të shkurtra ose në sprintë, me fazat që përsëriten derisa projekti të përfundojë sipas kënaqësisë së klientit.
Shpjegim i detajuar për çdo fazë
Inicimi: Një iniciativë solide e projektit jo vetëm që do të vendosë projektin tuaj për sukses, por gjithashtu do të vendosë bazat për të gjitha fazat e ardhshme. Gjatë inicimit, ju do t'i merrni anëtarët e ekipit të projektit, do t'i informoni për qëllimet e përgjithshme të projektit dhe do t'i kërkoni klientit ose pronarit të projektit sa më shumë pyetje që të jetë e mundur, në mënyrë që të planifikoni projektin në mënyrë efikase. Është gjithashtu një kohë e mrekullueshme për të ndërtuar entuziazmin e ekipit rreth projektit dhe për të mbledhur detajet e minutës së fundit që mund të ndikojnë në planifikimin e projektit. Hapat shtesë përfshijnë:
- Analiza e palëve të interesuara
- Caktimi i një sponsori ekzekutiv
- Zhvillimi i dokumentit të kartës dhe komunikimi
- Takimi zyrtar i fillimit
Planifikimi : Sapo të keni filluar projektin dhe të mbledhni të gjithë informacionin përkatës, atëherë do të filloni të planifikoni projektin tuaj. Faza e planifikimit varet nga madhësia e projektit tuaj, sa shumë informata keni për të organizuar dhe sa i madh është ekipi juaj.
Rezultati përfundimtar i planifikimit duhet të jetë një plan apo plan i qartë i projektit , nga i cili të gjithë do të ndjekin detyrat e tyre të caktuara. Përdorimi i një programi të planifikimit të projektit si Microsoft Project ose Basecamp është jashtëzakonisht i dobishëm kur planifikoni një projekt. Nëse nuk keni akses në një nga këto programe, bëni një kërkim të përgjithshëm në internet për softuer të lirë të planifikimit të projektit. Edhe pse përdorimi i një programi të planifikimit të projektit është i dobishëm, nuk është gjithmonë e nevojshme. Përdorimi i Excel dhe Word për të krijuar planin tuaj dhe për të komunikuar atë me ekipin është njësoj po aq efektive. Detyrat specifike në fazën e planifikimit përfshijnë:
- Krijimi i një plani komunikimi për palët e ndryshme të interesit
- Zhvillimi i një strukture të detajuar të ndarjes së punës.
- Identifikimi i rrugës kritike .
- Plotësimi i burimeve në planin e projektit dhe rafinimi i sekuencimit të punës bazuar në varësitë e projektit dhe kufizimet e burimeve.
- Zhvillimi i një orari të detajuar.
- Vlerësimi i rreziqeve dhe zhvillimi i një prioritizimi të rrezikut dhe planit të zbutjes.
Ekzekutimi: Tani që ju keni një plan solid të projektit, ekipi mund të fillojë ekzekutimin e projektit kundrejt detyrave të caktuara. Është faza ku të gjithë në të vërtetë fillojnë të bëjnë punën. Ju do të dëshironi të filloni zyrtarisht fazën e ekzekutimit me takime në person për të siguruar që secili të ketë atë që ata kanë nevojë për të filluar ekzekutimin e pjesës së tyre të projektit. Marrja e ekipit në rrugën e duhur është pjesë përbërëse e suksesit të projektit në mënyrë që të artikulohet qartë plani i planit dhe komunikimit.
Monitorimi dhe kontrolli: Ndërsa projekti është në fazën e ekzekutimit, do të filloni monitorimin dhe kontrollimin e tij për të siguruar lëvizjen e tij siç është planifikuar. Ka shumë mënyra për të monitoruar dhe kontrolluar një projekt. Kontrollet e rastësishme me udhëheqësit e ekipit, të organizuara çdo ditë "stand-up", ose më shumë takime formale javore të statusit janë efektive. Informacioni që del nga këto takime apo kanale komunikimi do të informojë lakun e reagimit dhe përfundimisht çdo ri-planifikim dhe përshtatje që janë të nevojshme për projektin. Aktivitete të tjera të rëndësishme në këtë fazë përfshijnë:
Respektimi i planit të paracaktuar të komunikimit për të siguruar ndërgjegjësimin e palëve të interesuara për statusin e projektit.
Monitorimi i ekipeve të punës dhe aktiviteteve të punës në rrugën kritike.
Identifikimi i mundësive për të përmirësuar performancën e orareve nëpërmjet ndjekjes së shpejtë ose përfundimit të aktiviteteve paralelisht ose kur është e nevojshme, duke rrëzuar orarin duke shtuar burime.
Monitorimi i shpenzimeve aktuale kundrejt atyre të planifikuara.
Në disa raste, monitorimi, llogaritja dhe raportimi i vlerës së fituar për planin e projektit.
Monitorimi dhe lehtësimi i rreziqeve dhe rafinimi i planit të rrezikut sipas nevojës.
Mbyllja e projektit: Pasi të gjitha detajet dhe detyrat e projektit tuaj janë të plota dhe të miratuara nga klienti ose pronari i projektit; së fundi mund të mbyllni projektin tuaj. Mbyllja e një projekti është po aq e rëndësishme sa inicimi, planifikimi dhe ekzekutimi i tij. Ju do të dëshironi të dokumentoni të gjithë informacionin nga projekti dhe ta organizoni atë në mënyrë të rregullt në mënyrë që të mund të ktheheni në atë nëse është e nevojshme. Është gjithashtu një kohë e mirë për të mbajtur një post-mortem në projekt, kështu që të gjithë anëtarët e ekipit mund të reflektojnë në atë që është e drejtë apo e gabuar gjatë projektit. Duhet gjithashtu të dokumentohet kështu që rezultati mund të ndahet me anëtarët e tjerë të projektit dhe të depozitohet në një dosje të historisë së projektit. Së fundi, është e rëndësishme që të shtyhet zyrtarisht ekipi i projektit, duke siguruar reagime dhe vlerësime të performancës siç tregohet nga politika e firmës suaj.
-
Përditësuar nga Art Petty