- fushë
- rrezik
- supozimet
Ky artikull ofron një skicë të këtyre tre kushteve thelbësore të menaxhimit të projektit dhe përfshin lidhje dhe sugjerime për lexim shtesë.
fushë
Në menaxhimin e projektit, fushëveprimi është grupi i kufijve që përcaktojnë shtrirjen e një projekti.
Fushëveprimi përshkruan se çfarë duhet të dorëzohet tek klienti si rezultat i iniciativës së projektit.
Kuptimi i fushëveprimit i lejon menaxherit të projektit dhe ekipit të projektit të kuptojë atë që bie brenda ose jashtë kufijve të projektit. Nëse diçka nuk është "në fushëveprim" nuk është faktor në punën planifikuese të projektit . Aktivitetet që bien brenda kufijve të deklaratës së qëllimit konsiderohen "në fushëveprim" dhe llogariten në orarin dhe buxhetin. Nëse një aktivitet bie jashtë kufijve, konsiderohet "jashtë fushës" dhe nuk është planifikuar.
Nëse ju jeni një menaxher projekti ose pjesë e ekipit të projektit, ju do të dëshironi të merrni në konsideratë nëse diçka është në fushëveprim ose jashtë fushëveprimit kur ecni përpara.
Si shembull, imagjinoni që një klient ju ka kërkuar të ndërtoni një faqe interneti. Ndërsa ju përshkruani fushëveprimin (ose përcaktoni kufijtë) e projektit, ju tregoni pikat e mëposhtme si në fushëveprim:
- Dizajnimi i faqes dhe diagramimi i telegrameve
- Krijimi i një krevati testues
- Kodimi në telegramin e miratuar
- Zhvillimi i grafikut për temën e internetit
- Testimi dhe debugimi përpara publikimit të faqes
Gjatë rrjedhës së projektit, klienti ju kërkon të përfshini një pamje video të kompanisë. Videoja nuk është e specifikuar në fushën e projektit dhe për këtë arsye është jashtë fushës.
Ndërkohë që mund të jeni të lumtur të bëni punën e videos për një pagesë shtesë, kjo do të kërkojë një rishikim të qëllimit dhe vlerësimit të kostos dhe kohës për projektin.
Në mungesë të dokumentit të qëllimit të qartë dhe të pajtuar, çështja e videos mund të jetë bërë e diskutueshme mes ekipit tuaj dhe përfaqësuesve të klientit. Një deklaratë e qartë e fushës ju lejoi të çaktivizoni situatën dhe të merreni me një ndryshim në mënyrë të rregullt.
Pra, si mund të përcaktoni se çfarë është brenda apo jashtë fushës? Së pari do të doni të përshkruani të gjitha detajet e projektit që aktualisht njihni në bazë të diskutimeve me klientin ose pronarin e projektit. Pastaj do të doni të bëni supozime kyçe që do të çojnë atë që konsiderohet brenda ose jashtë fushës.
supozimet
Në një moment në jetën tuaj ndoshta ju është thënë, "Mos bëni asnjëherë supozime." Megjithatë, marrja e supozimeve në menaxhimin e projektit është një aktivitet i përditshëm. Supozimet ndihmojnë të përcaktoni fushëveprimin dhe rreziqet dhe rregulloni vlerësimet tuaja për kohën dhe koston. Natyrisht, është thelbësore që të dokumentoni dhe të vërtetoni supozimet tuaja.
Konsideroni diçka të thjeshtë, të tillë si krijimi i një libri. Le të themi se shoku juaj ka një ide për një libër tavoline kafeje dhe ju ka kërkuar të menaxhoni projektin. Kërkesa e tij e parë është për një buxhet në mënyrë që të sigurojë fonde.
Ndërsa përcaktoni qëllimin, është e qartë se shoku juaj është i pasigurt në shumë detaje, duke përfshirë numërimin e faqeve, përfshirjen e imazhit, stilin e mbulimit dhe peshën e letrës që do të përdoret për faqet. Meqenëse të gjithë këta faktorë do të ndikojnë në kostos dhe kompleksitetin e prodhimit, do të duhet të bëni supozime rreth specifikimeve dhe t'i vërtetoni këto supozime si të pranueshme ose të papranueshme me shokun tuaj.
Pas diskutimeve të mëtutjeshme, miku juaj ju thotë se ai planifikon të përfshijë 50 foto në libër. Ju mund të bazoni supozimin tuaj në 50 imazhe ose, duke parashikuar që ky numër do të rritet me kalimin e kohës, mund të supozoni se do të ketë midis 75-90 faqe me imazhe.
Ju mund të shihni se si supozimet ndikojnë drejtpërsëdrejti në orar. Për shembull, imagjinoni të jeni duke udhëhequr një projekt në një park që përfshin ndërtimin e një grupi ritëm.
Gjatë krijimit të projektit ju jepet buxheti dhe anëtarët e caktuar të ekipit, njëri prej të cilëve është përgjegjës për materialet. Ndërsa krijoni orarin tuaj ju kërkoni personin përgjegjës për materialet kur do të arrijë çimentoja. Ky person përgjigjet se nuk është i sigurt kur çimentos do të arrijë, por beson se do të jetë midis 1 qershorit dhe 10 qershorit. Ndërsa e ndërtoni qëllimin dhe planin tuaj, supozoni se çimentos do të arrijë jo më vonë se 10 qershor. Shembulli tregon dy përfitime për të bërë supozime.
Përfitimi i parë është se supozimi i marrjes së çimentos jo më vonë se 10 Qershor ju lejon të planifikoni për aktivitete që mbështeten në arritjen e çimentos. Përfitimi i dytë është se ai siguron personin përgjegjës për materialet me një afat kohor për dorëzimin e çimentos, të cilin ai pastaj mund t'ia transmetojë furnizuesit të tij. Ajo ka krijuar pa dashje një afat kyç për projektin për të ecur përpara.
Marrja e supozimeve përcakton kriteret që shpesh rishqyrtohen gjatë projektit për të ndihmuar ekipin e projektit që të qëndrojë brenda fushës, në kohë dhe brenda buxhetit. Por çfarë ndodh kur supozimet janë të gabuara? Kjo është ajo ku rreziku vjen në lojë.
rrezik
Sapo të keni ndërtuar fushëveprimin tuaj dhe identifikuar supozimet që janë pas qëllimit dhe vlerësimeve, ju do të dëshironi të filloni të vlerësoni fushat e rrezikut . Rreziku është i njëjtë në menaxhimin e projektit ashtu siç është në botën reale; kjo është një rrezik apo shans që mund të krijojë dëmtime. (Shënim: Instituti i Menaxhimit të Projektit dhe Njësia e Menaxhimit të Projektit të Njohurive-PMBOK ofrojnë përkufizime të detajuara të rreziqeve dhe llojeve dhe identifikojnë kuadrin për menaxhimin e rrezikut të projektit.)
Të gjitha projektet përmbajnë rrezik dhe nëse jeni menaxher i projektit ose pronar i projektit, nuk është vetëm përgjegjësia juaj të parashikoni rrezik, por është edhe puna juaj për të komunikuar ndikimin e mundshëm të këtyre rreziqeve te ekipi i projektit dhe për t'u përgatitur për të zbutur rreziqet.
Rreziku vjen në shkallë të ndryshme. Ndonjëherë rreziku mund të thotë vetëm se projekti do të funksionojë paksa ndryshe ose do të marrë një kthesë të vogël të papritur. Në disa raste, megjithatë, rreziku mund të çojë në rezultate katastrofike që e kthejnë projektin në kokën e tij.
Le të përdorim skenarin për shesh lojërash nga shembulli i mësipërm i çimentos. Një nga rreziqet është se çimentoja nuk arrin deri në datën e supozuar të 10 qershorit. Cilat janë efektet e mundshme të këtij rreziku? Të gjitha aktivitetet pasardhëse që pasojnë pas derdhjes së çimentos janë vonuar si rezultat i këtij problemi.
Rreziqet mund të jenë pozitive po ashtu. Konsideroni ndikimin në projekt nëse çimento shfaqet më herët se sa pritej. Ndërsa kjo duket si një rezultat pozitiv, ai ende krijon një problem për kohën dhe sekuencën e të gjitha hapave të tjerë në projekt.
Menaxherët e projektit punojnë me ekipet e tyre të projektit për të ideuar dhe identifikuar rreziqet potenciale. Ata e marrin procesin një hap më tej dhe shikojnë ashpërsinë e mundshme të rrezikut dhe gjasat e ndodhjes së tij. Për më tepër, ata identifikojnë ata individë më të përshtatshëm për të identifikuar kur rreziku po ndodh dhe ata zhvillojnë plane të miratuara për zbutjen e rreziqeve.
Shumë firma kanë modele të detajuara të rrezikut që kanë zhvilluar gjatë kohës dhe nga përvoja me projekte të tjera. Disa industri kanë hartuar profile të rrezikut që përdoren si pikënisje për analizën e riskut. Shumë industri ushtrojnë analiza shumë të detajuara statistikore për planifikimin e rrezikut.
Në fund të fundit
Termat: fushëveprimi, supozimet dhe rreziku, janë të gjitha të rëndësishme në botën e menaxhimit të projektit. Përdoreni këtë artikull si një pikënisje për të eksploruar këto dhe kushte të tjera të rëndësishme të menaxhimit të projektit në hollësi të mëtejshme.