Nëse jeni duke kërkuar për këtë lloj pune, mund të përmirësoni ndjeshëm mundësitë tuaja duke ditur se cilat nga aftësitë tuaja dhe përvojat tuaja duhet të theksohen gjatë procesit të aplikimit dhe intervistës.
Si të përdoren listat e aftësive
Shikoni mbi këtë listë të aftësive të kërkuara. Ju mund të gjeni se keni më shumë prej tyre sesa menduat se keni pasur. Përdorni emrat e aftësive tuaja relevante si fjalë kyçe në CV- në tuaj dhe letrën e mbulimit , kështu që mbikëqyrësi i punësimit do të jetë në gjendje të shohë qartë se keni atë që po kërkoni. Sigurohuni që ta lexoni me kujdes përshkrimin e punës, në mënyrë që të dini cilat aftësi janë më të rëndësishme për punëdhënësin tuaj të ardhshëm. Hulumtimi i kompanisë ndihmon gjithashtu.
Kur të përgatiteni për intervistën tuaj, gati të paktën një shembull specifik të një kohe që keni demonstruar secilën nga aftësitë që prisni për të diskutuar. Mos prisni që ata të marrin fjalën tuaj për këto gjëra.
Ju gjithashtu mund të shqyrtojë listat tona të aftësive të listuara nga puna dhe llojet e aftësive .
Shembuj të Aftësive të Menaxherit të Zyrës
Jo të gjitha pozicionet e drejtuesve të zyrës kërkojnë saktësisht të njëjtat aftësi . Shumë do të varet nga sa ndihmëtarë të zyrës duhet të mbikëqyrë, sa njerëz përdorin zyrën që do të menaxhoni dhe çfarë lloj softueri dhe sisteme të tjera që përdor employeri juaj.
Por ka disa aftësi që pothuajse të gjithë menaxherët efektivë të zyrës kanë dhe nuk mund të bëjnë pa.
Aftësitë administrative
Si menaxher i zyrës, do të jeni përgjegjës për plotësimin e disa detyrave administrative . Këto përfshijnë punësimin dhe shkarkimin e punonjësve, kryerjen e vlerësimeve të performancës, trajnimin e punonjësve të rinj dhe mbikëqyrjen e të tjerëve.
Aprovimi i kërkesave formale, kryerja e operacioneve të përgjithshme të biznesit dhe mbajtja e dokumenteve dhe dokumenteve të personelit mund të bien në juridiksionin tuaj.
Ju gjithashtu do të keni për të planifikuar, marrë përgjegjësinë për përpunimin e postës, orarin dhe të marrë pjesë në takime. Ju mund t'ju kërkohet të praktikoni zgjidhjen e konflikteve , të delegoni punën dhe të jeni politikë dhe vendimmarrës .
Aftësitë analitike
Një pjesë e punës suaj do të jetë gjetja e mënyrave për të bërë më mirë punën tuaj. Nëse mund të identifikoni joefikasitetin në mënyrën se si funksionon zyra juaj dhe ofrojnë zgjidhje, mund të jeni në gjendje të kurseni shumë punë para punëdhënësit tuaj dhe t'i kurseni shumë më keq kolegët tuaj. Një drejtues i madh zyra do të pyetet gjithmonë për të gjithë procesin, praktikat dhe procedurat, "a ka kuptim kjo? A është kjo më e mira që mund të bëjmë? "Ja një listë e aftësive analitike që mund të përfshini në CV-në tuaj.
Vemendje ne detaje
Si menaxher i zyrës, bucku ndalet me ju. Ju do të jeni përgjegjës për urdhërimin e furnizimeve korrekte të zyrës në kohën e duhur, për mbajtjen e shënimeve në mënyrë të saktë dhe në mënyrë të organizuar dhe për mbajtjen e duhur të nevojave dhe çështjeve të të gjithë të tjerëve në zyrë. Nëse e bëni atë të drejtë, zyra duket se do të funksionojë. Nëse ju merrni një hollësi të vogël të gabuar, njerëzit e tjerë mund të mos jenë në gjendje të bëjnë punën e tyre.
Aftesi komunikimi
Ashtu si ndihmësit e zyrës, shpesh do të jeni një nga vizitorët e parë që shohin, dhe ndonjëherë mund të jeni i vetmi që ata e shohin, nëse profesioni zyra e të cilit kjo ndodh jashtë. Ju duhet, pra, të veproni si një recepsionist efektiv, duke kryer në të njëjtën kohë detyrat tuaja të tjera.
Ju gjithashtu mund të jeni pika kryesore e lidhjes midis të gjithë njerëzve të ndryshëm që përdorin zyrën dhe mundësisht mes zyrës suaj dhe të tjerëve brenda së njëjtës organizatë. Ju mund të keni nevojë të praktikoni zgjidhjen e konflikteve . Duhet patjetër të delegoni punën. Të gjitha këto shtojnë shumë komunikime, të shkruara dhe verbale, të cilat duhet të jenë të sakta, efikase, miqësore dhe profesionale në çdo kohë.
Aftesi kompjuterike
Është e rëndësishme që menaxherët e zyrës të kenë një gamë të gjerë të aftësive kompjuterike .
Specifikat do të varen nga punëdhënësi juaj, por do të përfshijnë futjen e të dhënave, spreadsheets dhe detyrat e përgjithshme të IT.
Zyrat e menaxhimit mund të jenë një sasi e madhe përgjegjësie. Menaxherët e zyrës përgjithësisht punojnë në kulmin e një organizate, me duart e tyre në çdo aspekt të kompanisë. Nëse ky rol qendror ju apelon, shqyrtoni listën e aftësive tona për të parë nëse ajo mund të jetë një karrierë për ju.
Çështjet Financiare
Përgjegjësitë tuaja mund të përfshijnë kontabilitetin, faturimin, buxhetimin dhe kontabilitetin. Ju gjithashtu mund t'ju kërkohet të trajtoni listën e pagave, paratë e imëta dhe QuickBooks . Raportet tremujore dhe gjysmëvjetore mund të bien në gamën e detyrave tuaja gjithashtu. Më së paku, nëse zyra juaj i trajton paratë në të gjitha, ju do të jeni përfundimisht përgjegjës për të siguruar që ajo të trajtohet mirë
Aftesi Drejtuese
Si mbikëqyrës i asaj që mund të jetë një grup i madh i asistentëve të zyrës, do t'ju duhet t'i mbani të gjithë të motivuar dhe të koordinuar. Ju do të keni për të bërë punën në grup . Puna juaj do të përfshijë vendosjen e një standardi për punën e të gjithëve dhe sigurimin e përmbushjes së këtyre standardeve. Kryesisht do të thotë të ndihmosh njerëzit e tjerë të rriten në karrierën e tyre dhe të ndihmojnë njerëzit të fillojnë vetë dhe të komunikojnë mirë me njëri-tjetrin.
Aftësitë sociale
Aftësitë ndërpersonale luajnë një rol të madh në të qenit një menaxher i zyrës. Do t'ju kërkohet të keni një qëndrim pozitiv, të përshëndesni vizitorët dhe të angazhoheni në punën në grup .
Të ndryshme Përparësitë
Menaxherët e zyrës kanë tendencë të kenë një set të aftësive të ndryshme që i ndihmon ata të bëjnë punën e tyre. Kjo përfshin duke i kushtuar vëmendje detajeve, duke qenë përgjithësisht fleksibël për detyrat që duhet të kryeni dhe të jeni të besueshëm.
Menaxherët e zyrës duhet gjithashtu të jenë networkers, mendim logjik , multi-taskers dhe zgjidhësit e problemeve . Menaxhimi i kohës dhe organizimi duhet të jenë natyra e dytë për njerëzit që shërbejnë në këtë rol.