Lista e Aftësive të Asistentit të Zyrës për Vazhdimet, Letrat e Mbuluara dhe Intervistat
Se dikush mund të jetë ju.
Përgjegjësitë e Punonjësve të Zyrës së Ndihmës
Përderisa pozicionet e asistentëve të zyrës janë përgjithësisht të ngjashme me njëri-tjetrin, puna është ende e ndryshueshme - ai ndryshon nga dita në ditë, në vend që nga zyra në zyrë. Sot ju mund të veproni si një recepsionist, nesër mund të kërkojë riparimin e printerit dhe një ditë pas kësaj, ju do të keni për të sjellë tërë kabinetin e depozitimit në shekullin e njëzet e një. Do të keni nevojë për një aftësi mjaft të gjerë për të arritur sukses.
Ndihmësit e Zyrës janë ndër heronjtë e panjohur të botës së biznesit, sepse kur e kryeni të drejtën tuaj, askush nuk e vë re. Zyra duket se po funksionon. Por disa njerëz gëzojnë punën e shpejtë dhe fleksibile, ndjenjën e të qenit në zemrën e gjithçkaje. Dhe një sekretar i mirë ende mund të gjejë punë pothuajse kudo, në çdo lloj organizimi.
Si të përdoren listat e aftësive
Ju mund të përdorni këto lista aftësish gjatë procesit të kërkimit tuaj të punës.
Së pari, emrat e këtyre aftësive funksionojnë si fjalë kyçe, prandaj përdorni sa më shumë që mundeni kur shkruani CV-në tuaj. Mos u mbështetni në punësimin e mbikëqyrësve për të kuptuar se keni atë që dëshironi, u thoni atyre drejtpërdrejt.
Së dyti, mund të përdorni këto fjalë kyçe të njëjta në letrën tuaj të mbulimit . Përqendrohuni në mënyrë specifike në ato që punonjësi juaj i ardhshëm kujdeset për shumicën.
Ju do të duhet të bëni hulumtimin tuaj, sepse ndërsa punët e asistentit të zyrës janë shpesh të ngjashme, punësimi i mbikëqyrësve ndryshon në përparësitë e tyre. Përshkrimi i punës ndoshta do të përfshijë një listë të shkathtësive të kërkuara. Kushtojini vëmendje kësaj.
Së fundi, mund ta përdorni këtë diskutim për të planifikuar intervistën tuaj. Sigurohuni që keni gati të paktën një shembull për një kohë që keni demonstruar secilën prej 6 aftësive të listuara këtu.
Ajo gjithashtu mund të ndihmojë për të shqyrtuar listat tona të aftësive të listuara nga puna dhe llojet e aftësive .
Aftësitë e Asistentit të Gjashtë të Gjashtë
Më poshtë është një listë e gjashtë aftësive më të rëndësishme për një asistent zyre, si dhe një listë më të gjatë të aftësive që punëdhënësit mund të presin që ju të keni.
- Aftësitë verbale të komunikimit: Komunikimi është një aftësi kritike e butë për një asistent zyre. Ju do të duhet të ndërveprojnë me mbikëqyrësin tuaj, me personelin e zyrës, me profesionistët që ju ndihmoni, dhe ndoshta me klientët ose njerëzit në zyrat e tjera të së njëjtës organizatë. Të gjithë punoni si një ekip, dhe ju jeni shpërndarja kryesore e komunikimit. Duhet të jesh i gëzuar, i dobishëm, i informuar, artikuluar dhe një dëgjues i mirë çdo ditë.
- Shkathtësitë e Komunikimit me Shkrim: Shumica e ndihmësve të zyrës shkruajnë shumë. Ata mund të shkruajnë memorandume, të plotësojnë formularët, ose të hartojnë letra ose email. Disa krijojnë përmbajtje për faqen e internetit të kompanisë ose editojnë tekstin për të tjerët. Është e domosdoshme një komunikim i qartë, me shkrim profesional.
- Miqësia: Një ndihmës i zyrës mund të jetë personi i parë që klienti i sheh pas hyrjes në zyrë. Nëse zyra kryesore e zyrës ndodh të jetë jashtë për momentin, ndihmësi i zyrës mund të jetë i vetmi person me të cilin bashkëvepron vizitori. Duhet të jeni gati për të përshëndetur çdo vizitor me një buzëqeshje dhe një fjalë të këndshme dhe për t'i ndihmuar ata me çdo gjë që u nevojitet aq sa jeni në gjendje. Pra, aftësitë e mira ndërpersonale janë një domosdoshmëri.
- Aftësitë e Teknologjisë: Në ditët e lashta, sekretarët bënin shumë shtypje. Kohët kanë ndryshuar dhe kështu ka teknologji, por asistentët e zyrës ende mund të presin që të shpenzojnë mjaft kohë para një tastiere. Në vend të një makine shkrimi, do të duhet të njihni mënyrën tuaj në një shumëllojshmëri të aplikacioneve softuerike. Ditur se si të bëni një mbështetje të lehtë të teknologjisë dhe si të rregulloni një printer të pabindur, nuk do të dëmtohet.
- Organizimi: Asistentët e zyrave duhet të jenë shumë të organizuara në mënyrë efektive për të zgjidhur detyrat e tyre të shumta. Ju do të duhet të ndihmoni që njerëzit e tjerë të organizohen gjithashtu, nga mbajtja e kalendarëve për mbajtjen e rregullt të zyrës.
- Aftësitë për zgjidhjen e problemeve: Zgjidhja e problemeve , ose aftësitë e të menduarit kritik , janë të rëndësishme për çdo asistent zyre, pasi shpesh do të jeni personi tjetër që vjen me pyetje ose çështje.
Lista e Aftësive të Asistentit të Zyrës
A - G
- Mbështetje administrative
- Përgjigjuni telefonave
- emërimet
- Faturimi
- Kalendari
- zyre
- Marrëdhëniet e klientëve
- komunikim
- kompjuter
- Koordinon Aktivitetet e Zyrës
- korrespondencë
- Shërbimi ndaj klientit
- Hyrja e të dhënave
- Dërgimi i postës
- Vizitorët drejtues
- Regjistrimi elektronik
- shquhem
- Raportet e shpenzimeve
- Arkivimi
- elastik
- Përcjellja e telefonatave
- miqësor
- Operacionet e Front Desk
- Përshëndesni Vizitorët
H - M
- internet
- ndërpersonale
- postë
- mailings
- Takimet
- Marrja e mesazhit
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Trajtimi i parave
N - S
- Detyrat e Zyrës
- Pajisjet e zyrës
- Inventari i Furnizimit të Zyrës
- Zyra e Furnizimeve
- Mbështetje për zyra
- organizatë
- shkresa
- Qëndrim pozitiv
- Aftësitë për zgjidhjen e problemeve
- QuickBooks
- seriozitet
- Përgjigjuni pyetjeve
- Thirrjet e thirrjeve telefonike
- caktimin
- Shqyrtimi dhe drejtimi i thirrjeve
- Shipping
- spreadsheets
- komutator
T - Z
- bashkërendim
- teknologji
- telefon
- Menaxhimi i kohes
- Marrëveshjet e Udhëtimit
- daktilografim
- Komunikim verbal
- Vizitorë të mirëpritur
- Përpunim teksti
- Komunikim me shkrim