Një Plan i Projektit të Takimit të Shembujve për të Ju Filluar
Parashikoni Projektin
Hapi juaj i parë është të planifikoni planin.
Ju filloni duke diskutuar ngjarjen me palët e interesuara. Nëse kjo është bërë vitin e kaluar, çfarë ka ndodhur mirë? Çfarë shkoi keq? Kush e menaxhoi projektin dhe a mund t'ju ndihmojnë të shmangni kurthet këtë vit? Meqë CEO-ja ju caktoi projektin, çfarë dëshiron nga ngjarja? Kur do të jetë ngjarja? Ku? Cili është buxheti?
Mblidhni sa më shumë informacion që mundeni. Kjo do të jetë skelet në të cilin ju e ndërtoni planin e projektit.
Ndërtoni ekipin
Cilat burime të tjera ju nevojiten për ta bërë këtë projekt një sukses? A ka njerëz në departamente të tjera që mund t'ju ndihmojnë ta bëni këtë ngjarje një sukses? Çfarë duhet të bëni për të arritur atje ndihmë? A mund të pyesni ose duhet të merrni miratimin zyrtar nga shefi i tyre? Sa kohë keni nevojë prej tyre? Çfarë aftësish specifike ju nevojiten për të siguruar? A mund të sigurojë dikush tjetër aftësi nëse personi që dëshironi nuk është i disponueshëm?
Meqenëse ky është një takim i gjerë në kompani, si mund të ndihmojë HR-ja?
A keni nevojë për ndihmë nga departamenti i objekteve? Po në lidhje me Departamentin e Marketingut? A keni nevojë për ndihmë në atë zonë?
Plani i Axhendës
Pasi ta dini se sa kohë do të zgjasë takimi, filloni të plotësoni blloqet e kohës. A keni nevojë për një folës hapjeje? Kush do të jetë? A do t'i mbani së bashku të pranishmit ose do t'i thyejnë ato në grupe më të vogla për një pjesë të programit?
Sa folës të tjerë do t'ju duhet? Kush do të vendosë seancat më të vogla në qoftë se shpërtheni?
A do të marrë ngjarja më shumë se një ditë? Si do ta mbyllni ditën e parë? Si do të hapni sërish ditën e dytë?
Si do të përfundoni në fund? A keni nevojë për një fjalim përmbyllës? Si do ta trajtoni logjistikën e njerëzve që vizitojnë hotelin nëse e rezervoni atë?
Gjeni hapësirën
Gjeni se sa njerëz po vijnë. Pastaj përcaktoni se sa i madh i një hapësire që ju nevojitet. Ku do të mbahet ngjarja? A ka vend në zyrën e korporatës apo keni nevojë për një hapësirë më të madhe? A dëshiron KE-ja që takimi të mbahet jashtë vendit në mënyrë që njerëzit të mund të përqëndrohen ose a dëshiron që ai të mbahet në zyrë për të minimizuar koston?
Cilat prona në zonën tuaj mund të sigurojnë hapësirën që ju nevojitet? A është një hotel pranë aeroportit një zgjedhje e mirë për të minimizuar kohën e udhëtimit për njerëzit që vijnë nga jashtë qytetit ose duhet të gjesh diçka jashtë qytetit që do të jetë më e qetë?
Cilat janë objektet e ndryshme të ngarkuara për objektet e tyre? Çfarë përfshijnë dhe çfarë do t'ju duhet për të blerë dhe keni sjellë? A do të caktojnë një individ për të punuar me ju? Cila është politika e tyre në lidhje me materialin dhe njerëzit nga jashtë?
Pull It Off
Duke mbledhur përgjigjet për të paktën shumicën e këtyre pyetjeve, mund të filloni të bashkoni planin e projektit.
Mos harroni se ajo që po tregojmë këtu është lista e detyrave të projektit, vetëm struktura e ndarjes së punës (WBS). Nuk përfshin asnjë nga varësitë midis detyrave apo afateve. Ata do të shtoheshin më vonë.
Shembull i Planit të Projektit për Takimin e Kompanisë
Në Si të Planifikoje një Projekt duke përdorur Mjetet Bazë të Menaxhimit të Projekteve , ne diskutuam mendimin pas planifikimit të projektit dhe përdorimin e aftësive të menaxhimit të projektit gjatë procesit të planifikimit. Këtu është se si një plan pune i projektit të planifikimit të ndarjes (WBS) mund të kërkojë një projekt për të planifikuar një takim të kompanisë:
1. Para-Plani i Projektit
- Përcaktoni buxhetin
- Diskutoni me KE-në për të vendosur qëllimet e projektit
- Kontaktoni menaxherin e mëparshëm të projektit (PM) për këshilla
- Përcaktoni listën e palëve të interesuara
- Kontaktoni palët e interesuara për të dhëna.
- Vendosni datën e preferuar për ngjarjen
- Përcaktoni sa folës / prezantues janë të nevojshëm
- Përcaktoni se sa staf mbështetës nevojitet
- Përcaktoni se sa punonjës do të marrin pjesë
- Listoni vendet e mundshme për ngjarjen
2. Ndërtimi i Ekipit të Projektit
- Merrni përfaqsuesin nga Marketingu
- Merrni përfaqësues nga HR
- Shihni nëse Blerja do të caktojë dikë që të ndihmojë
- Pyetni Susan për të trajtuar të gjitha detajet e folësve
- Merrni përfaqësues nga objektet
- Planifikoni takimin e fillimit të ekipit të projektit
3. Zhvilloni axhendën
3a Plani Dita Një
- Cakto kohën e fillimit
- Vendosni kohën, rregulloni vendin dhe personelin për regjistrim
- Vendosni gjatësinë e seancës në mëngjes
- Vendosni gjatësinë e fjalimeve
- Llogaritni numrin e folësve të nevojshëm për seancën në mëngjes
- Rekrutoni folësit
- Planifikoni ndërprerjen në mes të mëngjesit (koha dhe gjatësia)
- Organizoni freskimin e sallës së konferencave gjatë pushimeve (ujë, plehra etj)
- Planifikoni pushimin e drekës (koha, gjatësia, vendi, menyja, kush paguan)
- Sesioni i planit të pasdites (gjatësia, numri i folësve)
- Recruit folës pasdite
- Plani Dita Një mbyllje (koha, kush, gjatësia)
3b Plani Dita e Dyte
- Cakto kohën e fillimit
- Vendosni gjatësinë e seancës në mëngjes
- Llogaritni numrin e folësve të nevojshëm për seancën në mëngjes
- Rekrutoni folësit
- Planifikoni ndërprerjen në mes të mëngjesit (koha dhe gjatësia)
- Organizoni freskimin e sallës së konferencave gjatë pushimeve (ujë, plehra etj)
- Planifikoni pushimin e drekës (koha, gjatësia, vendi, menyja, kush paguan)
- Sesioni i planit të pasdites (gjatësia, numri i folësve)
- Recruit folës pasdite
- Plani Fjala e Mbylljes (koha, kush, gjatësia)
- Organizoni kohën e check-out me hotel
4. Planifikoni hapësirën
- Përcaktoni numrin e pjesëmarrësve
- Plani i vendosjes së shtresave (rreshtat kundrejt tabelave)
- Llogarit hapësirën e nevojshme
- Hetoni vendet në dispozicion me atë hapësirë (kosto, vendndodhjen, shërbimet e përfshira)
- Numëroni numrin e folësve çdo ditë dhe gjithsej
- Përcaktoni numrin dhe llojin e stafit mbështetës të nevojshëm
- Gjeni se sa pjesëmarrës / folës / stafi do të kenë nevojë për dhoma
- Negocio kostot dhe datat me vendet në dispozicion
- Nënshkruani kontratën me vendndodhjen e zgjedhur
5. Publikoni Ngjarjen
- Finalizoni të gjitha detajet me vendin e ngjarjes
- Sigurohuni që pjesëmarrësit të njoftohen
- Njoftoni të gjithë folësit për temën dhe kohën e prezantimit / ditës
- Njoftoni të gjithë stafin mbështetës të detyrave dhe ndërrimeve
- Merrni RSVPs nga të pranishmit
- Njoftoni pjesëmarrësit e zëvendësimit sipas nevojës
6. Ndiqni
- Merrni draft fjalime nga të gjithë folësit
- Shqyrtoni fjalimet përfundimtare
- Merrni etiketat e emrit për të gjithë të pranishmit, folësit, personelin
- Bleni çdo material dhe dhurata për pjesëmarrësit
- Rikonfirmo me vendndodhjen e ngjarjes
7. Shqyrtoni dhe Vlerësoni
- Dërgo pyetësorin e kënaqësisë për të gjithë pjesëmarrësit
- Dërgo anketën e rishikimit për të gjithë folësit
- Dërgo faleminderit për të gjithë folësit dhe stafin
- Mbajini takime të ngushta me ekipin e projektit
Planifikimi i mëtejshëm
Struktura e planifikimit të projektit të planifikimit të projektit (WBS) tregon një shembull për planifikimin e një takimi të kompanisë. Kjo është vetëm një skicë. Ekipi i projektit ende do të duhet të punojë në këto artikuj dhe të zgjerohet në shumë prej tyre. Përveç kësaj, ata do të duhet të punojnë në kohën e nevojshme për secilën detyrë, rëndësinë relative të detyrave dhe marrëdhëniet / varësitë mes detyrave.