Si të shkruani një RFP

Krijo një RFP që do të marrë rezultate

Një kërkesë për propozim

, që nganjëherë quhet RFP ose RFQ për "kërkesë për kuotim", është një dokument që një kompani nxjerr kur dëshiron të blejë një produkt dhe dëshiron t'i bëjë specifikimet e saj në dispozicion të publikut. Kjo zakonisht ndodh kur disa kompani do të bëjnë ofertë për punën ose punën dhe fton çmime më konkurruese. Por përpjekja juaj mund të prodhojë oferta që janë një humbje e kohës suaj, ose më keq, asnjë oferte në të gjitha, nëse nuk e përgatisni KPP-në si duhet.

Ja se si të shkosh në lidhje me të për suksesin më të mirë.

Vështirësia: mesatare

Koha e kërkuar: Shpesh zgjat disa ditë

Ja si:

1. Bëni detyrat e shtëpisë tuaj: Përcaktoni se çfarë keni nevojë, çfarë doni dhe çfarë është e mundur para se të filloni të shkruani RFP tuaj. Mos lëshoni një RFP për një makinë që mund të prodhojë 1.500 widget për një orë nëse nuk keni shitur më shumë se 25 muaj. Nuk ka asnjë pikë në lëshimin e një RFP për një makinë fluturuese kur një lajmëtar mund të marrë përmes trafikut po aq shpejt sa për një biçikletë.
2. Dalloni në mes nevojave tuaja dhe dëshiron: Nëse dëshironi të blini një aplikacion që mund të transmetojë fotografi në mes të selisë dhe furgonëve në vendin e punës, mund të specifikoni numrin e imazheve që ju nevojiten për sekondë, madhësinë maksimale të imazheve që ju nevojiten dhe zgjidhjen e nevojshme. Sigurisht, mund të jetë mirë që këto imazhe të kenë ngjyrë, por a është kjo me të vërtetë e nevojshme? Nëse vërtet kërkon njëfarë specifike, përdorni fjalë si "do", "do," dhe "duhet". Kjo tregon se këto janë kërkesat. Specifikimet që janë thjesht "dëshiron" duhet të identifikohen me fjalë si "mundet", "munden" dhe "opsionale".

1. Vendosni se çfarë do të duket si fituesi : Propozimet që merrni në përgjigje të RFP-së tuaj do të ndryshojnë. Çdo kompani përgjegjëse do të ketë pikat e forta dhe dobësitë e ndryshme. Disa do të fokusohen në koston më të ulët. Të tjerët do të futen në cilësi më të mirë . Megjithatë, të tjerët do të ofrojnë një set të plotë të funksioneve. Vendosni përpara çfarë kërkoni - kostoja më e ulët, shpërndarja më e shpejtë ose një kombinim i të dyjave.

1. Organizoni dokumentin : Çdo gjë që shkruani për biznes duhet të jepet një mendim i madh dhe duhet të organizohet. Një skicë është një vend i mirë për të filluar. Së paku, do t'ju nevojiten pjesë për paraqitjen, kërkesat, kriteret e përzgjedhjes, afatet kohore dhe proceset. Shumë nga këto seksione do të kenë nënseksione.
2. Shkruani hyrjen : Kjo është ajo ku ju shpjegoni ofertuesit potencial se pse po publikoni RFP dhe atë që shpresoni të arrini duke vepruar kështu. Futja mund të përfshijë gjithashtu një përmbledhje të pikave kryesore nga seksionet e tjera, duke përfshirë datën e duhur. Futja e një RFP për një sistem të transmetimit të imazhit mund të lexojë diçka të tillë: "Kompania XYZ kërkon propozime për një sistem shumë të besueshëm dhe të lehtë për t'u përdorur, i aftë për të transmetuar imazhe nga zyra kryesore në furgona kudo në zonën metropolitane. duhet të pranohet deri të hënën, më 5 mars 2007, në orën 8 të PST. "
3. Shpjegoni kërkesat : Ky seksion është një nga më të rëndësishmet dhe zakonisht merr më shumë kohë. Ju do të duhet të specifikoni madhësinë dhe qartësinë e imazheve që do të transmetohen dhe shpejtësinë e nevojshme. Jini specifike, por mos i tregoni ofertuesve se si dëshironi që puna të realizohet nëse kjo nuk është thelbësore. Ju mund të dëshironi ta thyejnë këtë pjesë deri në nënseksione nga sistemi. Për shembull: a) madhësia dhe cilësia e imazhit b) transmetimi (i cili mund të përfshijë shpejtësinë e dëshiruar dhe çdo kërkesë që e bën transmetimin të sigurt) dhe c) opsionet e dëshiruara (ku mund të cilësoni ngjyrën si një opsion të dëshirueshëm).

1. Kriteret e përzgjedhjes : Këtu ju tregoni ofertuesve se si do të zgjidhni ofertën fituese. Ju mund të zbuloni sa më shumë ose pak sa ju pëlqen. Është një ide e mirë për të përfshirë një fjali si: "Ofertuesi fitues, nëse ka, do të zgjidhet vetëm nga gjykimi i kompanisë XYZ". Disa RFP të qeverisë janë shumë specifike për kriteret e përzgjedhjes, por shumica e RFP-ve tregtare janë më pak të sakta. Ju mund të dëshironi të krijoni një spreadsheet që i jep çdo ofertë një gamë të caktuar pikësh në secilën kategori, atëherë një ekip të zgjedhë ofertën "më të mirë" nga ato me tre rezultatet më të mira.
2. Afatet kohore : Ky seksion tregon kompanive që duan të ofrojnë ofertën e RFP-së tuaj sa shpejt duhet të veprojnë dhe sa gjatë procesit pritet të marrë. Jini të arsyeshëm kur vendosni afatet tuaja. Mos kërkoni për propozime për sisteme komplekse atëherë jepni ofertuesve vetëm disa ditë për t'u përgjigjur. Jepni më shumë kohë për të përgatitur një ofertë nëse RFP-ja juaj është e madhe, nëse blerja e dëshiruar është e komplikuar ose nëse keni nevojë për një përgjigje më të detajuar. Kjo është edhe ku ju mund t'i tregoni ofertuesve se sa kohë do të marrë procesi i vlerësimit, kur do të njoftohen nëse janë të suksesshme dhe sa shpejt duhet të dorëzohen.

1. Procesi: Përdoreni këtë pjesë për të shpjeguar se si do të funksionojë procesi, duke dërguar RFP-në në dhënien e kontratës dhe fillimin e punës. Ky seksion mund të thotë: "Ofertat duhet të jenë në datën e specifikuar në Hapi 8. Të gjitha ofertat do të rishikohen për t'u siguruar që ata i plotësojnë të gjitha kërkesat dhe janë të përgjegjshme. ju dëshironi) dhe tri ofertat e para do të vlerësohen nga ekipi i propozimit për të zgjedhur ofertuesin fitues dhe një alternativ. Negociatat me ofertuesin fitues pritet të rezultojnë në një dhënie të kontratës brenda dy javësh. "
2. Vendosni se si ta dërgoni RFP-në : Shumica e RFP-ve janë dërguar me postë, por ato nuk duhet të jenë. Ju mund të dërgoni një RFP me email, ose ju mund të postoni në faqen e internetit të kompanisë suaj. Vetëm të jetë i sigurt për të specifikuar emrin ose numrin që ofertuesit duhet të përdorin për të identifikuar RFP ata janë duke iu përgjigjur.
3. Vendosni se kush do të marrë RFP: Ju mund të keni identifikuar furnizuesit nga të cilët doni të blini. Kompania juaj mund të ketë edhe një listë të shitësve të pranueshëm. Nëse jo, ju mund të gjeni shitës të mundshëm përmes rrjetit tuaj profesional , duke kërkuar në internet, ose duke u kërkuar shitësve të besuar të materialeve të tjera për rekomandimet e tyre. Mos e kufizoni listën tuaj se kush e pranon RFP-në tuaj vetëm për kompanitë "e mëdha" ose për shitësit "të vendosur". Ju mund të gjeni ide më të mira dhe çmime edhe më të mira nga shitësit më të vegjël të cilët shpesh janë më të interesuar në fitimin e biznesit tuaj.
4. Dërgo RFP.