Shumë shkrime për biznesin janë të lëngëta, të shkruar keq, të çorganizuar, të mbushur me zhargon dhe jo të plota.
Shpesh ajo është ose shumë e gjatë ose shumë e shkurtër. Të gjitha këto atribute kontribuojnë në shkrim joefektiv të biznesit.
Nëse po shkruani një propozim të shitjes, një email tek shefi juaj, ose një manual udhëzimi për një paketë softuerike, ka disa hapa që duhet të ndiqni për të qenë efektive. Ndiqni këto pesë hapa:
- Organizoni materialin tuaj
- Konsideroni audiencën tuaj
- Shkruani mendimet tuaja
- Korrigjoj bërjen e materialit tuaj
- Ndrysho materialin tënd
Organizata është çelësi
Nëse nuk e organizoni materialin tuaj nuk do të rrjedhë mirë dhe nuk do të ketë kuptim. Shkrimi mund të jetë i thjeshtë ose i komplikuar. Kur shkruani një email duke njoftuar një takim të stafit, kjo është aq e thjeshtë sa mbledhja e mendimeve tuaja. Nga ana tjetër, ndoshta do të keni nevojë të zhvilloni një skicë të ndërlikuar përpara materialit të përfunduar nëse jeni duke shkruar rezultatet e një sprove farmaceutike. Cilado qoftë detyra, pa një nivel të duhur të organizimit (madje edhe organizimin e mendimeve tuaja), nuk mund të përfshini gjithçka që ju nevojitet ose nuk i jepni rëndësi temave më të rëndësishme.
Mungesat ose një fokus i pasaktë do ta bëjë biznesin tuaj të shkruajë më pak të qartë.
Njihni audiencën tuaj
Para se të filloni të shkruani, mendoni për auditorin tuaj të synuar. Për shembull, një prezantim rreth programit të ri 401 (k) të kompanisë suaj mund të ketë të njëjtin përshkrim kur jepet tek ZKF-ja juaj si dhe punonjësit, por niveli i detajeve që ju përfshini do të ndryshojë.
Ju gjithashtu duhet të konsideroni tonin. Një email i shpejtë për ekipin tuaj, duke i kujtuar ata për picknickin vjetor të kompanisë, nuk do të ketë të njëjtën ton si mesazhi juaj lidhur me raportin vjetor të kompanisë suaj.
Gjithashtu, mos harroni se do të komunikoni më efektivisht audiencën tuaj nëse përqendroheni në atë që dëshironi që ata të dëgjojnë dhe jo në atë që do të thoni .
Një fjalë për shkrim të mirë
Shkrimtarët e mirë kanë stile të ndryshme të shkrimit. Disa preferojnë të shkruajnë gjithçka dhe më pas të kthehen dhe të redaktojnë. Të tjerë preferojnë të redaktojnë ndërsa shkojnë së bashku. Nganjëherë stili i preferuar i tyre ndryshon në varësi të asaj që shkruajnë.
Ndërsa shkruani (ose kur redaktoni) jini të vetëdijshëm për gjatësinë. Ju duhet të përdorni fjalë të mjaftueshme për të kuptuar qartë kuptimin tuaj, por mos përdorni fjalë të panevojshme vetëm për ta bërë atë të lulëzuar. Shkrimi i biznesit duhet të jetë i qartë dhe konciz, jo i butë dhe me lule. Mbani mend, askush në biznes nuk ka kohë të lexojë më shumë se sa është e nevojshme.
Nga ana tjetër, mos e bëni copën tuaj shumë të shkurtër. Duhet të shkruani mjaftueshëm në mënyrë që kuptimi juaj të jetë i qartë dhe nuk do të keqkuptohet. Imagjinoni nëse një pjesë e pajisjes në një depo u etiketua "e përdorur por e mirë". Do të ishte e paqartë nëse kjo do të thoshte se pjesa e pajisjes ishte përdorur shumë, ose se pjesa e pajisjes nuk ishte më e re, por ende funksionale.
Disa fjalë shtesë do të kishin kuptuar qartë kuptimin. Gjithashtu, shmangni përdorimin e zhargonit ose shkurtesave, sepse ato mund të kenë gjëra të ndryshme për lexuesit e ndryshëm. Pa marrë parasysh stilin tuaj të shkrimit, të gjithë shkrimtarët duhet të korrigjojnë dhe redaktojnë të gjitha materialet e shkruara, madje edhe email-et.
Korrigjoj bërthamat dhe modifikoni
Pavarësisht nga stili juaj i shkrimit, të gjithë shkrimtarët duhet të korrigjoj dhe të redaktoni të gjithë materialet e shkruara, madje edhe email-et. Pasi të keni bërë shkrimin, korrigjojeni punën tuaj. Ju pastaj mund të duhet ta redaktoni atë. Korrigjimi po ri-lexon atë që keni shkruar për t'u siguruar që të gjitha fjalët në kokën tuaj e kanë bërë të saktë në letër. Sepse truri ynë punon më shpejt se gishtërinjtë tanë, ju mund të hiqni dorë nga fjalët, të lënë një fund, ose të përdorni homonim të gabuar (p.sh. "atje" në vend të "tyre"). Korrigjimi kap këto gabime. Natyrisht, korrigjimi i një email-i me një rresht është i lehtë dhe vetëm shikimi mbi të ndërsa shkruani mund të jetë i mjaftueshëm.
Megjithatë, nëse jeni duke shkruar një manual udhëzimi, korrigjimi juaj do të jetë më i komplikuar dhe do të zgjasë më shumë.
Pasi ta keni korrigjuar materialin tuaj, është koha për të ndryshuar. Ndonjëherë korrigjimi dhe redaktimi mund të bëhen njëkohësisht, por është më efektiv kur ato bëhen në mënyrë sekuenciale.
Arsyeja që redaktoni është të rregulloni ose të ndryshoni atë që keni shkruar në mënyrë që të shëndoshet materiali (dhe lexoni) më mirë. Kur shkruan për biznes, kjo do të thotë ndreqjen e gabimeve dhe duke e bërë tekstin aq të qartë dhe konciz që të jetë e mundur.
Ju nuk jeni duke shkruar një roman
Kur shkruan për biznes nuk shkruan "romanin e madh amerikan" të ardhshëm. Shkrimi juaj duhet të jetë aq përshkrues sa është e nevojshme, por ju nuk keni nevojë të përshkruani fotografi të gjalla me fjalë duke përdorur shumë fjalë të mëdha dhe figura të fjalës. Nëse do të thotë "shtëpitë e xhamave", mos shkruani "vendbanime të tejdukshme", shkruani "shtëpi xhami".