Sidoqoftë, nganjëherë ne duhet të takojmë. Dhe po, ka disa këshilla të mëdha nga ekspertët për menaxhimin e kohës, kontrollin e agjendës dhe rregullat e rendit.
Fokusi këtu është pak më ndryshe, duke ofruar disa udhëzime të vërteta dhe të vërteta që do t'i ndihmojnë menaxherët të kthejnë pesë lloje të përbashkëta takimi në ngjarje pa dhimbje dhe prodhim.
Pesë zgjidhje të përbashkëta takimesh
1. Eliminimi i vdekjes nga përditësimet "Rreth tabelës" . Ti e njeh këtë takim. Cram tetëmbëdhjetë njerëz në një dhomë dhe pastaj të kërkojë çdo person për të ndarë një update që zakonisht tingëllon si një përpjekje për të justifikuar ekzistencën e tyre dhe të bëjë një rast për enshrinement e tyre në sallën e madhe punonjës i famës. Drejtuesit ekzekutivë dhe udhëheqësit e lartë janë të njohur për drejtimin e këtyre takimeve, duke besuar në mënyrë naive se kjo është një mënyrë e shkëlqyeshme për të gjithë të dëgjojnë se çfarë po ndodh në të gjithë firmën. Në të vërtetë, njerëzit kryesisht përshtaten dhe përqëndrohen në planifikimin e përditësimit të tyre që askush nuk do të dëgjojë.
Në vend të kësaj: Me të gjitha mjetet, bashkohuni me bashkëmoshatarët tuaj, anëtarët e ekipit ose kolegët kryesorë, por mos i nënshtrojeni qasjes "rreth tryezës". Oferta e informacionit mbi një bazë përjashtimi.
Ndani lajmet relevante, duke përfshirë rezultatet financiare, fitimet e mëdha të konsumatorëve ose përditësimet mbi nismat e organizatës. Gjithashtu, zgjeroni ofertën për individët për të ngritur çështje të rëndësishme. Nëse diçka që është e rëndësishme dhe nuk dihet gjerësisht, dikush duhet ta ndajë atë. Nëse një grup ka nevojë për ndihmë nga një grup tjetër, ngre kërkesën.
Përndryshe, mos detyrohuni të gjithë pjesëmarrësve për të ndarë.
2. Takimet e statusit në përgjithësi. Këto mund të jenë vrasës brutalë, sidomos kur mbyllen si ngjarje të përsëritura dhe menaxhohen dobët.
Në vend të kësaj : Asnjëherë mos thërrisni një takim për diçka që mund të kërkoni. Shpërndani mjetet e teknologjisë së ditës për të siguruar që ekipet tuaja të punës të mbajnë një përditësim të tanishëm dhe të dukshëm të statusit ku të gjithë mund ta shohin atë me një klik të miut. Nëse duhet të takoni shkurtoni kohën e planifikuar të takimit në gjysmë ose përdorni qasje të shkathët dhe të mbani seanca të shkurtra "stand-up". Bëhuni drakoniane në lidhje me zgjerimet dhe distractions që zgjasin këto seanca. Përqëndrohuni në ndarjen e statusit dhe kërkoni që njerëzit të trajtojnë çështje jashtë këtij forumi.
3. Takime të pa strukturuara të ideve. Shumica e takimeve të brainstormingut janë aq të dobëta që të përfundojmë duke shtypur idetë, duke mbështetur idenë e shefit ose duke gjeneruar lista të mrekullueshme të gjërave të ftohta në post-e tyre që nuk janë dëgjuar kurrë dhe as nuk shihet më.
Në vend të kësaj: Puna për të përcaktuar temën e brainstorming dhe për të ndarë atë me të ftuarit përpara seancës. Mblidhni të dhënat e tyre dhe konsolidoni dhe postojeni ose ndani atë pa atribuuar idetë. Përdorni sesionin e drejtpërdrejtë për të hyrë dhe ndërtuar mbi idetë e paraqitura, duke shtuar në listë.
Respekto thirrjen për të vlerësuar idetë në këtë seancë. Përfshirja e teknikave të tjera që minimizojnë presionet e socializimit, siç është shkrimi i trurit. Dhe mbi të gjitha, konsolidoni idetë dhe krijoni një proces për t'i vlerësuar ato, si dhe për të arkivuar ato për referencë të lehtë të grupeve në seancat dhe situatat e ardhshme.
4. Shqyrtimet e operacioneve që e bëjnë Inkuizicionin të duken të zbutur. Nëse keni përjetuar ndonjëherë gjatë një seance ku udhëheqësi i takimit - zakonisht një ekzekutiv - fokusohet në një nga funksionet që luftojnë ose në kërkim të vendit të dobët në prezantimin e të gjithëve dhe më pas grumbullon të dërguarit pa mëshirë, e dini se sa format shkatërrues janë ky format. Mos e vazhdoni këtë proces.
Në vend të kësaj: Mbajini zhytjet e thella funksionale dhe provimet e proctologjisë korporative dhe përqendrohuni në ndarjen e indikatorëve kyç të operimit, problemeve dhe mundësive.
Takimi i grupit nuk është koha dhe vendi për të ndarë një zonë ose individ të dobët. Ngritur një takim pasues në vend, por mos i nënshtroheni të gjithëve në provimin tuaj të dukshëm në këtë çështje. Mos u ktheni në llogaridhënie për përmirësim, por eliminoni mizorinë dhe çfarë përbën shamia publike nga repertori juaj i menaxhimit të takimeve.
5. Takimet që ngrenë çështje që kërkojnë vendime spontane. Çuditërisht apo ironikisht, salla e takimit është një nga vendet më të këqija për vendime të shpejta . Ngritja e një çështjeje për herë të parë dhe thirrja për një vendim i vendos njerëzit në vend dhe ata do të të përgënjeshtrojnë për përdorimin e kësaj qasjeje.
Në vend të kësaj: Puna pa pushim përpara mbledhjeve të grupeve për të angazhuar palët kyçe për çështjet dhe opsionet. Kërkoni kontributin e tyre, ofroni perspektivat tuaja dhe punoni për të ndërmjetësuar në interesa të përbashkëta. Përdorni forumin e takimit për të vërtetuar interesat e palëve të interesuara dhe për të identifikuar rekomandimet e tyre. Ndërkohë që ende nuk mund të merrni vendimin e menjëhershëm pa një hap apo dy, ju do të keni forcuar marrëdhëniet tuaja të punës me punën tuaj para seancës.
Bottom-Line për tani:
Ne jemi krijesa komunale nga natyra dhe madje edhe me një shumëllojshmëri të mjeteve të teknologjisë që na mundësojnë të lidheni pa qenë në të njëjtin vend, nganjëherë vetëm ndihmon të jemi ballë për ballë. Leverage këtë kohë me mençuri dhe tregoni respektin tuaj për pjesëmarrësit duke prodhuar takime që minimizojnë investimet në kohë dhe maksimizimin e shkëmbimit të informacionit të kualitetit të lartë në një mjedis jo kërcënues.