Punonjësit shpesh gjithashtu duhet të shkruajnë letra justifikimi për pushime më të gjata të mungesës ose kohë të tjera të zgjatura.
Letrat zyrtare të arsyetimit përdoren edhe në situata të tjera, të tilla si mungesa nga detyra e jurisë ose mungesa e shkollës.
Lexoni më poshtë për këshilla mbi shkrimin e një letre formale justifikimi, si dhe dy letra të mostrës: një mostër për të dërguar një punëdhënës para se të humbisni punën dhe një për më pas.
Këshilla për shkrimin e një letre formale të faljes
- Ndiqni formatin e letrës së biznesit. Përdorni format zyrtare të letrës së biznesit kur shkruani letrën tuaj. Ju dëshironi që kjo letër të jetë profesionale.
- Kuptoni politikat e punëdhënësit tuaj. Para se të humbisni punën, sigurohuni që e njihni politikën për ta lënë shefin tuaj të dijë se do të mungoni. Dini nëse keni nevojë t'i tregoni shefit tuaj dhe si duhet ta merrni atë informacion (p.sh. një telefonatë, një letër, një email). Gjithashtu shikoni se sa larg paraprakisht ju duhet t'i tregoni punëdhënësit tuaj.
- Dërgo letrën sa më shpejt të jetë e mundur. Nëse është e mundur, dërgoni letrën tuaj të justifikimit para se të humbni punën. Ju doni të jepni kohën tuaj të punëdhënësit për të ri-caktuar ndonjë nga detyrat tuaja. Nëse kërkoni një leje më të gjatë të mungesës, dërgoni këtë letër sa më shpejt që të jetë e mundur. Nëse nuk keni kohë për të dërguar një letër zyrtare, merrni parasysh dërgimin e një mesazhi justifikimi në vend të kësaj.
- Mbani atë të shkurtër. Mos shkoni në detaje të hollësishme përse jeni duke humbur punë (të tilla si një listë e gjatë e simptomave nëse jeni i sëmurë apo një histori e hollësishme për një problem personal). Në vend të kësaj, thjesht deklaroni shkurtimisht ditën ose ditët që do të mungoni dhe shpjegoni (shkurtimisht) se pse.
- Oferta për të ndihmuar. Ju mund të konsideroni të ndihmoni për të kompensuar mungesën tuaj në një farë mënyre. Për shembull, mund të thuash që do të vazhdosh të jesh në email gjatë mungesës sate, ose mund të ofrosh të punosh një orë ose dy orë më vonë për të përfunduar disa projekte të humbura. Nëse mund ta përgatitni më parë mungesën tuaj, kërkoni nga një ose dy kolegë ose punonjës për ndihmë për të përfunduar çdo detyrë që do të mungojë. Kjo do të jetë veçanërisht e rëndësishme kur kërkon një leje më të gjatë mungese.
Shembull i Letrës Formale të Faljes (Para Punës së Zhdukur)
data
Emri i punetorit
Titulli i Punëdhënësit
organizatë
Adresë
Qyteti (*): SHteti (*): Kodi postal
I nderuar Z. / Znj. Mbiemri:
Ju lutem pranoni këtë letër si njoftim zyrtar se unë nuk do të mund të shkoj në punë nga 1 shtatori, 20XX deri më 5 shtator, 20XX. Unë do të marrë pjesë në konferencën e zhvillimit profesional që kam biseduar me ju për fillim të kësaj jave.
Unë kam rregulluar të jem në email gjatë orarit të punës dhe unë do të thërras dhe do të kontrolloj me zyrën një herë në ditë për të parë se çfarë kam humbur.
Ju lutem, më lejoni të di nëse unë mund të japë ndonjë informacion të mëtejshëm, ose nëse keni nevojë për ndonjë gjë tjetër nga unë për të bërë mungesën time të drejtuar mirë. Faleminderit që më lejove të marr këtë mundësi të mrekullueshme.
sinqerisht,
Nënshkrimi juaj (letër e shkruar)
Emri yt i shtrirë
Shembull i Letrës Formale të Faljes (Pas Punës së Zhdukur)
data
Emri i punetorit
Titulli i Punëdhënësit
organizatë
Adresë
Qyteti (*): SHteti (*): Kodi postal
I nderuar Z. / Znj. Mbiemri:
Ju lutem pranoni këtë letër si njoftim zyrtar se nuk isha në gjendje të shkoj në punë më 1 shtator, 20XX për shkak të sëmundjes. Unë kam kryer tashmë detyrat për këtë javë që kam humbur gjatë mungesës sime.
Ju lutem, më lejoni të di nëse mund të jap ndonjë informacion të mëtejshëm. Ju falënderoj për mirëkuptimin.
sinqerisht,
Nënshkrimi juaj (letër e shkruar)
Emri yt i shtrirë
Dërgimi i një Mesazhi Email
Ndonjëherë ka më shumë kuptim për të dërguar një mesazh PE që shpjegon mungesën tuaj. Për shembull, nëse doni të thoni shefit tuaj sa më shpejt që të jetë e mundur që nuk do të jeni në punë, emaili është mënyra më e shpejtë për të ndarë këtë informacion. Disa punëdhënës madje kërkojnë që punonjësit të lajmërojnë për mungesat përmes postës elektronike.
Nëse dërgoni një mesazh email për justifikim për mungesë, sigurohuni që të mbani emailin e shkurtër, thjesht duke deklaruar datat që do të mungoni dhe duke dhënë një shpjegim të shkurtër përse do të jeni larg.
Gjithashtu sigurohuni që të përfshini një vijë të qarta lëndore. Ju thjesht mund të shkruani "Mungesa nga puna" në rreshtin e lëndës. Kjo shpjegon qartë qëllimin e emailit tuaj tek shefi juaj.
Nëse dëshironi të dërgoni email arsyetimin tuaj, këtu është se si të dërgoni një mesazh email profesional .