Pse dëshironi të dërgoni një email profesional? Ka një numër arsyesh. Ju mund të dërgoni letrën tuaj të mbulimit tek një punëdhënës potencial, një letër falënderimi për një koleg që ra dakord të jetë referencë, një letër dorëheqje për shefin tuaj të tanishëm ose një kërkesë për një letër rekomandimi.
Ju mund të keni arsye të tjera për dërgimin e postës elektronike jo personale, dhe në fakt, është një ide e mirë të siguroheni që e-mail juaj është e organizuar dhe profesionale. Ja çfarë duhet të përfshihen në mesazhet tuaja, çfarë të mos përfshihen dhe si të mbyllni, të nënshkruani dhe të dërgoni mesazhet tuaja të postës elektronike.
Udhëzime për Mesazhet Profesionale të Email
Shqyrto këto hapa për të shkruar një email të kualitetit të lartë profesional dhe gjithmonë do të bësh një përshtypje të madhe tek marrësi:
- Lënda e subjektit: Linja lëndore duhet të përcjellë me përpikmëri qëllimin tuaj për të shkruar. Linja juaj e temës mund të jetë aq e thjeshtë sa "Faleminderit" ose "Kërkesë për rekomandim".
- Përshëndetje: Edhe nëse po shkruani një email shumë të shkurtër, përfshini një përshëndetje. Nëse e dini emrin e personit, përfshini atë. Nëse nuk jeni në një emër të parë me personin, thirrni me titullin e tyre.
- Gjatësia: Mbani email-in tuaj sa më konciz që të jetë e mundur. Njerëzit tentojnë të skajin email të gjatë, prandaj përfshini vetëm informacionin thelbësor.
- Style Font: Shmangni fonts zbukuruar, gjallë, ose me ngjyrë; këto thjesht e shkëpusin marrësin nga mesazhi juaj aktual. Shmangni përdorimin e tepruar të shkronjave të guximshme dhe kurrizore, të cilat e bëjnë një email të duken të trazuar. Mos shkruaj në të gjitha shkronjat e mëdha; kjo vjen si e zemëruar apo e mbingarkuar në një email.
- Emoticons: Mos përfshini emoticons në një email profesional; përveç këtyre për korrespondencën personale.
- Drejtshkrimi dhe gramatika: Vetëm për shkak se po shkruani një email nuk do të thotë që duhet të jeni të lënguar rreth drejtshkrimit dhe gramatikës. Ndryshoni me kujdes email-in tuaj para se ta dërgoni atë. Një mesazh pa gabime i tregon marrësit se email-i juaj duhet të merret seriozisht.
- Mbyllja: Zbritni me një "Faleminderit", "Më të mirë" ose një tjetër dërgim të thjeshtë, dhe pastaj emrin tuaj. Shumica e llogarive të postës elektronike ju lejojnë të futni një nënshkrim me emrin, titullin dhe informacionin e kontaktit në çdo email. Kjo është një mënyrë e mrekullueshme për ta bërë çdo korrespondencë më profesionale.
Këshilla shtesë për Mesazhet Profesionale të Email
Pasi të keni shkruar e-mailin tuaj, kaloni nëpër të gjitha këto hapa para se të klikoni butonin "dërgoni":
- Sigurohuni që mesazhi juaj është i plotë: Kontrolloni dy herë për të siguruar që Linja e subjektit të email-it tuaj të plotësohet, keni përfshirë një nënshkrim , po i dërgoni mesazhin personit të duhur të kontaktit dhe keni plotësuar në fushën Bcc për të dërguar një kopjoni vetes kështu që të keni një rekord të mesazhit të postës elektronike.
- Dëshmi Email Mesazhi juaj: Para se të goditur dërgoni, gjithashtu sigurohuni që ju të kontrolloni magjinë dhe kontrolloni gramatikën tuaj dhe kapitalizimin. Ata janë po aq të rëndësishëm në korrespondencën e kërkimit të punës së postës elektronike ashtu siç janë në një letër letre.
- Dërgo një mesazh të testimit me e-mail: Para se të dërgoni në email, dërgoni mesazhin fillimisht për të parë nëse formatimi funksionon dhe asgjë nuk duket jashtë vendit. Nëse çdo gjë duket e mirë, shkoni përpara dhe dërgoni email tek kompania ose individi që po kontaktoni.
- Dërgo një Kopje të Mesazhit të Email tek Vetja: Përdorni fushën Bcc për të dërguar një kopje të mesazhit të postës elektronike në vetvete kështu që të keni një rekord kur keni dërguar mesazhin dhe kush e keni dërguar. Ju gjithashtu mund ta gjeni këtë informacion në dosjen tuaj të dërguar.
- Kopjoni kopjet tuaja: Me shumë programe email ju mund të dërgoni dosje për ta bërë më të lehtë për të gjetur ndonjë e-mail të rëndësishme të kaluara. Vendosni një dosje për të gjitha emailet e kërkimit tuaj të punës dhe kopjoni kopjet tuaja të mesazheve të dërguara në dosjen tuaj të kërkimit të punës.
Kontrolloni rregullisht emailin tuaj
Koha është thelbësore kur kërkoni punë, prandaj është e rëndësishme që të kontrolloni rregullisht dhe shpesh postën tuaj në mënyrë që të mos humbasni ndonjë mundësi të rëndësishme. Të paktën, kontrolloni email-in tuaj në mëngjes dhe gjatë pasdites së hershme, kështu që do të keni kohë për t'u përgjigjur në kohën e duhur mesazheve që merrni.
Këto ditë, të kesh një telefon inteligjent, mund ta bëni të lehtë të kontrolloni email-et tuaj kudo që të shkoni dhe sa herë që dëshironi - jo më shumë se të kaloni mbi kompjuterin tuaj. Në fakt, mund të marrësh njoftime për mesazhe të reja të postës elektronike, kështu që mund t'i lexosh ato sapo të godasin kutinë tënde.