Fitoni Mbështetjen e Lidershipit Ekzekutiv në Menaxhimin e Projekteve

Menaxherët e Projektit kanë një punë të vështirë. Nga natyra e rolit të tyre, ata marrin përgjegjësinë për formimin e një ekipi efektiv për të ndjekur dhe për të pasur sukses me iniciativa të reja. Për shkak se projektet përfshijnë të gjithë punën e bërë në një firmë, duke përfshirë nismat e përkohshme dhe unike, si dhe rutinën e operacioneve të përditshme, çdo projekt është një aventurë e re.

Shtoni në realitetin se projektet janë se si ne përtërij; se si realizojmë strategjinë dhe si ndërtojmë infrastrukturën dhe aftësitë e organizatës sonë, është e qartë se liderët e lartë duhet të bëjnë gjithçka në fuqinë e tyre për të mbështetur menaxherët e projektit të firmës së tyre.

Një nga faktorët më të rëndësishëm që promovon suksesin e projektit është prania e një sponsori ekzekutiv efektiv dhe të angazhuar. Ky qëndrim ka qenë prej kohësh i lidhur me suksesin e projektit në studimet e industrisë, por një rishikim i literaturës që përshkruan praktikat aktuale rreth sponsorizimit sugjeron se kemi një rrugë të gjatë për të institucionalizuar praninë dhe praktikat e rolit sponsorues në organizatat tona. Pak kontekst është i përshtatshëm. Së pari, le të shqyrtojmë përgjegjësitë primare të sponsorit.

Përgjegjësitë fillestare të sponsorit ekzekutiv të projektit

• Supozoni përgjegjësinë për rezultatin e një projekti. (Kjo pikë shpesh përshkruhet si përgjegjësi e përbashkët me menaxherin e projektit.)
• Karta e projektit dhe jepni autoritetin tek menaxherët e projektit dhe anëtarët e ekipit bërthamë.
• Mbështetni ekipin e projektit për burime dhe shikueshmëri.
• Sigurimi i pranisë dhe mbështetjes së vlerave efektive të ekipit, duke përfshirë llogaridhënien dhe transparencën.

• Mbështetni ekipin përballë vështirësive të jashtëzakonshme.
• Traineri i menaxherit të projektit.
• Mbrojtja e ekipit të projektit kundër ndërhyrjeve organizative.

Çfarë ndodh kur sponsori ekzekutiv është jashtë figurës

Në mungesë të një sponsori ekzekutiv mbështetës, të gjitha përgjegjësitë e mësipërme bien në menaxherin e projekteve tashmë të mbingarkuar, i cili në mënyrë tipike i mungon bandwidth dhe shkathtësi politike për të përmbushur këto detyra.

Mungesa e një sponsoriteti efektiv rrit rrezikun e problemeve të projektit, duke përfshirë, por jo kufizuar në: dështimin, performancën jo optimale ndaj kohës, kostos dhe objektivave të cilësisë dhe rritjes së trazirave të ekipit.

Thënë thjesht, prania e një sponsori ekzekutiv efektiv është një ndryshim pozitiv për punën komplekse për të sjellë nismat tona më të rëndësishme të përkohshme dhe unike për një përfundim të suksesshëm. Duke pasur parasysh rëndësinë e dukshme të rolit, mund të jetë e arsyeshme të supozojmë se shumica e organizatave marrin seriozisht punën e tyre me sponsorët ekzekutivë. Mjerisht, pak nga koha e kaluar në botën reale sugjeron ndryshe.

Një vështrim në mënyrën se si organizatat tona trajtojnë rolin e sponsorit ekzekutiv

Si një instruktor menaxhimi i diplomuar në menaxhimin e projekteve, unë kam fat të mirë për të mësuar rregullisht në lidhje me praktikat e menaxhimit të projektit të punëdhënësve të nxënësve të mi në një zonë të madhe metropolitane. Nga Fortune 100 firma në ndërmarrje të vogla, sipërmarrëse dhe jo-fitimprurëse, organizatat e përfaqësuara janë një seksion kryq i ekonomisë sonë.

Ndërsa do të ishte e arsyeshme të pritej në këtë epokë ku praktikat e menaxhimit të projektit janë të vendosura mirë se shumica e firmave do të shfaqnin praktika të pjekura rreth rolit të sponsorit ekzekutiv, në realitet, situata është pikërisht e kundërta.

Disa gjetje jo-shkencore nga sondazhi im vjetor joformal i studentëve të MBA rreth rolit të sponsorit ekzekutiv në firmat e tyre:

• Mesatarisht, më shumë se pesëdhjetë për qind e studentëve e përshkruajnë firmën e tyre si të mos kenë praktika formale rreth sponsorizimit të ekzekutivit.
• Pak firma kanë ndonjë formim zyrtar ose përshkrim të standardizuar për rolin dhe përgjegjësitë e sponsorit.
• Unë ende nuk kam pasur një raport të studentëve se firma e tij / saj ofron trajnime për sponsorët e tyre ekzekutivë.
• Ka pak marrëveshje të qëndrueshme për llogaridhënien e sponsorit për suksesin e projektit.
• Kur studentët intervistojnë menaxherët e projektit në firmat e tyre për kënaqësinë e tyre me performancën dhe mbështetjen e sponsorëve të tyre, shumica e të anketuarve shprehën frustrimin.

Një përmbledhje e sondazheve më të formalizuara nga shoqatat e industrisë dhe firmat private të konsulencës përforcon vlefshmërinë e përgjithshme të kontributit nga nxënësit e mi.

Ndërsa gjendja aktuale e praktikës së sponsorizimit të ekzekutivit mund të lë hapësirë ​​për përmirësim, menaxherët e projektit nuk kanë zgjidhje tjetër përveçse të vazhdojnë të ecin përpara me iniciativat e tyre. Megjithatë, ka disa hapa që menaxherët e projektit mund të ndërmarrin për të rekrutuar mbështetje të ekzekutivit shumë të nevojshme.

Si të fitosh përkrahje ekzekutive për projektin tënd

1. Rekrutoni një sponsor. Nëse projekti juaj ka implikime strategjike për firmën tuaj, qoftë drejtpërsëdrejti për konsumatorët ose në mënyrë indirekte duke mundësuar aktivitete të brendshme më efikase dhe efektive në mbështetje të klientëve, duhet të rekrutoni një sponsor. Puna direkt me raportin tuaj tek menaxher ose drejtuesin e Zyrës për Menaxhimin e Projekteve për të përforcuar rëndësinë e projektit dhe për të kërkuar ndihmë. Theksoni rolin dhe përgjegjësitë e sponsorit siç janë identifikuar më sipër, dhe tregoni për hulumtimin e industrisë që korrespondon me suksesin e projektit dhe sponsorizimin efektiv.
2. Trajoni sponsorin tuaj. Theksoni rolin si strategjik, jo taktik ose si figurë. Shumica e drejtuesve vijnë në rolin e një sponsori pa ndonjë trajnim formal apo kontekst për përgjegjësitë e tyre. Ndërsa jeni në një rol disi të vështirë të trajnimit të ekzekutivit, shumica e këtyre individëve do të vlerësojnë kontekstin dhe udhëzimin tuaj. Çështjet e llogaridhënies, përforcimin e vlerave dhe mbrojtjen e ekipit duhet të jenë fokusi juaj primar kur jeni në skemat e sponsorizimit tuaj ekzekutiv.
3. Aktivizoni dhe përfshini në mënyrë aktive sponsorin tuaj. Marrëdhëniet më të mira të menaxherit të projektit / ekzekutivit janë shumë interaktive. Është e rëndësishme që të dy palët të krijojnë një protokoll të qartë të komunikimit për azhurnimin e aktiviteteve të projektit, si dhe të flasin dhe t'u përgjigjen emergjencave. Menaxheri i projektit duhet të inkurajojë sponsorin ekzekutiv për të marrë pjesë në takime të statusit ose të ekipit nga koha në kohë për të treguar interes të sinqertë dhe për të shërbyer si një nxitës i tifozëve aktivë për organizatën për sukseset e ekipit.
4. Kërkoni mbështetje nga stërvitja nga sponsori juaj. Është gjithmonë e dobishme të kesh dikë me më shumë përvojë se sa të vëzhgosh dhe të ofrosh reagime konstruktive dhe pozitive dhe stërvitje për performancën tënde. Lëreni sponsorin tuaj që ju e mirëpresim këtë kontribut në rrugën tuaj për të përmirësuar dhe kur të pranohet, prano atë me mirësjellje.
5. Shpërndani sponsorin me kujdes për çështjet e mëdha . Jini të kujdesshëm që të mos shikoni apo trajtoni sponsorin tuaj shumë për çështje taktike. Përdorimi më i lartë dhe më i mirë i sponsorit tënd është për të ndihmuar burimet e sigurta; duke shërbyer si zëdhënës i ekipit të projektit në grupin e menaxhimit më të gjerë dhe duke ju ndihmuar të përforconi vlerat thelbësore të ekipit. Ekziston një veprim balancues që menaxheri i projektit duhet të respektojë kur merret parasysh tërheqja e sponsorit në aktivitete të ekipit.

Në fund të fundit

Roli i sponsorit ekzekutiv është një nga pjesët më të rëndësishme të enigmës për suksesin e iniciativave të projektit. Menaxherët e suksesshëm të projektit e kuptojnë se sa e rëndësishme është ky rol dhe të punohet për të fituar mbështetje ekzekutive në nivelin dhe intensitetin e duhur. Nëse roli i sponsorit është i munguar ose i paqartë, merreni me vete për të rekrutuar dhe trajnuar sponsorët tuaj ekzekutivë për të mbështetur ju, ekipin tuaj dhe firmën tuaj për sukses.