Dhe si t'i ndërtoni ato
Ke dëgjuar për librin e Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People . Sot le të shohim 10 zakonet që menaxherët e projektit shumë të suksesshëm ndajnë.
Unë kam parë këto zakone të përmendura vazhdimisht në vlerësimet e performancës dhe në fund të shqyrtimeve të projektit ku klienti, ekipi ose sponsori po ofron reagime ndaj menaxherit të projektit.
Ju nuk duhet të keni 10 vjet përvojë për të ofruar sukses çdo herë. Duke ndryshuar zakonet tuaja dhe duke lyer aftësitë tuaja ju mund të përmirësoni në mënyrë drastike shanset që projekti juaj të jetë një sukses (dhe t'i jepni vetes një kohë më pak stresuese në punë).
Dhe në asnjë mënyrë të veçantë (përveç numrit 10) le të fillojmë!
Përdorimi i Ekipit të Djathtë
Menaxherët më efektivë dhe më të suksesshëm të projektit njohin aftësitë e anëtarëve të ekipit të tyre. Kjo do të thotë se ata mund të ndajë punën e duhur tek njerëzit e duhur.
Përdorimi i burimit të gabuar në një detyrë mund të çojë në marrjen e më shumë ose duke u bërë keq. Ndihmon të njohësh pikat e forta dhe të dobëta të individëve që punojnë me ju, në mënyrë që ti t'i caktosh më së miri për të kryer projekte.
Menaxhimi i Çështjeve të Projektit
Të gjitha projektet godasin çështje herë pas here. Menaxherët e suksesshëm të projektit nuk e lejojnë atë të shqetësojë ata. Ata i njohin proceset për menaxhimin e çështjeve dhe gjithashtu se si duhet të merren më mirë me problemet kur lindin.
Ju gjithashtu mund ta bëni këtë. Sapo të dini se si të vlerësoni një çështje projekti, do të gjeni se menaxhimi i çështjeve bëhet një zakon i lehtë për t'u përfshirë në rutinën tuaj javore. Vendosni pak kohë për të kaluar nëpër logun tuaj të problemeve çdo javë dhe së shpejti do të gjeni se është një punë e lehtë për të qëndruar në krye të menaxhimit të problemeve.
Përballja me ndryshimet
Projektet janë të dizajnuara për të ndryshuar gjërat, por kjo lloj ndryshimi po ndodh me njerëzit e tjerë! Është më e vështirë për të menaxhuar ndryshimet që synojnë drejtpërdrejt në ekipin e projektit, duke tronditur orarin e detajuar të projektit dhe duke krijuar punë të re dhe një grumbull të tërë të përditësimeve të dokumentacionit.
Menaxherët e suksesshëm të projektit kanë një proces të menaxhimit të ndryshimit që ata ndjekin. Pas hapave të përcaktuar e bën më të lehtë për të kthyer çdo veprim në një zakon, sepse është i strukturuar dhe përsëritës.
Procesi i menaxhimit të ndryshimeve duket kështu:
- Merni informacion rreth ndryshimit
- Vlerësoni ndryshimin
- Vendosni sa punë do të ishte për të bërë ndryshimin
- Përgatitni një rekomandim nëse vlen të shkoni përpara.
Pastaj merrni një vendim nga sponsori juaj nëse duhet të inkorporoni ndryshimin apo jo.
Shënim: Ju mund të miratoni disa ndryshime të vogla për sa kohë që ato janë brenda niveleve tuaja të autorizimit dhe autoritetit.
Menaxherët e suksesshëm të projektit e dinë se përballja me ndryshimet është pjesë e punës dhe ata kanë një plan për t'u marrë me ta si dhe kur lindin.
Menaxhimi i kostove të projektit
Është shumë e mundshme që projekti juaj do të pësojë kosto, edhe nëse nuk keni kontroll të plotë mbi vargjet e kuletave. Të jesh në gjendje të menaxhosh elementet financiare në kontrollin tënd duhet të jetë zakon.
Nëse nuk i afroheni rregullisht dhe në mënyrë rutinore, do ta gjeni punën të bëhet kaq e madhe sa është e pamundur të bëhet mirë.
Menaxherët e projekteve fantastike qëndrojnë në krye të shpenzimeve me sistemet e dosjeve që punojnë për faturat, kuotat dhe vlerësimet. Merrni zakonin e përdorimit të softuerit tuaj të buxhetit (edhe nëse kjo është vetëm një spreadsheet).
Ju nuk mund të menaxhoni shpenzimet e projektit deri sa të keni një plan për atë që ju do të shpenzoni. Lexoni se si të krijoni një buxhet të projektit në mënyrë që të filloni.
Teambuilding
Ekipi i projektit ka shumë të ngjarë që nuk do të funksionojë për ju, kështu që pse është pjesë e zakonshme e zakoneve të menaxherëve të projektit?
Është për shkak se ju keni nevojë për ata që të punojnë në mënyrë efektive së bashku dhe keni nevojë për individët e përfshirë në projekt që të vijnë shpejt në një pikë ku ata besojnë njëri-tjetrin. Ju merrni këtë duke ndërtuar ekipin.
Kujdesuni për situata ku ekipi juaj po copëton. Sjellja e dhunës , në veçanti, është e papranueshme.
Të kuptuarit e proceseve
Zakon i gjashtë i menaxherëve të suksesshëm të projektit është se ata kuptojnë proceset që ekzistojnë brenda sferës së tyre të kontrollit.
Kjo do të thotë se ata e dinë se cilat procedura të punës duhet të ndiqen. Ata nuk e humbasin kohën duke u përpjekur për të punuar si të shkruajnë një çështje biznesi, sepse ata e dinë se ka një procedurë për këtë dhe ata mund t'i ndjekin hapat.
Menaxherët më të suksesshëm të projektit nuk janë skllevër në proces. Ata e dinë se kur është gjëja e duhur për të ndjekur procesin. Ata e dinë se kur është më mirë të shkulësh pak për t'i bërë detyrat në përgjithësi më të lehtë për të gjithë. Një shembull i kësaj do të ishte heqja e burokracisë nga një projekt i vogël duke përshtatur proceset në përputhje me rrethanat.
Përditësimi i orarit
Oraret e projektit nuk duhet të lihen në shans dhe menaxherët më të suksesshëm të projektit do ta bëjnë zakon të kontrollojnë rregullisht oraret e tyre për saktësinë dhe përditësimin e tyre.
Ka shumë mënyra për të ndjekur progresin e projektit tuaj, por gjëja më e rëndësishme është që ta bëni këtë! Nëse përpiqeni ta bëni këtë zakon personal, atëherë rezervoni një takim të shkurtër në ditarin tuaj me veten dhe orarin tuaj një herë në javë. Përdorni të njëjtën kohë çdo javë dhe merrni 30 minuta për të rishikuar se ku jeni dhe ku duhet të jeni. Bëni ndryshimet e nevojshme, tregoni ekipin dhe vazhdoni me projektin.
Shënim: Nëse ndryshimet e orarit kanë ndikim në datën përfundimtare të projektit ose në datën e dorëzimit për momentet kryesore, atëherë bisedoni me sponsorin tuaj. Ju nuk duhet të ndryshoni bazat e planit tuaj bazë pa kaluar nëpër një proces formal miratimi.
Menaxhimi i rrezikut të projektit
Njohja e asaj që duhet të përfshihet në rregjistrin tuaj të riskut është një gjë, por zakonisht ta rishikoni atë dhe të veproni në lidhje me rreziqet e ngritura është diçka ndryshe.
Nuk është e mjaftueshme që të përdorni fillimin e projektit tuaj për të identifikuar rreziqet dhe pastaj mos të mendoni për to përsëri. Menaxhimi i rrezikut duhet të jetë pjesë e zakoneve tuaja të projektit, sepse pa atë ju do të gjeni se rreziqet kthehen në çështje dhe krijojnë probleme për ju.
Është një fushë tjetër ku mund të ndihmojnë proceset standarde dhe rezervimi i një vendi të rregullt për të bërë një shqyrtim të rrezikut. Ju mund ta përfshini atë si pjesë e mbledhjeve të ekipit tuaj. Bëni një zakon të rishikoni rreziqet tuaja me ekipin, mbyllni ato që nuk janë më kërcënim dhe planifikoni veprime për ata që dëshironi të zbusni.
Koha e Ndjekjes
Menaxherët e projektit di shumë për menaxhimin e kohës së projektit , por që tentojnë të jenë në sferën e caktimit dhe planifikimit. Ajo për të cilën po flasim është ndjekja e kohës në një bazë më të rregullt dhe më të përditshme. Po flasim për fletët e kohës.
Ekipet e projektit shpesh nuk janë aq të prirur për të përdorur timesheets nëse ata nuk kanë bërë më parë. Shumë mjete të menaxhimit të projekteve të projektit kanë gjurmimin e kohës në produktin e natyrshëm. Kjo mund ta bëjë më të lehtë për të futur kalimin në ndjekjen e kohës si një ekip.
Nëse e keni ndjekur kohën e ekipit tuaj (që rekomandohet), është e rëndësishme që ju të dini se ku kalon koha juaj në një ditë. Ju duhet ta bëni atë një zakon për të mbajtur një shënim se si e kaloni kohën tuaj. Kjo do t'ju ndihmojë të kuptoni nëse po shpenzoni kohë në detyrat kryesore të projektit. Ju mund të mendoni se jeni, por jeni? Timesheets ose regjistrimi kohor i një forme do të ndihmojë, edhe nëse ajo është vetëm një regjistër orë në një Notepad.
Shpërndarja e ndryshimit të biznesit
Përfundimisht, zakoni që bën menaxherët e projektit më të suksesshëm është aftësia e tyre për të barazuar rezultatet e projektit me rezultatet e biznesit. Projekti juaj është projektuar për të arritur diçka të mahnitshme për kompaninë, dhe ju keni bërë këtë. E madhe.
Por nëse përdoruesit nuk e përdorin produktin ose softueri shpejt bie jashtë datës ose konsumatorët nuk janë aq të mahnitur sa ju jeni atëherë projekti juaj ka qenë një humbje kohe.
Ekipet më të suksesshme të projektit sigurohuni që ata të dinë se cilat janë rezultatet e biznesit për të cilat synojnë. Ata ndërtojnë një zgjidhje që sjell këtë ndryshim biznesi në një mënyrë të qëndrueshme. Ajo që ata japin kur mbaron projekti është përdorur plotësisht dhe është miratuar tërësisht nga klienti. Është një sukses sepse është ndërtuar për të qenë një sukses që nga fillimi.
Kuptimi i objektivave të biznesit është një kriter kyç për cilindo menaxher projekti i cili dëshiron të ndikojë tek konsumatorët dhe palët e interesuara. Nëse mund të tregoni se keni dhënë diçka me vlerë, atëherë është e lehtë të tregoni ndikimin që keni dhe vlerësoni që i sillni kompanisë.
Bëni një zakon të pyesni palët e interesit se çfarë vlere biznesi po presin dhe se si ata duan të përdorin çfarëdo që është projekti juaj po jep për ta. Bisedoni me ata se si e përcaktojnë suksesin. Ju mund ta ndërtoni këtë në një proces të përsëritshëm në fillim të çdo projekti.
Sa shumë zakone për sukses keni?
Pasi ta keni lexuar listën, sa prej këtyre zakoneve keni tashmë? Ka ndoshta gjëra këtu që ju bëni sot dhe të tjerët që ju e dini që duhet të bëni më shumë përpjekje për të bërë rregullisht. Lajm i mirë është se krijimi i një zakoni të ri është relativisht i lehtë nëse jeni të përkushtuar për ta bërë këtë. Së shpejti këto gjëra do të jenë natyra e dytë dhe do të jeni mirë në rrugën për të qenë një nga menaxherët më të suksesshëm të projektit në kompaninë tuaj.
Cilët prej tyre do të filloni të punoni dhe të ndërtoni në rutinën tuaj javore?
Leximi më tej
Unë rekomandoj leximin Fuqia e Habit nga Charles Duhig.