Bëni një regjistër të rrezikut të projektit që të gjithë mund ta përdorin me lehtësi
Sa shpesh keni parë një regjistër rreziku të dështuar në sistemin e dosjeve? Ata janë krijuar në fillim të një projekti atëherë ata janë harruar, duke u bërë shpejt nga data.
Ne të gjithë e dimë se menaxhimi i mirë i rrezikut kërkon identifikimin e rreziqeve të reja, si dhe shqyrtimin e rreziqeve ekzistuese dhe aktiviteteve të zbutjes së planifikimit. Pra, si mund ta bëjmë këtë më shumë gjasa të ndodhë?
01 Dizajn Regjistrimi i Rrezikut të Mirë
Një mënyrë për të inkurajuar pjesëmarrjen në menaxhimin e rrezikut është me dizajn të rregjistruar të riskut të mirë. Një regjistër i dizajnuar mirë do të komunikojë shpejt nivelin e përgjithshëm të rrezikut në projekt tek ju dhe anëtarët e tjerë të ekipit të projektit.
Duhet të lejojë përdoruesit të kenë qasje më të hollësishme në lidhje me rreziqet individuale kur kjo kërkohet. Kjo, nga ana tjetër, duhet të stimulojë të gjithë që të mendojnë përsa i përket rreziqeve, duke zbuluar ato të reja kur ato dalin dhe duke monitoruar dhe ndërmarrin veprime për të zbutur rreziqet ekzistuese.
02 Përfshini fushat e drejta
Si minimum, regjistri juaj i riskut duhet të përfshijë:
- Një identifikues unik për secilin rrezik
- Një përshkrim i rrezikut, duke përfshirë shkakun, ngjarjen e rrezikut dhe efektin, siç është "Për shkak të shiut të madh, ekziston një kërcënim i përmbytjeve në terren, i cili do të prishë të korrat".
- Veprimet e reagimit ndaj rrezikut
- Pronari i rrezikut
03 Masat shtesë
Ju mund të dëshironi të përfshini masat sasiore të probabilitetit, ndikimit dhe rrezikut të përgjithshëm, si dhe vlerat e mbetura pas zbutjes për projektet me rrezik.
Numerike dhe fushat që llogariten automatikisht mund të jenë të dobishme nëse jeni duke përdorur një teknikë të vlerësimit të rrezikut si metoda e Monte Karlo ose vlera monetare e pritur. Fusha të tjera të dobishme përfshijnë datat kryesore, kategorinë e rrezikut, kategorinë e rrezikut, afërsinë, kostot e zbutjes dhe statusin.
Nuk ka kufi për numrin e fushave që mund të përfshini, por vetëm fushat kyçe duhet të shfaqen në pamjen e listës për të gjitha rreziqet. Përndryshe, pamja e listës mund të bëhet e mbushur me shumë detaje. Në mënyrë ideale, shikuesit merren në pamjen e detajuar që tregon të gjitha fushat për atë rrezik të veçantë kur ata klikojnë në hyrjen e riskut në pamjen e listës.
04 Një tjetër mundësi
Ju mund të dëshironi të krijoni një bazë të dhënash për rregjistrimin e rreziqeve për secilin projekt, kështu që ju nuk jeni i kufizuar në një grup standard të fushave. Megjithëse një spreadsheet mund t'ju ndihmojë të gjurmoni projektet tuaja, veçanërisht projektet më të vogla, një bazë të dhënash aktuale mund të jetë më e mirë, të tilla si ato që mund të krijoni në Kahootz ose Podio. Ata e bëjnë më të lehtë për të shtuar dokumente dhe sasi të mëdha teksti kur është e nevojshme.
05 Dritat e Trafikut
Është e vështirë të mposhtim sistemin e dritave të trafikut për ndikim vizual. Përdoruesit intuitivisht e dinë se e kuqe do të thotë rrezik i lartë, që amberi do të thotë rrezik i mesëm dhe se e gjelbër është rrezik i ulët. Kjo siguron shenja të shpejta vizuale për lexuesit për të ndihmuar në kuptimin e tyre.
06 Karakteristikat e Sigurisë
Ju mund të dëshironi të inkurajoni pjesëmarrjen duke lejuar të gjithë anëtarët e ekipit të projektit dhe ndoshta disa palë të interesuara që të shikojnë rregjistrin e rrezikut. Ju duhet të vendosni të drejtat e përdorimit të përdoruesit për regjistrin tuaj, megjithatë, vetëm disa role të projekteve, të tilla si Menaxheri i Projektit , Mbështetja e Projektit ose Pronarët e Rrezikut, mund ta redaktojnë atë. Ju mund të krijoni një gjurmë auditimi i cili ndryshoi çfarë dhe kur.
07 Përmbledhje e profilit të rrezikut
Anëtarët e ekipit të lartë të projektit dhe palët e interesit, si bordi i projektit dhe menaxhimi i korporatave / programeve, mund të mos kenë kohë për të trilluar pamjen e listës për çdo rrezik. Për ta, një profil përmbledhës i rrezikut jep një pamje të rrezikut të agreguar të paraqitur nga projekti në një shikim të shpejtë. Ilustron numrin e rreziqeve në secilin nivel të probabilitetit dhe ndikimit.
08 Është e gjitha për komunikim
Mos harroni se kjo nuk është vetëm për listimin e rreziqeve dhe veprimeve zbutëse kur jeni duke hartuar një regjistër të riskut të projektit. Qëllimi është të komunikoni dhe të angazhoni kolegët tuaj në menaxhimin e riskut. Dizajni juaj duhet të pasqyrojë këtë qëllim me pikëpamje të ndryshme për audienca të ndryshme. Një regjistër i mirë i hartuar i rrezikut mund të përmirësojë menaxhimin e riskut në projektin tuaj në këtë mënyrë.