Për të ndjekur progresin përgjatë rrugës dhe për të siguruar që rezultatet e rëndësishme janë duke u arritur në përputhje me afatet kohore, menaxherët e projektit përdorin piketa.
Përcaktimi i një moment historik të projektit është një detyrë me një kohëzgjatje zero që nënkupton një arritje në projekt.
Ato përdoren si një mënyrë që tregojnë lëvizjen përpara dhe përparimin dhe tregojnë njerëzve se çfarë po ndodh, edhe nëse ata nuk kanë njohuri të hollësishme për detyrat e përfshira për të arritur atje. Në këtë drejtim, ato janë shumë të dobishme për komunikimin e palëve të interesuara dhe për vendosjen e pritjeve.
Kur përdorni momentet e projektit
Gjurmët në menaxhimin e projektit përdoren për të shënuar:
- Fillimi i fazave të rëndësishme të punës
- Fundi i fazave të rëndësishme të punës
- Për të shënuar afatin për diçka
- Për të treguar kur një vendim i rëndësishëm është duke u bërë.
Dhe pika të tjera fikse në kohë që duhet të thërrasin në mënyrë specifike sepse momentet historike janë një mënyrë e shkëlqyer për të ndjekur projektin tuaj.
Sa shpesh t'i vendosni përparësitë në planin tuaj
Unë u këshillova në një kurs trajnimi për të vënë piketa në planin tuaj rreth një herë në muaj. Kjo është mirë dhe një rregull i mirë, por ju duhet të përdorni gjykimin tuaj profesional. Disa muaj mund të kenë shumë aktivitete me takime të rëndësishme që shënohen si piketa, vendime që merren dhe mbyllja e një faze dhe fillimi i një tjetër.
Në muajt e tjerë mund të përqendroheni në ekzekutimin dhe ka shumë pak, nëse ndonjë gjë, që ju mund të ulni një moment historik.
Duke thënë këtë, për qëllime të raportimit është e dobishme të krijohet një arsye për të patur një moment historik të paktën një herë në çdo cikël raportimi, dhe ne do të flasim më shumë për momentet dhe komunikimin në një farë mase.
Si Përmenden Milestones në Grafikun tuaj Gantt
Piketat janë një nga komponentët e një tabele Gantt dhe janë treguar në tabelë si një diamant. Ata nuk janë treguar si një detyrë normale, sepse ata kanë një kohëzgjatje zero: me fjalë të tjera, ata nuk marrin asnjë kohë. Për qëllime të planifikimit në një tabelë Gantt, ata thjesht ndodhin!
Nëse nuk po përdor tabelat e Ganttit, mund të vazhdosh të përdorësh momentet. Këtu janë 5 alternativa në skemat e Gantt-it : mund të futni momentet në planin tuaj duke përdorur këto.
Nëse dëshironi të qëndroni personalisht të organizuar dhe softueri i menaxhimit të projektit nuk është i integruar plotësisht në kalendarin tuaj, ju mund të kopjoni dhe ngjitni datat kryesore në ditarin tuaj. Varësisht se si ju pëlqen të punoni kjo mund të jetë një tip i dobishëm për t'ju kujtuar se çfarë duhet të ndodhë!
Si të Emri Milestones
Piketat duhet të kenë një përshkrim të qartë të planit tuaj të projektit, por jo një që nënkupton se ato janë një detyrë. Pra, nuk duhet të quhen 'Merrni marrëveshje për të kaluar në fazën 2' por 'Faza 2 fillon'. Nëse dëshironi të reflektoni përpjekjen e marrjes së marrëveshjes për të kaluar në Fazën 2, atëherë shtoni një detyrë vetëm para se të thotë kjo.
Piketat historike duhet të përshkruajnë pikën në kohën që ata përfaqësojnë si kjo:
- Faza e testimit është e plotë
- PID miratohet
- Kontrata e nënshkruar
- Takimi i stafit të qytetit
Shumë menaxherë projekti zgjedhin të numërojnë momentet e tyre për lehtësinë e referimit. Nëse përdorni një strukturë pune të ndarjes, ju mund të përdorni numrin nga kjo. Përndryshe, është mirë për të përdorur M1, M2 dhe kështu me radhë për të bërë të qartë atë që ju jeni duke iu referuar. Një strukturë e qartë emërtimi bëhet më e rëndësishme më shumë piketa që keni, prandaj mendoni se si do ta bëni këtë nëse projekti juaj zgjat disa muaj.
Si të Merrni Milestones Nënshkruar
Piketat janë pjesë e orarit tuaj të projektit, kështu që kur orari juaj është i bazuar, duhet të konsideroni momentet tuaja të nënshkruara.
Nëse keni nevojë të ndryshoni datat e pikave tuaja, atëherë duhet të përdorni procedurën standarde të kontrollit të ndryshimit për të bërë rregullime në planin tuaj. Kjo mund të jetë aq e lehtë sa të bisedoni me sponsorin tuaj të projektit dhe t'i tregoni atyre se pse datat duhet të ndryshojnë, ose si formale që të bashkojnë një orar të ri të rekomanduar dhe ta marrin atë në një komitet planifikimi që të ketë ratifikuar.
Është më mirë të përcaktohet se çfarë do të nënshkruajë procesi juaj i shënuar në momentin përfundimtar, nëse ka ndonjë, përpara se të keni nevojë ta përdorni, në mënyrë që të mos humbni asnjëherë kohën kur duhet të bëni një ndryshim.
Përdorimi i Piketave Për Komunikim
Piketat janë të dobishme për komunikim dhe raportim, sepse ato përfaqësojnë pikat minimale të kontrollit në plan. Me fjalë të tjera, nëse keni marrë të gjitha detyrat e tjera ju ende mund të shihni se çfarë po ndodhte dhe mbani projektin duke ecur përpara duke përdorur vetëm momentet.
Ju duhet të jeni në gjendje të tërhiqni momentet dhe t'i vendosni ato në një pult ose në raportin e projektit . Ata duhet të tregojnë historinë e projektit në detaje të mjaftueshme për të kënaqur njerëzit për të cilët po raportoni, normalisht sponsori i projektit ose një grup tjetër ekzekutiv, si grupi drejtues (ose bordi i projektit ). Çdo muaj, ose në frekuencën e raportimit që përdorni, mund të tregoni se cilat arritje janë arritur.
Raportimi kundër pikave të rëndësishme është mjaft i drejtpërdrejtë dhe shpesh bëhet si tabelë. Ju listoni përshkrimin e momentit, datën që duhej dhe pastaj datën e re të parashikuar. Kur arritja e momentit dhe mund të shënohet si i plotë, shtoni edhe atë datë. Shpresojmë se do të jetë e njëjtë me datën e parashikuar, por projektet nuk gjithmonë punojnë ashtu.
Një tabelë si kjo e bën të qartë atë që ka përfunduar dhe çfarë është e pazgjidhura. Ju do të jeni në gjendje të planifikoni përgjigjen ndaj pyetjes, "Pse nuk e kemi goditur atë moment historik?" Përpara se të shkoni dhe të takoheni me sponsorin tuaj ose ta dërgoni raportin!
Kur plani juaj i projektit është shumë i gjatë dhe ju keni shumë piketa, ju do të gjeni më të lehtë që të bini përfundimet përfundimtare çdo cikli raportimi. Raporto vetëm momentet që do të vijnë ose përfundojnë atë muaj: muaji i ardhshëm hiqet çdo gjë që është kryer muajin e kaluar, në mënyrë që të mos shtoni vazhdimisht gjatësinë e raportit duke u thënë njerëzve për punën që ata tashmë e dinë të ketë përfunduar.
Veglat historike janë një mjet i vërtetë për menaxhimin e projekteve për planifikimin, caktimin dhe raportimin dhe ato janë të lehta për t'u përdorur. Vendosni disa në planin tuaj të ardhshëm të projektit, gjurmoni kundër tyre dhe do ta gjeni veten duke mësuar se çfarë frekuence funksionon më mirë për ju.
Ashtu si në çdo gjë në menaxhimin e projektit, përdorni ato fleksibël për të dhënë rezultatin që dëshironi, duke përdorur këto këshilla dhe udhëzime për të informuar vendimet tuaja.